Vad om du förlorar företagsrekord i en katastrof?

Om din verksamhet har drabbats av en katastrof, som en orkan, tornado eller snöstorm, måste du kunna komma tillbaka till affärer omedelbart. En viktig sak att tänka på när man gör affärskatastrofplanering är hur man lagrar och återställer företagsrekord.

Vad händer om du förlorar dina företagsrekord i en katastrof? Det är en dubbel whammy. Du har två problem här:

Först har du inte poster för att stödja skatteavdrag i allmänhet och

För det andra har du inga register för att stödja förluster på grund av katastrofen.

Skatteavdrag när dokument är otillgängliga

IRS kräver att företag (och individer) lämnar register för att stödja sina affärer eller personliga skatteavdrag. Om du inte har företagsrekord för att stödja avdrag, och du är granskad, har du ett dilemma. Skattebestämmelserna säger att "otillgängligheten av en skattskyldiges handlingar inte avlastar skattebetalaren av byrån att visa sin eller hennes rätt till avdragsfordringar."

Du måste försöka rekonstruera de förlorade företagsrekorden. Men om uppgifterna har gått vilse eller förstörts i en affärskatastrof, vad gör du?

Stöd katastrofskador när dokument är otillgängliga

Om det uppstår en katastrof som skadar dina affärsuppgifter, följ en tvåstegsprocess.

Först och främst dokument att katastrofen inträffade. I ett nyligen fallet (2014) skattedomstolsfel felade domstolen skattebetalaren för att han aldrig hade anmält katastrofen.

I det här fallet hävdade en skattskyldig att översvämningsskador hade orsakat att hans företagsrekord var oåterkallelig, men han dokumenterade inte översvämningsskadorna med försäkringsanspråk eller annat bevis. Om du inte kan bevisa att posterna var förlorade eller förstörda, kan IRS antar att du inte hade dem i första hand.

Det bästa sättet att dokumentera en katastrof är att lämna in ett försäkringsanspråk. Även om du bor i en katastrofzon har IRS ingen möjlighet att veta om ditt företag drabbades av förlust, om du inte skriver förlusten skriftligen.

Så här dokumenterar du affärsförluster

Du behöver din tillgångsrekord för att dokumentera förlusterna på tillgångar, inklusive fordon, utrustning, möbler och inventarier. Anmäl missförlust förluster på din verksamhet eller personlig avkastning. IRS Publication 547 beskriver processen för att bestämma avdrag för förluster, inklusive minskning av verkligt marknadsvärde.

Du kan också söka hjälp med FEMA (den federala katastrofhjälpbyrån) eller lämna in en katastrofassistansanspråk hos Small Business Administration.

I det ovan nämnda fallet om skattemyndigheten, om dina företagsuppgifter går förlorade eller förstörs måste du göra en "allvarlig och övertygande ansträngning" för att rekonstruera dina företagsrekord.

Rekonstruerande poster efter en katastrof

IRS har en utmärkt publikation som diskuterar hur man rekonstruerar dina poster i händelse av förlust från en katastrof.

På dessa formulär måste du ange "kostnadskalkylen" och "justerad bas" för vilken egendom din verksamhet äger.

Kan du göra det här? Har du register som visar vad du betalat för dessa saker?

Skydda företagsrekord från katastrof

Det bästa sättet att försäkra dig om att dina företagsrekord överlever en katastrof är att skydda dem innan katastrofen träffas.

Säkerhetskopiera poster och ta dem till ett säkert ställe, borta från din verksamhet. Säkerhetskopiera dem online också.

Läs mer om hur man skyddar företagsrekord från katastrofförlust.

Vad ska du göra nu innan katastrof slår till ditt företag

1. Ställ in ditt företagsregistreringssystem så att du har alla poster du behöver för skattemässiga ändamål.

2. Gör dina företagsrekord säkra från katastrof så mycket som möjligt.

3. Säkerhetskopiera dina poster.

För mer information

Källa: T. C. Summ. Op. 2014-75 (PDF)

IRS-referenser du kan hitta till hjälp:

IRS-publikation 547: Olyckor, katastrofer och stöld

IRS-publikation 584-B: Arbetsolycka, katastrof och