Hur man behåller stora företagsrekord - det enkla sättet

25 maj 2015

Du har börjat ett företag och någon (förmodligen din bankrör) sa, "Håller du bra företagsrekord?" Om det finns en blank look på ditt ansikte, kanske du behöver lite hjälp för att räkna ut affärsförteckningen. Om du har frågor, här är svaren:

Varför behöver jag behålla bra företagsrekord?

Att hålla journaler för affärsändamål är ett ansvar, inte bara något extra du gör när du har extra tid.

Som företagsägare måste du ha goda register över dina affärsverksamheter:

• Vid en rättegång, för att säkerhetskopiera din position
• Vid skatt tid, > att förbereda en exakt företagsbeskattning Om du blir granskad
• av en myndighet Så
• vet du hur mycket pengar du har (så du är inte överdragen på banken ) För att svara på frågor
• från kunder och leverantörer.

Och det är bara de främsta syftet. Du vill behålla bra poster så att du vet om ditt företag gör pengar.

Vilka poster behöver jag behålla?

Det enkla svaret på detta är "allt". Du måste behålla register på:

Kunder eller kunder.

• Alla frågor som rör de transaktioner som du hade med kunder eller kunder borde hållas om du ifrågasätter. De gav dig pengar, och du har ett ansvar att visa var det gick. Håll detaljer om räkningar, kundfordringar och betalningar. Leverantörer.
• Att hålla journaler är också viktigt när du handlar med leverantörer (de personer du betalar för tjänster och produkter.) Håll dina beställningar och betalningsbevis.

Anställda.

• Ditt företag är lagstadgat för att behålla utmärkta anställningsrekord. Financial.
• Fortax och i händelse av en revision behöver du register över alla affärstransaktioner, lån, köp av tillgångar och mer. Håll särskilt register över företagskostnader, inklusive affärsresor, körsträckor, måltider och underhållning. Kontrakt och juridiska handlingar,
• inklusive de som är relaterade till bildandet av ditt företag, vilket kontrakt du har ingått. Detta inkluderar tillstånd och licenser, registreringar av varumärken, patent eller upphovsrätt samt eventuella lån eller kreditlinjer. E-post och annan företags kommunikation.
• Det finns fördelar och nackdelar med detta; se Susan Heathfields artikel om internet och e-post.

Hur och var ska jag behålla dessa poster? Du kan behålla alla dina poster på ett fysiskt ställe, i skivböcker eller ett arkiveringssystem. Du kanske också vill spara poster på din dator eller "i molnet", med lämplig säkerhetskopiering, förstås. Det spelar ingen roll om du behåller dessa dokument, så länge som de kan nås snabbt och fullständigt när de behövs.

Hur lång tid behöver jag behålla dessa företagsrekord?

Hur länge du måste behålla poster beror på vilken typ av poster du har. Det är alltid säkert att hålla allt för alltid, men det blir lite överväldigande.

Förvara skattposter tills du är säker på att dessa poster inte kommer att granskas. William Perez i Tax Planning har detaljer om att hålla skattposter. Håll alla poster du använde för att förbereda din företagsbeskattning, utöver avkastningen.

Anställningsrekord ska hållas så länge som det finns chans att du kanske behöver dem.

Det beror på vilken typ av post och vilken åtgärd som kan vidtas mot din verksamhet. Vissa uppgifter om lagring av anställningsuppgifter måste vara lagliga. (Ja, det är komplext.) Du bör också hålla anställningsansökningar i minst ett år.

IRS har en artikel om hur lång tid att behålla företagsrekord, i skattesyfte och för andra affärsändamål.

Hur gör jag den här rekordhanteringsuppgiften enklare?

1.

Hitta bra affärsredovisningsprogramvara och använd den. Hitta programvara som gör att du kan automatisera betalning och det ger dig 2. Skapa ett system för att samla in information, kontrollera sedan att den är korrekt, spela in den på lämplig plats, granska den regelbundet och agera om det vid behov.

3. Gör det till en vana.

Det viktigaste du kan göra för att göra företagsrekordet enkelt är att skapa vanan att registrera vad du gör i din verksamhet som du gör det. Detta gäller finansiella poster, men någon form av affärstransaktion eller hantering av andra parter. Sätt det skriftligt och behåll det du har skrivit.