Hur man behåller en CRA-körlogg för fordonsutgifter

Om du har använt ett eller flera av dina fordon för att tjäna affärsinkomster under det gångna året kan du göra anspråk på de därmed sammanhängande utgifterna som en kostnad för din inkomstskatt i USA och Kanada med hjälp av en körsträcka logg. (Vilka fordonsutgifter kan du göra anspråk på inkomstskatt? Uppgifter om vilka utgifter du kan göra anspråk på och hur man anspråk på dem.) Men som alltid, om du vill dra av dessa kostnader, måste du kunna underbygga ditt krav med bevis i form av en bil körsträcka loggbok.

- 9 ->

Hur man behåller en körlogg

Både Internal Revenue Service (IRS) och Kanada Revenue Agency (CRA) anger att en korrekt loggbok för affärsresor som hålls under ett helt år är att bästa beviset du kan behöva stödja dina fordons fordonsutgifter fordringar.

Följande information ska registreras i loggboken varje gång fordonet används för affärsändamål:

• datumet,
• utgångspunkten,
• destinationen,
• syftet med din resa;
• fordonets startkörning,
• fordonets slutkvot,
• driven totalt (eller kilometer i Kanada).

Mileage-loggbok

Mileage-loggböcker är vanligtvis tillgängliga på kontorsmaterielbutiker eller du kan använda följande mall som kan kopieras till ett Word-, Excel- eller liknande kontorsdokument genom att välja texten och använda kopia / klistra in Windows, skissera texten som ska väljas med musen och tryck CTRL-C för att kopiera och CTRL-V klistra in).

_________________ Datum

Mileage Start	Mileage End	Mileage Total	Affärsidé	Park $	Vägtullar $	andra $
			<			Automatisk körspårning	Manuell inmatning av reseinformation i en loggbok är tråkig, särskilt om du gör många affärsresor. Lyckligtvis finns det flera körspårningsapplikationer för Apple och Android som använder sig av telefonerna GPS för att hålla reda på varje mil / kilometer som drivs för affärsändamål.

För en liten månadsavgift kommer appen att logga in din affärsresa och låta dig ladda ned en körsträckans sammanfattning. Några av de mer populära körspårningsapplikationerna är:

MileIQ (IOS och Android)

Mileage Expense Log (endast iOS)

• TripLog (IOS och Android)
• Användning för företag jämfört med personliga
• Både IRS och CRA är vaksamma för överdrivna fordringar på företagsanvändning av personbilar. Att hävda det mesta eller hela fordonets körsträcka för företagsanvändning är ett säkert sätt att locka extra granskning från skattemyndigheterna och en eventuell revision.(Se 10 röda flaggor som kommer att få ditt kanadensiska småföretag granskat.)

Därför när det kommer dags att hävda ditt företags fordonsutgifter, måste du veta hur många icke-affärsmässiga kilometer eller kilometer du körde, och Det enklaste sättet att göra det här är att räkna ut hur många kilometer eller kilometer du har kört under året genom att jämföra din bils kilometertestning vid slutet av skatteåret till vad det var i början av året.

När du sedan har data för året, beräknar du fordonsutgifterna att du måste räkna med alla kilometer / kilometer du har kört för företagsanvändning under året.

Din personliga användning är då årets totala körsträcka, minus företagets körsträcka.

Goda nyheter för kanadensiska skattebetalare - Du kan använda en förenklad CRA Mileage-logg som bevis

Kanada-inkomstbyrån tillåter nu småföretagare att skära ned på sin loggbokspost och använda en tre månaders loggbok för att extrapolera verksamheten använd för hela året.

För att använda en förenklad loggbok:

Du måste ha behållit en körsträcka för ett helt år för att fastställa ett basårs företagsanvändning av ett fordon.

Du måste ha hållit den här loggboken för ett helt år 2009 eller ett senare år.

• Din företagsanvändning av ditt fordon för det år du använder den förenklade loggboken måste ligga inom 10% av resultaten av din företagsanvändning av ditt fordon du registrerade för basåret.
• CRA säger också att företagen måste visa att användningen av fordonet under basåret fortfarande är representativ för sin normala användning.
• Alla dessa saker är sanna, då skulle du kunna hålla en loggbok i bara tre månader och sedan beräkna din företagsanvändning av fordon genom att multiplicera den företagsanvändning som bestämdes i basåret med förhållandet mellan provperioden och basårstiden, med följande formel:

(Provperiodperiod% ÷ Basårperiod%) × Basår år årligt% = Beräknad årlig företagsanvändning

Observera att för att göra detta måste du veta vad ditt företag Användningsprocenten var för den specifika tre månadersperioden under det år som du använder som basår, så att du kan jämföra det med din nya provårsperiod.

Så om jag till exempel har behållit en förenklad CRA körsträckningslogg för januari, februari och mars förra skatteåret, måste jag också veta vad min procentuella affärsverksamhet för mitt fordon var i januari, februari och mars under mitt basår när jag höll en körsträcka för hela året.

Här är ett exempel:

Antag att jag behöll en förenklad loggbok för årets tre första månader och upptäck att min företagsanvändning av fordonets procentandel är 64%.

Jag går tillbaka till mitt fullständiga helårslängdsloggar för skatteåret 2015, som jag har valt att använda som mitt basår, ta en titt på posterna för januari, februari och mars och upptäck att min affärsverksamhet av fordonsprocenten under den tiden var 68%. Min procentandel av att använda mitt fordon för affärsändamål för hela detta år var 70%.

Sedan tillämpar du formeln för att extrapolera mina tre månaders data i min förenklade loggbok för att täcka hela året:

(64% ÷ 68%) x 70% = 65%

Så 65% är den årliga företagsanvändning av fordonsprocent som jag hävdar använder min förenklade loggboksdata - en siffra som kommer att vara acceptabel för Kanada Revenue Agency eftersom den faller inom 10% tillåten variation.

För mer information om att hävda företagskostnader i samband med att du använder ditt fordon för att tjäna företagsinkomster, se Vad fordonsutgifter kan du ansöka om inkomstskatt i Kanada?

Fordonsinkomstkostnader och kapitaltillskott i Kanada

Om du har köpt ett fordon som ska användas i ditt företag, vill du också läsa fordonsutgifter relaterade till att köpa ett fordon och hur man ansöker CCA (kapitalkostnad Ersättning) på ett fordon som köps för företag Användning som förklarar hur man avskrivar kostnaden för din bil genom kapitalkostnadsavdrag.

Se även:

Resekostnader

Reglerna för måltider och underhållskostnader på Kanada Inkomstskatt

De mest förbisedda skatteavdrag för kanadensiska småföretag

6 Hembaserade företagsskattereduktioner du inte gör Vill du sakna

Den bästa bokföringsprogramvaran för småföretag