Hur man drar ut ersättningar till anställda

Det kan tyckas orättvist att du måste spendera pengar för att tjäna pengar, särskilt när du inte är egenföretagare. Internal Revenue Service håller med dig, åtminstone till viss del. Anställda som uppbär arbetsrelaterade utgifter kan eventuellt dra av dessa kostnader på sina federala avkastningar - förutom det är det aldrig så lätt när det gäller federala skatter.

Det är en produktiv avdrag

Arbetsrelaterade kostnader faller i kategorin av diverse avdrag.

Det här betyder att du måste specificera på din skattedeklaration för att hävda dem så att du måste gå igenom alla de registreringar, beräkningar och annat tedium som specificerar innebär. Det tar längre tid att förbereda din avkastning, och om du anställer någon för att förbereda den för dig, kommer det troligtvis att kosta dig mer. Det här är inte tänkt att avskräcka dig, men se till att du har tillräckliga, ej återbetalade personalkostnader som du fortfarande kommer att komma framåt när du räknar med vad det kostar dig i tid och pengar för att hävda dem.

Det betyder att du inte kan göra anspråk på standardavdrag för din arkiveringsstatus. Om summan av alla dina specificerade avdrag inte överstiger det standardavdrag du har rätt till, är det vanligtvis inte i ditt intresse att specificera - du kommer faktiskt att betala mer i skattepengar. Så medan det kan vara glädjande att använda dessa kostnader för att raka en smidgen av din skattskyldighet, kan du göra det bättre att be din arbetsgivare att ersätta dig för vad du spenderade istället.

Stödberättigande för anställdas affärskostnad Avdrag

"Ej återbetalad" är nyckelordet här. Se till att din arbetsgivare inte har betalt tillbaka för vad du spenderade. Han gav dig inte ett förskott mot dessa kostnader eller en ersättning för att betala för dem. Om någon av dessa omständigheter gäller, kan du inte göra anspråk på avdraget.

Om du var tvungen att ge din arbetsgivare en redovisning och förklara exakt vad pengarna spenderades på var det troligen ett förskott eller en ersättning, särskilt om du var tvungen att returnera några pengar som var kvar. Dessa utgifter är inte bara avdragsgilla, men de pengar som ges till dig kan förekomma i fält 12 i din W-2 som inkomst som du måste betala skatt. Flera kriterier måste emellertid uppfyllas innan pengarna debiteras dig som inkomst.

En annan regel säger att de saker du spenderar pengar på måste vara vanliga och nödvändiga affärskostnader för din arbetsgivare. "Vanligt" betyder att de flesta i din arbetsordning - eller deras arbetsgivare - också spenderar pengar på samma sak. " Nödvändigt "innebär att inköpen eller utgiften var mer eller mindre integrerad för att göra affärer. Det skulle till exempel inte anses vara vanligt eller nödvändigt för en scenföreståndare att köpa ett verktygssats, medan en scenhand kanske skulle kräva att en skulle reparera problem på uppsättningen.

Typer av anställda företagskostnader som kan dras av

Anställda kan drabbas av ett brett utbud av utgifter i samband med deras jobb, men dessa fem stora kategorier av avdragsgilla arbetskostnader görs ofta gällande:

Fordonsutgifter: Dessa inkluderar kostnader för att använda ditt personliga fordon för arbetsrelaterade skäl. Du kan antingen dra av en del av dina faktiska körkostnader baserat på din arbetsrelaterade körsträcka, eller du kan använda den standardmargängränta som fastställs av IRS varje år. Räntan är 53,5 cent per mil per 2017. Tillåtna miles är begränsade till att komma från en arbetsplats till en annan, besöka kunder eller kunder, gå till ett affärsmöte från din vanliga arbetsplats eller komma hemifrån till en tillfällig arbetsplats när du har en eller flera vanliga arbetsplatser. Pendling är inte ingår. IRS Publication 463, kapitel 4 ger en detaljerad förklaring av dessa regler.
Parkering, vägtullar och lokala transportkostnader: Dessa skiljer sig från fordonskostnader som bränsle, olja, försäkring och underhåll. De inkluderar övriga kostnader för resor som parkering, vägtullar, buss biljettpris eller tågbiljettpris. Och igen är vissa kostnader otillåtna. Om du måste betala för att parkera ditt fordon på din arbetsplats, är detta inte avdragsgill. Så länge du kör för affärsändamål och inte för pendling, kan dessa kostnader dock dras av.
Resekostnader: Dessa inkluderar kostnaden för hotell, flyg, biluthyrning och liknande kostnader om du måste resa bort från ditt hem åtminstone över natten.
Kostnader för måltider och underhållning: Om du har en måltid med eller underhållande kunder, kunder, affärsförbindelser eller anställda, är dessa kostnader avdragsgilla om de är direkt relaterade till och associerade med att bedriva verksamhet. "Direkt relaterad" innebär att syftet med sammankomsten var att bedriva verksamhet, att du verkligen var verksam och att du - eller närmare bestämt din arbetsgivare - hade all anledning att tro att händelsen skulle leda till inkomst. Vanligtvis är endast hälften av kostnaden för mat och underhållning avdragsgilla, men det finns några undantag från denna regel. Du hittar dem i kapitel 2 i publikation 463.
Övriga företagskostnader: Dessa inkluderar eventuella utgifter som inte ingår i ovanstående kategorier, till exempel kostnaden för visitkort, prenumerationer på handels- och företagspublikationer, hushållskostnader, företagsgåvor och arbetsrelaterad utbildning. De kan också innehålla verktyg eller utrustning som kan vara nödvändiga för att göra ditt jobb.

Hur man drar ut anställningsutgifterna för företagskostnaderna

Anspråk på anställdas affärskostnader börjar med att fylla i formulär 2106 för att räkna ut det totala beloppet för avdraget du har rätt till. Om du vill dra av dina faktiska fordonsutgifter kan du beräkna ditt avdrag baserat på de kilometer du körde genom att fylla i sidan 2 i detta formulär. Den kortare Form 2106-EZ kan användas om du vill hävda standard körhastighet istället för faktiska fordonsutgifter.

Du kan sedan ange det avdrag du har beräknat på rad 21 i schema A, formuläret du måste använda för att specificera avdrag. Ange summan av alla dina specificerade avdrag bestämda efter att du har slutfört Schema A - på rad 40 i formuläret 1040 i stället för det standardavdrag som du annars skulle ha rätt till.

Övriga avdragsavdrag inkluderar kostnader som oförsäkrade medicinska och dentala kostnader, sjukförsäkringspremier i vissa fall, bostadsränta och välgörenhetsbidrag. Återigen, när du har slutfört Schema A, bör summan av alla dessa avdrag överstiga det belopp av det standardavdrag du har rätt till.

AGI-begränsningen

Alla övriga avdrag minskas med 2 procent av din justerade bruttoinkomst eller AGI. Vad som finns kvar är det belopp som du kan göra anspråk på som avdrag och ange i schema A. Om ditt AGI är 80 000 dollar kan du till exempel kräva ett avdrag för summan av dina totala diverse kostnader som överstiger $ 1, 600 eller 2 procent av 80 000 dollar. Om du har 1 800 $ i utgifter får du 200 USD avdrag. Om dina diverse kostnader inte lägger till upp till 2 procent av ditt AGI, kvalificerar de sig inte för avdrag alls.

Registrering

Om du antar att du uppfyller alla dessa regler och vill dra av dina arbetsrelaterade kostnader, kan IRS förvänta dig att du kan underbygga dem. Du behöver bevis för varje kostnad du gör anspråk på att visa beskrivningen av vad du spenderade pengar på, beloppet, affärsändamålet och förhållandet samt det datum och den plats där utgiften uppstod. Du kanske vill hålla en löpande fil under hela året för att hålla alla dina kvitton, eller göra det till en punkt att skanna dem till din smartphone eller laptop med jämna mellanrum. Detta kommer inte bara att göra beräkningar enklare vid skattetid, men du får beviset vid dina fingertoppar om IRS någonsin ber dig att producera det.