Ett tidshanteringssystem som verkligen fungerar

Många misstar tidspårning för tidsstyrning. De håller på ett religiöst sätt reda på allt de gör varje dag, i veckor eller till och med månader.

Och sedan slutar de göra det eftersom de inte har realiserat några positiva förändringar. Visst, de har eliminerat några händelser och prioriterat några andra. Men de har inte riktigt lyckats med någonting; De har just omorganiserat det. I slutet av dagen är de fortfarande fräckta och frustrerade.

Men att hålla reda på hur du spenderar din tid är inte tidshantering. Tidshantering handlar om att göra ändringar i hur du spenderar din tid.

För effektiv tidshantering måste du tillämpa ett tidshanteringssystem som hjälper dig att se var förändringar kan och borde göras … vilket innebär att det första steget i tidsstyrning är att analysera hur du faktiskt spenderar din tid så att du kan bestämma vilka förändringar du vill göra.

Kategorisera för effektiv tidshantering

Hur hanterar du faktiskt tid? Hemligheten ligger i kategorierna. Titta på din kalender för imorgon. Det är nog redan fullt av händelser och aktiviteter som du hoppas kunna åstadkomma. När du jobbar eller efteråt fyller du i tomma mellanslag med detaljer om vad du faktiskt gjorde.

I slutet av dagen, titta på listan och märka varje uppgift och / eller händelse med någon av följande kategorier. Hur mycket tid på din arbetsdag spenderade du faktiskt:

1) Utbränder. Ett oväntat telefonsamtal. En rapport som är nödvändig för ett möte som borde ha skrivits ut igår. En saknad fil som borde finnas på ditt skrivbord. Hur mycket dag har du tillbringat i krisläge? För de flesta människor är detta en negativ kategori som dränerar sin energi och stör deras produktivitet.

- 9 -> Hjälp med att organisera filer

Så här konfigurerar du ett dokumenthanteringssystem

Mastering av ditt arkivsystem

10 tips för att organisera elektroniska filer

2) Hantera avbrott.

Telefonsamtal och personer som släpper på ditt kontor kommer troligen att gå över listan när du tilldelar händelser till den här kategorin. Återigen är det för de flesta människor en negativ kategori eftersom det stör (och ibland dödar) produktiviteten. - 9 -> Hantera avbrott

Hantera inkommande telefonsamtal

Hålla sig på schema när du arbetar

Löp ett framgångsrikt hembaserat företag med barn

3) Att göra planerade uppgifter.

Detta är den mest positiva användningen av tid under din arbetsdag. Du har kontroll och fullgör vad du tänkt göra. Planerade uppgifter kan omfatta telefonsamtal, möten med personal, även svara på e-post - om det här är uppgifter som du har lagt på din dagordning.

4) Arbeta oavbrutet. Du kanske inte arbetar med en uppgift som du hade planerat att göra, men du får göra någonting, och för de flesta är detta ett mycket produktivt, positivt arbetsläge.

5) Avbruten driftstopp. Dessa tider under arbetsdagen som används för att återanvända och omgruppera. Lunch eller mid-morning break kan räknas

om de är oavbrutna. Om du har turen att jobba med ett företag som erbjuder arbetsutrymmen på plats eller tupplurar (Fortune), skulle det också räkna med. Alla behöver en viss oavbruten nedetid inbyggd i sin dag för att vara produktiv under sin arbetstid. En vecka med ditt förflutna är nyckeln till framtiden

Nu när du förstår kategorierna i det här tidsstyrningssystemet är det dags att använda dem för att analysera din "typiska" arbetsvecka. Använd det kalenderprogram du använder för att lista möten och aktiviteter i ditt dagliga liv, gå tillbaka och välj en typisk typisk vecka. Gå igenom posterna på varje arbetsdag och kategorisera dem enligt tidskategorierna ovan om du inte redan har. Att hålla en löpande total längst ner på varje dag gör det enkelt att se hur du har spenderat din arbetstid varje dag.

Nu har du de uppgifter du behöver för att göra förändringar i hur du spenderar din tid på jobbet. Spenderar du för mycket tid att lägga ut bränder? Då behöver du göra de organisatoriska eller fysiska förändringarna för att förhindra eller skjuta upp dessa ständiga kriser. Rengör och omorganisera skrivbordet, till exempel, så att du kan hitta de filer du behöver enkelt, och skapa en rutin för att sätta de filer du behöver för nästa dag ut på skrivbordet innan du går ut för dagen.

Får inte tillräckligt med oavbruten stillestånd under din arbetsdag? Då behöver du schemalägga tid för dig. Till exempel sluta äta lunch vid ditt skrivbord och lämna fysiskt huset för din fastställda lunchtid.

Genom att tillämpa mina arbetskategorier av tidshantering och göra de förändringar du behöver göra för att spendera mer tid på din arbetsdag i de positiva kategorierna och mindre tid i de negativa kategorierna kommer du verkligen att kunna effektivt hantera din tid - och uppnå det verkliga målet för tidsstyrning, att må bättre.