Video: 24. Var ska du börja automatisera din kundservice 2024
Före 1440 var processen att skapa en bok, minst sagt, noggrann. Allting gjordes för hand, och skapa en enda kopia av en bok var ett heltidsjobb.
Gå in i Johannes Gutenberg, en guldsmed i handeln som revolutionerade trycket med sin press, som inkluderade rörlig typ, vilket möjliggjorde massproduktion av tryckta material. Antagandet var snabbt, och historien tittade inte tillbaka. Men det är inte att säga att det inte fanns några holdouts.
T.ex. förnekade många adelsmän på 15-talet utövandet av masspappersproduktion och vägrade även tillåta tryckta böcker i sina bibliotek och insisterade på att de inte var lika bra som handtryckta böcker.
Vad tryckpressen har gjort för utskrift och publicering har automation gjort för företag. Som med all ny teknik faller adoptionshastigheten längs en klockkurva, och det finns en del ferventa holdouts: De gamla sätten är mer bekanta, det finns en känsla av kontroll som är inblandad i manuellt inmatning av data från en tidtabell för hand eller utskrift av en faktura själv. Men, liksom tryckpressen, ser de företag som gör språnget till kärnautomatiska system inte tillbaka.
Vilka är de mest kritiska automatiserade processer som ditt företag bör anta 2016 för att dramatiskt öka produktiviteten och effektiviteten?
Tidspårning, lön och fakturering.
Dessa tre processer fungerar inte bara synergistiskt för att minska kostnaderna och drastiskt förbättra effektiviteten, men alla eliminerar timmar av tråkigt manuellt arbete och datainmatning, frigör den tiden för mer strategiskt affärsarbete.
Tidspårning
För de flesta företag är direkta arbetskostnader den första kostnaden. Och de timmar som krävs för att spåra, granska och mata in data från papperstidskrifter tar upp betydande tid för bokförare och administratörer - för att inte tala om hur mycket tid anställda spenderar för att komma ihåg vad de faktiskt arbetat med.
American Payroll Association uppskattar att det i genomsnitt tar 5 minuter att bearbeta ett handskriven tidskort för arbetstagare - och att en automatiserad tidspårningslösning kan minska tiden som krävs för att bearbeta ett tidskort till 1 minut per anställd .
Chris Langford, som gjorde språnget från manuell tidsåtgång till automatiserad tidspårning förra året, säger, "Fyra timmars lön varje vecka har förvandlats till 15 minuter. Vilket innebär att jag spenderade 16 timmar i månaden med lönebetalning innan jag började [automatisera tidspårning]. Nu är det en timme. "Han tillägger," När anställda skickar sin tid till mig nu är mitt arbete i grunden gjort. Allt jag behöver göra är att skanna över allt och se till att det är korrekt. "
Och det är inte den enda fördelen att automatisera tiddata: Enligt Robert Half International och American Payroll Association (APA)," time theft "(t.ex.g. , när anställda "fudger" sin tid genom att runda upp till närmaste timme eller misslyckas med att spela in långa luncher eller pauser) överstiger 10 minuter per dag, per anställd. Högvärdes automatiserade tidsspårningssystem kommer att innehålla en bild av vilka anställda som är klockan och var de befinner sig via GPS; ett register över alla ändringar, tillägg och raderingar av tidsdata; övertidshanteringsalternativ Tidspårningsinställningar som är DCAA-kompatibla; och möjligheten att enkelt integrera med andra viktiga processer som lön och fakturering.
Lön
En noggrann, automatiserad lön kan göra en otrolig skillnad i ditt företag, för att inte uppfylla de allt strängare kraven på revisioner, arbetskonflikter, statliga bestämmelser och skatteskulder.
NFIB har konstaterat att 64% av de små företagen gör egen löneavgift internt, och att 62% använder ett kalkylblad för att behandla lönedel. Varför gå till tiden och noga med att manuellt skriva in tidsdata i ett kalkylblad? Trettiofem procent svarade att det var gjort i ett försök att "spara pengar", medan 32% citerade ett försök att "behålla större kontroll. " Vad beträffar att spara pengar går det amerikanska löneförbundet att finna att företag sparar i genomsnitt
2-8 procent av en anställds lön genom att automatisera löneavgiften. När det gäller kontroll och noggrannhet, med realtidstimmar som strömmar in från din automatiska tidsföljdslösning, behöver ingen manuell inmatning eller gissning, talar resultaten för sig själva. Om du har 20 anställda, var och en kostar 20 dollar per timme, är det 20 000 dollar i besparingar årligen, helt enkelt från byte till automatisk tidsuppföljning.
Förutom att eliminera manuell inmatning och ökad hastighet och noggrannhet i löpande löner, får du också fördelarna med att betala anställda i tid och med en lättillgänglig och exakt registrering av lönecheck.
Fakturering
Att undvika klienttvister och få betalt i tid kan betyda skillnaden mellan kassaflödessjukdomar och smidig segling. Att säkerställa möjligheten att generera fakturor snabbt, exakt och automatiskt är
enda alternativet för långsiktig framgång . Med synergin mellan automatiserad tidsdata och fakturering kombineras det enkelt att dra och släppa tid som fakturerats av kund, plats eller projekt i en specificerad faktura som tydligt visar när arbetet slutfördes, den fakturerbara kursen och eventuella anteckningar bifogade tidsdata. När det gäller vändningstiden går det nu att fakturera en klient nästan omedelbart, medan den utförda tjänsten fortfarande är uppriktig,
uppmuntrar till snabbare betalning. Genom att automatisera, får du också en lättillgänglig post, om du behöver dra upp en gammal faktura eller identifiera utgifterna, kom taxtid.
Ändra är inte lätt. Men "försökt och sant" kan vara en höjd sluttning till "långsam och out-of-date. "Ge dessa tre moderna affärsuppdateringar ett försök. Om du är som de flesta företagare ser du inte tillbaka.
###
Om Kelly Bistriceanu
Kelly är känd som "Accountant Big Cheese" runt TSheets kontoret.Hon har ett oväsentligt engagemang för att arbeta tillsammans med revisorer och bokförare när de navigerar i det ibland förrädiska vattnet i den ständigt växande industrin. Hennes avtalsfras, "I <3>
ÖVertid Betal byte: En mer anledning att automatisera anställningsplanering.
Skiftplanering är en betydande börda för frontlinjeledare, och en som har konsekvenser för laglig och företagsöverensstämmelse, hantering av arbetsbudgetar, säkerställande av effektiv skiftdekning och främjande av medarbetarnas tillfredsställelse.
Borde jag arbeta hemifrån? 10 skäl du borde inte
Arbeta hemifrån kan verka som en bra idé. Men om du frågar dig själv frågan "Ska jag arbeta hemifrån?" Här är 10 fasta skäl du kanske inte.
Tre saker du borde göra just nu på din restaurang
Med fotografier med sociala medier hjälp engagera kunder och bygga restaurangaffärer.