Effektivisera händelseplanering med managementprogramvara

Fler och fler evenemangsplanerare använder händelseshanteringsprogram. Du kanske undrar vad buzz handlar om och huruvida det är meningsfullt för din händelseplaneringsaffär. Så låt oss skära igenom röran för att hjälpa dig att bestämma om händelseshanteringsprogrammet kan fungera för dig.

Behöver du Event Management Software?

Nej, du behöver behöver händelseshanteringsprogramvara för att driva en framgångsrik händelseplaneringsverksamhet.

Om du har varit en framgångsrik evenemangsplanerare fram till denna punkt utan att använda en, visste du redan svaret på den frågan. Kan det göra ditt liv enklare och dina händelser mer framgångsrika? Kanske. Allt beror på dina specifika behov och den särskilda händelseshanteringsprogramvaran.

Funktioner av Event Management Software

Programvara för händelseshantering finns för praktiskt taget alla typer av händelseplanering, inklusive konventioner, ideella evenemang och utställningar. Och det finns en mycket lång lista över verktyg som är tillgängliga för att organisera och hantera händelseplaneringsprocessen. Funktioner inkluderar projektledning, fildelning, automatisk registrering, spårning av kontrakt och förslag och hantering av flera händelser. Det finns också verktyg för biljettförsäljning, hantering av rumsblock och social marknadsföring, för att nämna några.

Med ett så brett erbjudande är det viktigt att göra lite forskning och utforska vad varje paket erbjuder.

När allt är bra är händelseshanteringsprogramvara som inte innehåller de verktyg du behöver vara effektivare? Lösningsverktyg fungerar bara om de ger lösningar på problem som du behöver lösa. Vilket tar mig till nästa punkt.

Skapa en lista

Ta en titt på ditt evenemangsplaneringsverksamhet. Vilka är de uppgifter du regelbundet slutför som en del av planeringsprocessen?

Gör en lista med dessa objekt, notera någon som redan är automatiserad. När din lista är klar separera du de uppgifter som är mest utmanande, tidskrävande eller kostsamma. Det här är dina prioriteringar - du behöver hitta händelseshanteringsprogramvara som erbjuder lösningar på dessa problem. Det är frestande att bli dragen av glamouren i en händelseshanteringsprogramvara eller den långa listan över funktioner hos en annan. Men klockor och visselpipor är värdelösa om de inte hjälper dig med din planeringsaffär.

Maximera vad du redan har

Vilken teknik har du redan på plats? Optimerar du möjligheterna? Medlemskapshanteringsprogram och kontakthanteringssystem har ofta händelseplaneringsfunktioner som gör att du kan automatisera registrering, betalning online och generera bekräftelsemeddelanden. Innan du deltar i ett helt nytt system, ta en lista över de funktioner som är tillgängliga med ditt befintliga system.

Börja Shopping

Nu när du har en lista över evenemangsplaneringsverktygen du letar efter är det dags att shoppa. Kolla in alternativen som finns där ute, använd filtrerade sökningar för att hitta händelseplaneringsprogram med verktyg som matchar din lista. Börja med de som redan kan integreras i din befintliga teknologiplattform.

Ge dem sedan en testkörning. Vissa program är lediga på obestämd tid; Andra erbjuder gratis provperiod. Dra nytta av denna möjlighet att experimentera med de olika programmen för att se om de passar bra för vad du letar efter.

Ask Around

Prata med andra evenemangsplanerare och ta reda på vilken händelseplaneringsprogramvara de använder och varför. Någon annans förstahandsupplevelse med en produkt eller tjänst är ovärderlig. Det kan spara tid och pengar. Bättre än, deras rekommendation till en programvara för händelseshantering som verkligen fungerar för dem kan spara ännu mer tid och pengar på lång sikt. Det finns ingen "en storlek som passar alla" när det gäller händelseshanteringsprogram Det är ett individuellt val baserat på företagets behov och din personliga preferens.