Effektivisera dina poster med PayPal och Excel

Om du har varit eBay-säljare för en viss tid vet du redan att PayPal är ett bra sätt att acceptera betalningar online-det är snabbt, det är enkelt, och PayPal håller noggranna register över transaktionerna den här vägen. Faktum är att du kan få tillgång till dessa transaktioner i ett bekvämt, kalkylbladsklart format för att effektivisera din redovisningspraxis, oavsett om du är en köpare, en säljare eller båda, behöver du inte använda PayPal-webbplatsen direkt för att få tillgång till posten för varje transaktion.

I kombination med ett kalkylprogram som Excel kan denna PayPal-funktion göra bokföring för små och medelstora volymer och säljare en bit tårta, särskilt om du är försiktig med att använda PayPal för de flesta dina transaktioner.

Använda Excel för att komma åt PayPal-poster

PayPal gör sin databas över dina transaktioner tillgängliga för dig i ett format som heter CSV eller "kommaseparerade värden". De flesta kalkylbladsprogram som Excel, Quattro Pro eller OpenOffice. org Calc-samma som du kan använda för att balansera din checkbook eller göra dina skatter-kan läsa och importera filer som lagrats i detta format.

Eftersom PayPal kan skapa CSV-filer för dig baserat på datumintervall, kan du använda PayPal för att generera snabb, exakt, fullständig bokföringsinformation (inklusive PayPal-avgifter, frakt och hanteringsbelopp och andra detaljer) om dina eBay-transaktioner som du sedan kan lagra på din egen dator och manipulera i en kalkylarksapplikation, till exempel att sortera efter transaktionstyp eller få snabba totals för skattemässiga ändamål.

Skapa en CSV-fil med PayPal

För att skapa en CSV-fil i dina PayPal-transaktioner, logga in på PayPal-webbplatsen precis som du skulle se ditt konto normalt. När du är inloggad och tittar på standardsidan "Mitt konto" följer du dessa steg:

1. Klicka på "Historik". Klicka på den blå och vita "Historik" -länken nära övre mitten av sidan. (Hint: Det ligger precis till höger om länken "Dra ut".)
2. Välj ett datumintervall. Använd verktygen längst upp på sidan för att välja ett datumintervall för transaktioner som ska visas. Du kan välja gemensamma förfrågningar som "Förra veckan" (för alla transaktioner under de föregående sju dagarna) eller "Senaste månaden" (för alla transaktioner under de senaste 30 dagarna) eller du väljer att visa ett visst datumintervall.
3. Klicka på länken "CSV". Klicka på länken "CSV" precis till höger om ordet "Download:" längst upp till höger om visningsområdet. En popup kommer att visas och ber dig välja ett hämtningsformat.
4. Klicka på knappen "Ladda ner". Utan att ändra filtypen från "CSV", klicka på den gula "Download" -knappen. PayPal kommer att pausa några minuter för att komma åt sin databas innan du skickar din webbläsare en fil som heter Downoad.CSV. Spara det här på skrivbordet för enkel åtkomst.

Avancerade användare som läser tillsammans med den här artikeln kanske redan vet vad exakt vad de vill göra med data på det här steget. Om det här är du kan du ladda ner till andra format (som Quicken eller QuickBooks-format) eller att avvika från följande procedur.

Importera CSV-filer till Excel

Nu när du har laddat ner en CSV-fil som innehåller de transaktioner du vill ha och filen har sparats på skrivbordet, följer du dessa steg för att ladda filen i Excel.

1. Starta Excel. Om CSV-filen på skrivbordet redan ser ut som en Excel-fil (dvs ikonen som representerar filen ser ut som de ikoner som du normalt ser för Excel-filer) kan du bara dubbelklicka på filen för att öppna den och vóila-du är klar! Många användare kommer dock att finna att CSV-filen inte automatiskt öppnas i Excel när ikonen dubbelklickas. Om det här är du, använd din startmeny för att starta Excel-programmet.
2. Välj "Arkiv" -menyn och välj sedan "Öppna". När Excel-programmet är öppet, klicka på "Fil" -menyn längst upp till vänster i fönstret och välj alternativet "Öppna" från lista över val. Du bör hälsas med ett mindre dialogfönster med etiketten "Open" som visar filer på ditt datorsystem.
3. Välj ditt skrivbord. I senaste versioner av Excel kan detta uppnås genom att klicka på ikonen "Skrivbord" till vänster om dialogrutan "Öppna". I äldre versioner av Excel klickar du på rullgardinsmenyn Plats längst upp i fönstret och väljer "Skrivbord" från den långa listan över ställen som visas.
4. Ställ in filtypen i "Alla filer". Klicka på rullgardinsmenyn "Filer av typ" längst ner i fönstret och ändra filtypen från "Excel-filer" till "Alla filer". Detta gör att dialogrutan "Öppna" visar eventuella CSV-filer på skrivbordet.
5. Dubbelklicka på "Hämta" -filen. Leta reda på CSV-filen (kallad "Download" eller "Download. Csv" beroende på din version av Windows. Det kan hända att du söker igenom en lista över alla filer på skrivbordet) i listan över filer som visas i " Öppna "-dialogrutan och dubbelklicka på den.

Det är allt som finns där! Du bör nu se en organiserad, sorterbar lista över alla dina senaste PayPal-transaktioner i Excel. Om du redan är bekant med Excel, borde du omedelbart kunna använda denna information i dina finansiella poster för att bearbeta, filtrera, ordna, söka eller på annat sätt manipulera dina PayPal-poster.

Obs, som nämnts i början av denna artikel, kan liknande åtgärder följas för att importera dina PayPal-poster till OpenOffice. org eller Quattro Pro. Låt bara din kalkylarksapplikation importera eller öppna en "CSV" eller "kommaseparerad värderings" -fil.

Som en slutlig notering, kom ihåg att om du vill fortsätta använda den här informationen, bör du noga spara den igen i Excels standardformat (eller vilket standardformat som kalkylbladet använder). För att göra detta klickar du på "Fil" -menyn längst upp till vänster i Excel-fönstret och väljer alternativet Spara som.Välj sedan "Microsoft Excel Workbook" från rullgardinsmenyn "Spara som typ" längst ner i dialogrutan "Spara som" som visas.

Glad bokföring!