Smarta idéer för ett effektivt registreringstabell

Registrering är den första kontakten med dina gäster, och en smidig incheckningsprocess håller spänningsnivåerna höga och ställer in tonen för en bra händelse. På flipsidan kan en oorganiserad och tidskrävande upplevelse lämna folkmassan hela vägen tills din händelse slår av. Med så mycket ridning på registreringsbordet vill du definitivt få det rätt första gången. Följ den här checklistan för att du ska få en bra start.

Större är bättre

Enkel matte berättar för oss att stora folkmassor kommer att kräva mer arbetskraft om du vill undvika långa linjer. Jag rekommenderar en ledsagare för varje hundra gäster, och en floater för varje tvåhundra gäster. Så långt som bordet behöver, anta två skötare per åtta fots bord och lägg till ett extra bord till denna beräkning för leveranser och arbetsutrymme.

Håll kontakten

Du vill inte springa genom salarna som söker ett eluttag eller en internetanslutning, så var noga med att få dessa linjer att rinna till din bord i förväg. Du vill också ta med en bärbar dator även om du inte planerar att använda den. Online-åtkomst kan vara till nytta om du behöver kontrollera e-post eller hjälp förlorade gäster hittar sig till och från arenan. Sist men inte minst, kolla belysningssituationen. Om korridoren är svagt tänd så kanske du vill lägga till några skrivbordsljus för att hjälpa till med att läsa dina listor.

Glöm inte kontorsmaterial

Varje planerare ska ha en tacklingslåda fylld med kontorsmaterial som tejp, sax och ett sortiment av markörer.

Andra anmärkningsvärda föremål för din förpackningslista inkluderar tomma namntecken, tabellnummer och reserverade tecken att använda efter behov. Ja, din plats kommer att ha tillgång till de flesta av dessa saker, men tiden och frustrationen du sparar genom att ha dem bredvid dig är ovärderlig.

Expedite Answers

En av de största störningarna till din "registreringsrytm" kommer att vara ett spärr på enkla frågor från både volontärer och deltagare.

Du kan förhindra att dessa förfrågningar saktar ner registreringslinjen genom att skapa en hjälp tabell. Du kommer bli förvånad över hur mycket effektivare incheckningsbordet kan springa när du har en dedikerad person som svarar på frågor som "var är badrummet? "

Stanna öppen

Det är viktigt att hålla minst en person på registreringsbordet under hela evenemanget. Du vill inte ha ett relativt litet problem att snöboll till något större eftersom ingen var tillgänglig för att hjälpa. Det händer vanligtvis när gästerna tvingas se någon annanstans när ditt lag inte kan hittas. Det tar bara en dåligt tidsbestämd badrumsavbrott för att skicka en otålig deltagare till köket för att begära en sallad utan lök!

Håll dina vänner Stäng

Det finns några kontaktnummer du vill bli bra innan evenemanget slår av. Den första är mobilnumret för din platskoordinator. Det kommer inte vara dags att skura byggnaden när pappershanddukarna går ut i badrummet, så det här numret är ett absolut måste. Ett annat bra antal att ha för livsmedelsrelaterade problem är cateringansvarig. Slutligen bekräfta de bästa nödnumren för polisen och brandkåren. Vissa hotell har egen säkerhetspersonal som ofta är den bästa kontaktpunkten i dessa situationer.

Registreringstabeller ska ge mer än bara ett välkomstskylt och namnetikett. Från gästperspektivet representerar de kundtjänst för din händelse. Men för att leva upp till den här förväntan måste du vara förberedd. När allt kommer omkring, om gästerna inte kan göra det förbi registrering, kommer resten av dina planeringsansträngningar att gå obemärkt.