Sammanträde Agenda för ett första rådgivande styrelsemöte

När du har hittat personer på din rådgivande kommitté, skickat in inbjudningsbrev och valt styrelseledamöterna är det dags att börja planera det första rådgivande mötet. Nyckeln till att få din rådgivande styrelse till den rätta starten är att börja som du menar att fortsätta.

Du har redan tänkt mycket på vad du hoppas få från att ha en rådgivande kommitté och ser fram emot de råd och expertis som dina rådgivande styrelsemedlemmar kan tillhandahålla i olika aspekter av din verksamhet, såsom ledning, marknadsföring , redovisning, bemanning, kundservice, teknik etc.

Så du vill vara säker på att du vid det här första mötet låter dina rådgivande styrelsemedlemmar bidra.

Planera mötet kring ett problem eller diskussionsämne

Ditt första möte måste därför, liksom alla dina rådgivande styrelsemöten, planeras kring en fråga eller ett problem. Du kanske tycker det är lättast att ange problemet som ett mål. Till exempel, "Vi vill öka vår försäljning med 25% nästa kvartal. Hur kan vi göra det här?" Eller du kan ange ämnet för diskussion mer allmänt: "Hur kan vi minska våra affärskostnader?" eller "Hur kan vi öka produktiviteten eller hur kan vi förbättra kundtjänst?"

Samla relevanta bakgrundsmaterial

När du väl har bestämt dig för diskussionsämnet är det dags att samla in de material som dina rådgivande styrelsemedlemmar behöver.

Eftersom detta är det första rådgivande mötet bör du inkludera en affärsplan och andra dokument som är relevanta för diskussionsämnet, t.ex. diagram, diagram och faktablad som illustrerar bakgrunden till diskussionsämnet.

Om möjligt bör du skicka en kopia av dessa dokument till alla rådgivande nämnder två veckor i förväg tillsammans med en kopia av dagordningen.

Skapa mötesagendan

Nedan är ett exempel på en Agenda (med kommentarer för att köra mötet effektivt) som du kanske vill använda för ditt första rådgivande möte.

Observera att varje dagordningspost är tidsinställd; bygga ett tidsplan i ditt möte och hålla fast vid det, säkerställer att ditt möte inte blir försvagat och stimulerar diskussionen om ämnet.

Gör arrangemang för inspelning av mötesprotokollet

Du vill också göra några arrangemang för inspelning av protokollet från mötet. Försök inte göra det själv; du måste kunna delta fullt ut och lyssna och bidra bra är ett heltidsjobb. Om du inte har någon som kan delta och fungera som sekreterare, fråga tillstånd från dina rådgivande styrelsemedlemmar att spela in mötet.

Gör förfriskningar tillgängliga

Att ha tillgång till förfriskningar är en bra idé.Kaffe, te, vatten, juice och hälsosam tilltugg som frukt eller muffins är en fin touch och alltid välkomna på möten. Efter ditt första möte kommer du att få en känsla av deltagarnas preferenser för drycker och snacks och kan planera därefter för nästa möte.

Slappna av!

Oroa dig inte framför allt om din presentation. Du är där för att dela din vision och förhoppningar för ditt företag och söka råd, för att inte imponera på någon med multimedia presentation effekter.

Ditt långsiktiga mål är att skapa ett förtroendeförhållande med dina rådgivande styrelseledamöter. Fokusera istället på att dina rådgivande styrelsemedlemmar går och känner att de har hört och att de har bidragit till ledningen av ditt företag - och ser fram emot nästa styrelsemöte.

Jag har tagit med kommentarer i denna mötesrådgivningsrådets mötesagenda för att vägleda dig genom mötesprocessen. Du kan skriva ut den här agendan och anpassa den till dina behov - du kan kopiera den direkt till ett Word-, Excel- eller liknande kontorsdokument genom att välja texten och använda kopiera / klistra in (med Windows, skissera texten som ska väljas med musen , och tryck CTRL-C för att kopiera och CTRL-V att klistra in).

Ditt företagsnamn - (fyll i)

Dagordning

Datum - (fyll i)

Plats - (fyll i)

Början / slutdatum	Aktivitet
10: 00 - 10: 05 a. m.	Introduktioner (Om du antar att dina rådgivande nämnder inte har träffat, presentera dig själv och alla styrelseledamöter och ge en kort sammanfattning av sin expertis.)
10: 05-10: 10 a. m.	Varför en rådgivande nämnd? (En kort redogörelse för hur du ser rådgivningsnämnden och de bidrag du hoppas Advisory Board kan göra till ditt företag. Inkludera detaljer som hur ofta styrelsen kommer att träffas.)
10: 10-10: 20 a. m.	Frågor (Om det finns några. Om inte, fråga dina styrelsemedlemmar hur de ser rådgivningsnämnden och hur de hoppas kunna bidra.)
	Diskussionsämne: (Sätt in din fråga / problemutlåtande här.)
10: 20 - 10: 25 a. m.	Presentation av diskussionsämnet (En översikt över ämnets historia och hur det påverkar företaget idag, avstå från att ge dina åsikter / lösningar just nu.)
10: 25-11: 35 en. m.	Diskussion (Du vill behålla ideerna i detta skede, inte avvisa eller avvisa idéer just nu. Bidra med dina idéer / synpunkter.)
11: 35-11: 50 en. m.	Förslag / resolutioner (Utvärdera de idéer som gruppen har hört och välja de bästa "lösningarna".)
11: 50-11: 55 a. m.	Sammanfattning (Sammanfattar ämnet, diskussionen och resultaten för gruppen och berätta för dem vad du planerar att göra.)
11: 55 a. m.	Fördröjning

Datum för nästa möte - (fyll i)

Om du använder den här tidsplanen är det här en bra tid att ta ut dina rådgivande nämnder till en bra lunch (speciellt om snacks har inte serverats under mötet). Kom ihåg att mötet är över och lunchen ska vara ett socialt tillfälle!

Håll mötena korta

Du borde aldrig ha ett rådgivande styrelsemöte som löper längre än två timmar. Två timmar är tillräckligt lång för att de flesta ska ge sin odelade uppmärksamhet åt uppgiften till hands.

Börja framtida möten med en översyn av tidigare diskussionsämnen

I framtida möten bör du börja med en översyn av vad du har gjort om det ämne som diskuterades förra mötet och bjuda in dina rådgivande nämnders kommentarer om ditt företags handlingar.

Eftersom "träffa och hälsa" är okej, kanske du vill ha två diskussionsämnen vid framtida möten i din rådgivande kommitté. Du kan till och med ha tre om du tror att de passar bekvämt i två timmarsformat. Men du borde aldrig ha mer än tre.

Se även:

Hyr makten i en rådgivande kommitté

Affärsplanens lednings avsnitt

Öka din framgång med daglig affärsplanering