Urval Personalassistent Jobbbeskrivning

Ställningsbeskrivning:

Personalassistenten hjälper till med administrationen av den dagliga verksamheten för personalfunktioner och arbetsuppgifter. HR-assistenten utför ansvarsområden i vissa eller alla följande funktionella områden: avdelningsutveckling, HRIS, anställningsrelationer, utbildning och utveckling, förmåner, ersättning, organisationsutveckling, verkställande administration och sysselsättning.

HR-assistenten har delansvar för dessa områden:

• rekrytering och personallogistik;
• prestationshantering och förbättringsspårningssystem;
• anställningsorientering, utveckling och utbildningslogistik och rekordhållning;
• bistå med anställdes relationer
• Facilitering och deltagande i hela kommittén
• Företagsmedarbetarkommunikation;
• administration och rekrytering av ersättningar och förmåner;
• Arbetssäkerhet, välfärd, hälsa och hälsorapportering; och
• anställda tjänster;
• underhåll av anställningsfiler och HR-arkiveringssystemet;
• assistera med den dagliga effektiva driften av HR-kontoret.

Personalassistenten bidrar till genomförandet av mänskliga resurser och mål som kommer att ge en medarbetarorienterad, högpresterande kultur som betonar empowerment, kvalitet, produktivitet och standarder, måluppfyllelse och rekrytering och pågående utveckling av en överlägsen personalstyrka.

Personalassistenten hjälper till med genomförandet av tjänster, policyer och program via HR-personal. rapporterar till HR-chefen och hjälper företagsledare med HR-frågor.

Huvudmål:

• Arbetskraftens säkerhet.
• Utveckling av en överlägsen personalstyrka.
• Utveckling av personalavdelningen.
• Utveckling av en anställdorienterad företagskultur som betonar kvalitet, ständig förbättring och hög prestanda.
• Personlig pågående utveckling.

Personalassistent Arbetsbeskrivning Komponenter

• Placering Beskrivning och Primär Krav (Du är här.)
• Viktiga funktioner: Avdelningens utveckling, HRIS, Utbildning och utveckling, Sysselsättning, anställningsrelationer och så vidare
• Obligatorisk Erfarenhet, Utbildning, Färdigheter och Arbetsförhållanden Beskriven

De viktigaste områdena för vilka en typisk HR-assistent är ansvarig framhävs här samt mer specifika uppgifter inom varje ansvarsområde.

Utveckling av personalavdelningen

• Administrerar program, rutiner och riktlinjer för att anpassa arbetskraften till de strategiska målen för företaget.
• Delta i att utveckla avdelningsmål, mål och system.
• Hjälper med spårning av avdelningar och företagsmätningar som stöder uppnåendet av företagets strategiska mål.
• Förbereder och upprätthåller rapporter som är nödvändiga för att utföra funktionerna inom personalavdelningen. Förbereder periodiska rapporter för hantering, som behövs eller begärs.
• Delta i administrativa personalmöten och närvara vid andra möten och seminarier efter behov och att representera avdelningen.

Human Resources Information Systems (HRIS)

• Håller HRIS-databasen och genererar schemalagda eller begärda rapporter för att hjälpa till med hanteringen.
• Uppdateringar anställd telefonkatalog och företagsorganisation diagram. Upprätthåller en databas med kontaktinformation för anställda.
• Periodiskt granskar databasen för att säkerställa noggrannhet.
• Hjälper till utveckling och uppdatering av avsnittet Human Resources på webbplatsen.
• Håller anställningsuppgifter uppdaterade genom att behandla anställningsstatusändringar i tid.
• Håller personalfiler i enlighet med gällande lagkrav.

Förvaltningsförmåner

• Genomför förmånsorientering och annan förmånsutbildning, efter behov.
• Bearbetar inskrivningar, ändringar och uppsägningar av deltagare i alla förmånsplaner och program.
• Avstämmer månatliga faktureringsdeklarationer mot löneavdrag.
• Hjälper medarbetare eventuella problem eller problem med förmånskrav.
• Administrerar de dagliga transaktionerna i 401 (k) -planen och behandlar anställningslån och ansökningar.

Utbildning och utveckling

• Schemalägger deltagarna i träningspass.
• Spårar deltagare och träningsrekord.
• Anger träningsrekord i en databas och behåller den.
• Spårar genomförandet av de anställdas prestationsutvecklingsplaner (PDP).
• Spårar uppnåendet av PDP-mål.

Anställning

• Annonserar anställningsansökningar först, internt, och sedan externt i enlighet med företagsrekryteringspolicy. Hanterar logistiken i rekryteringsprocessen.
• Skriver tidningsannonser och publicerar annonser på Internet på platser som är lämpliga för den öppna positionen, inklusive arbetsförmedlingar, högskolestjänster, professionella föreningar och på företagets hemsida.
• Sorter och recensioner återupptas när de kommer dagligen. Hanterar flödet av pappersapplikationer och hanterar rekryteringsbrevlåda. Ger den första översynen av CV. Håller ett arkivsystem som behåller kvalificerade applikationer i ett år.
• Schemalägger intervjuer för anställningschefen och Human Resources. Schemalägger ytterligare intervjuer efter behov.
• Maila kandidatens erbjudande brevpaket som begärts och spår tillbaka.
• Säkerställer att arbetsutrymme, dator och annan utrustning, brevlåda och lämplig installerad programvara är redo för den nya medarbetarens startdag.
• Genomför ny personalorientering.
• Förbereder pappersarbete som krävs för nya anställningar och etablerar personalfil.
• Hjälper växt- och frontkontoret med tillfälligt personalbehov genom att kontakta och arbeta med Temporary Staffing Agency.
• Genomför tillfällig anställningsorientering, skapar tidsangivelser och spårar nuvarande tillfälliga anställdas närvaro.
• Faxar tidskrifter till Tillfälligt bemanningsbyrå varje vecka för lönebearbetning.

Medarbetarrelationer

• Hjälper till utveckling och genomförande av en anställdshandbok och ny personalpolicy och -procedurer.
• Filer alla efterlevnadsrapporter med staten och den federala regeringen, inklusive EEO-1-rapporten.
• Hjälper med genomförandet och spårningen av företagsäkerhets- och hälsoprogram.

Ersättning

• Träffas och utövar regelbundet säkerhetskopiering av bokföring och lön.
• Deltar i minst en lönundersökning per år.

Organisationsutveckling

• Delta i olika utskott för att tillhandahålla HR-stöd och övervaka aktiviteter och slutföra mål.
• Deltar i planering och genomförande av olika anställningsrelationer och anställningsnöjdhetsinitiativ.

Executive Administration

• Sorterar post och fax; distribuerar till personliga brevlådor.
• Hjälper med styrelsemöten: skapar styrelsepaket, träffar och hälsar kommande styrelseledamöter, beställer luncher, gör reservationer.
• Konsoliderar och skickar ut veckovisa ledningsrapporter till chefer.
• Koordinerar reseplaner och andra arrangemang efter behov.
• Beställer blommor och kort för anställda för händelser som sjukdom, död i familj, födelse, examen och så vidare.
• Erhåller VISA och pass för anställda som behöver resa utomlands.

Tillägg

• Antag andra uppgifter som tilldelats av HR-direktören eller verkställande direktören.

Personalassistent Arbetsbeskrivning Komponenter

• Ställningsbeskrivning och grundläggande krav
• Viktiga funktioner: Avdelningsutveckling, HRIS, Utbildning och utveckling, Sysselsättning, anställningsrelationer osv. (Du är här.)
• Obligatorisk Erfarenhet, Utbildning, Färdigheter och Arbetsförhållanden Beskriven

För att kunna utföra arbetet med Human Resources Assistant framgångsrikt måste en individ kunna utföra varje väsentligt ansvar på ett tillfredsställande sätt. Dessa krav är representativa, men inte allomfattande, av kunskap, skicklighet och förmåga som krävs av företaget Human Resources Assistant.

Rimligt boende kan göras för att göra det möjligt för personer med funktionshinder att utföra de viktigaste funktionerna.

Human Resources Assistant Requirements

• Utmärkt datorkunskaper, inklusive Word och Excel i en Microsoft Windows-miljö.
• Effektiva muntliga och skriftliga kommunikationsförmåga.
• Allmän kännedom om olika anställningslagar och praxis.
• Erfarenhet av administration av förmåner och andra HR-program.
• Utmärkt interpersonella färdigheter.
• Färdigheter i databashantering och arkivering.
• Kan visa en hög grad av konfidentialitet.
• Utmärkt organisatorisk kompetens.
• Måste identifiera och lösa problem i tid.
• Måste samla och analysera information skickligt.

Fysiska krav på HR-assistentens jobb

Dessa fysiska krav är representativa för de fysiska krav som krävs för att en anställd framgångsrikt utför de viktigaste funktionerna i personalassistentens jobb. Rimligt boende kan göras för att personer med funktionshinder ska kunna utföra de beskrivna väsentliga funktionerna hos personalassistentens jobb.

Arbetstagaren är skyldig att prata och höra när han utför ansvaret för personalassistentens arbete. Arbetstagaren är ofta skyldig att sitta och använda sina händer och fingrar, att hantera eller känna och manipulera nycklar på ett tangentbord.

Arbetstagaren är ibland skyldig att stå, gå, nå med armar och händer, klättra eller balansera och böja, knä, knyta eller krypa.

Visionsförmåga som krävs av detta jobb inkluderar nära vision.

Arbetsmiljö för HR-assistentens jobb

Under arbetet med personalassistentens jobb är dessa arbetsmiljöegenskaper representativa för miljön som personalassistenten kommer att möta. Rimligt boende kan göras för att personer med funktionshinder ska kunna utföra de viktigaste funktionerna i personalassistentens jobb.

Under arbetet med detta jobb utsätts arbetstagaren ibland för att flytta mekaniska delar och fordon. Bullernivån i arbetsmiljön är vanligtvis tyst till måttlig.

Slutsats

Denna arbetsbeskrivning är avsedd att ge information som är nödvändig för att förstå omfattningen av personalassistentens ställning och det är inte tänkt att vara en uttömmande lista över färdigheter, ansträngningar, uppgifter, ansvarsområden eller arbetsförhållanden som hör samman med placera.

Utbildning och erfarenhet

• En kandidatexamen krävs.
• Ett till två års generell affärserfarenhet, erfarenheter av personalfrågor föredras.

Ansvarsfriskrivning:

Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning både på denna webbplats och länkad till från denna webbplats, men hon är inte advokat, och innehållet på webbplatsen, samtidigt som det är auktoritativt, är inte garanterat för noggrannhet och laglighet, och ska inte tolkas som juridisk rådgivning.

Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land, så webbplatsen kan inte vara definitiv på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk råd eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att säkerställa att din juridiska tolkning och beslut är korrekta. Informationen på denna sida är endast för vägledning, idéer och hjälp.

Personalassistent Arbetsbeskrivning Komponenter

• Ställningsbeskrivning och grundläggande krav
• Viktiga funktioner: Institutionell utveckling, HRIS, Utbildning och utveckling, Sysselsättning, anställningsrelationer och så vidare
• Obligatorisk Erfarenhet, Utbildning, Färdigheter och Arbetsvillkor Beskriven (Du är här.)

Vill du ha mer information om jobbbeskrivningar?

• Hur man utvecklar en arbetsbeskrivning
• Personalassistent
• Personalansvarig
• Personalansvarig
• Personaladministratör
• Personal Recruiter