Korrekt företagsbrevformat

Med ett företagsbrevformat i din företags kommunikation ger du en känsla av professionalism och skapar rätt första intryck. Att lära sig hur man skapar ett företagsbrevformat kan ta ditt företag från "amatörtid" till verklig affärsstatus.

Korrekt företagsformat

Företagsbokstäver i USA, använd fyra vanliga brevformat. Variationer skiljer sig åt för andra länder, t.ex. datumet är sammansatt i en annan stil.

Alla korrekta företagsbrevformat är acceptabla men blocket är vanligare.

Blockformatformat: Det vanliga blockformatet är formaterat med all textflöde med vänstra marginalen. Punkterna är dubbla mellanrum och alla linjerna är placerade på ett enkelt sätt. Marginalerna är en standardordbehandlingsinställning på en tum. (se bilden av Block Letter Format).

Semi-block Brevformat: För halvblocket är den enda skillnaden mellan semi- och alternativblocket i motsats till att kropptexten är motiverad till vänster, den första raden i varje stycke är indragad.

Alternativt blockformat: Alternativt blockformat flyttar returadressen, datumet, stängningen, namnet, titeln och signaturen till vänster på sidan.

Förenklat brevformat: Det här formatet har samma egenskaper för blockbokstaven med ett undantag, hälsning eller hälsning elimineras. Detta är ett användbart format när du inte vet att mottagarens kön är man eller kvinna, eller fru eller fröken.

Avsnitt av ett företagsbrev

• Returadress: Om du har företags brevpapper kan du hoppa över Den här delen. Ta med din fullständiga företagsadress och korrigera juridiskt företagsnamn. Du kan också inkludera din e-postadress eller telefonnummer om det behövs av din mottagare.
• Datum: Följ månad, dag, år format. Gör ditt datum aktuellt till brevets faktiska utlämningsdatum.
• Mottagarens namn och adress: Ange fullständigt namn och adress till den kontaktperson du skickar brevet till. Personens titel kan läggas till tillsammans med telefonnumret om det behövs.
• Hälsning: För hälsningen använd personens formella namn och avsluta med ett kolon för ditt företagsbrev.
• Ämne: Att tydligt ange ämnet i brevet hjälper dig att mottagaren snabbt känner till sammanhanget med vad ditt brev handlar om.
• Kropp: Din brevkropp bör börja med en generell introduktion av vem du är och brevändamålet. Inkludera särskilda stycken beskriva problemet eller problemet. Stäng kroppen med ett anrop till handling. Varje affärsbrev bör vara kort och kortfattad med hänsyn till din läsares begränsade tid.
• Stängning: Här kan du välja något formellt format som "Vänliga hälsningar" eller "Med vänliga hälsningar."
• Signatur: Skriv ditt namn som detsamma som i ditt brev. Namn & Titel: Inkludera ditt fullständiga namn och jobbtitel.
• Innehåller och CC: Om du skickar ytterligare dokument ingår en inneslutningsrad och om någon annan får en kopia av brevet inkluderar cc. eller kol kopi av den andra mottagaren eller mottagare.

Du kan förenkla hela processen med att skapa en korrekt formaterad företagsbrev genom att använda ditt ordbehandlingsprogram.

I Microsoft Word kan du använda brevguiden genom att gå till funktionen "Verktyg", välj "Letters & Mailings" och klicka på Brevguiden. Trollkarlen frågar dig genom varje fält och låter dig välja ett format.

Att använda rätt företagsbrevformat är ett steg för att göra din verksamhet mer professionell. Ta dig tid att göra rätt intryck med ditt företag.