Nytt IRS löneskatt betalningsövervakningssystem

Som arbetsgivare samlar du in löneavgifter från anställda. Då är du skyldig att betala dessa skatter till IRS. Men många arbetsgivare försenar dessa betalningar av olika skäl.

Nu har IRS ett nytt system för övervakning av löneskattbetalningar, och det har intensifierat sina insatser för att se till att arbetsgivarna lämnar in de nödvändiga betalningarna i tid.

Det nya IRS Löneskattövervakningssystemet

Den kallas "Early Interaction Initiative." Älskar du inte bara IRS-eufemism?

Dess syfte är att "hjälpa arbetsgivare att hålla sig aktuella med sina löneskatter." Det hjälper också IRS nära "skatteklyftan", vilket ger mer intäkter. IRS vill vara säker på att dessa skatter betalas i tid, för att minimera kostnaden för samlingar för IRS och böter och straff för arbetsgivare.

Löneskatter är förvaltningsskatt

Företag med anställda måste hålla ut federala inkomstskatter och FICA-skatter (Social Security and Medicare skatter) från anställda och tillägga dessa belopp ett belopp som motsvarar FICA-skatten från arbetsgivaren. Dessa skatter måste avsättas för betalning till IRS, som inte används för andra affärsändamål. De kallas förtroendefondskatter eftersom de hålls i förtroende.

Hur IRS kommer att övervaka programmet

IRS kommer att börja med att granska arbetsgivarbetalningar för löneskatter, som alla kommer genom EFTPS (Electronic Federal Tax Payment System) -processen. Dessa skatteinbetalningar måste göras med 8 s. m. dagen före förfallodagen, räknas som i tid.

IRS säger att det "kommer att övervaka insättningsmönster och identifiera arbetsgivare vars betalningar går ner eller är sena."

Arbetsgivare som inte har betalt löneskatt kan få ett eller alla av dessa meddelanden:

• Vissa arbetsgivare kan få brev från IRS som ber dem att kontakta tjänsten.
• Andra företag kan få automatiserade telefonsamtal med information och förslag till hjälp.
• Och, om så är lämpligt, och IRS-intäkterna kan komma till ett företag personligen.

Observera att IRS inte kommer att vänta tills kvartalsvisa löneavgiftsrapporten (på Form 941) är mottagen för att påbörja denna process. En varning kan ges av det datoriserade systemet inom några dagar efter det att skatten betalas ut.

Revisor Kenneth Reid rapporterar att om företagen inte betalar i tid efter dessa första ansträngningar kan IRS begära domstolsförbud att kräva betalning i tid.

Vem är ansvarig för löneskatt

Att ha ett företag, till och med ett företag, befriar inte dig från det personliga ansvaret för betalning av löneskatter. Ditt ansvar för löneskatter som arbetsgivare omfattar alla aspekter av processen, inklusive insamling, innehav av korrekta belopp och inlämning av löneskattrapporter.

IRS tittar på ansvariga parter, i princip alla som är ansvariga för att samla in, redovisa eller betala löneskatter.

Påföljder för sen betalning av löneskatter

Påföljder för sen betalning av löneskatter kallas förtroendefondsstraff, baserat på den förtroendefondskatt jag nämnde ovan. Böter och påföljder kan stapla upp snabbt. Straffräntorna är från 2% till 10% av förfallna insättningar, baserat på betalningsfördröjningen.

Dessutom kan en "Trust Fund Recovery Penalty" tillämpas, pålagt "alla personer som bestäms av IRS att ansvara för att samla in, redovisa eller betala över dessa skatter, och som försiktigt handlat om att inte göra det . "

Hur man undviker IRS-meddelande för sena löneskatter

Det enklaste sättet att undvika att IRS kontaktar dig om missade löneskattbetalningar är att göra betalningar i tid.

Om du är osäker på vad som är förfallet och när , här är några tidslinjer:

• När du måste göra löneavgiften beror på storleken på din löneavgift. Mindre företag med färre anställda gör månatliga inlåning, medan större arbetsgivare måste göra inlåning på en halv vecka.
• Arbetslöshetsskatter (ingår också i detta initiativ) måste betalas kvartalsvis, för varje kvartal där du har $ 500 eller mer i arbetslöshetsskatt som ska betalas.

Om du gör din egen löneavgift, använder du bokföring och löneprogram, kontrollera att din programvara kan meddela dig när dessa skatter beror på. Du kan också ställa in din egen löneskattskalender för att du inte missar en betalning.

Om du har din löneskatt som görs via en lönestjänst , var noga med att din tjänst gör betalningar i rätt tid eller varnar dig för att göra dessa betalningar. Även om tjänsten gör beräkningarna och eventuellt skickar ut betalningarna är du som affärsägare slutligen ansvarig för denna uppgift.

Mer information Från IRS

• Federal Deposits och varför de är viktiga
• Förstå sysselsättningsskatter