När en revisor eller inspektör kommer till ditt företag

Alla i företaget vet om IRS-granskningar, men ditt företag kan inspekteras eller granskas av lokala, statliga och federala organ och avdelningar för en mängd frågor:

• Lokala myndigheter , för brandinspektioner, byggkoder, hälso- och säkerhetsfrågor och eventuella överträdelser av amerikanerna med funktionshinder (ADA)
• Statliga myndigheter , för moms, företagsregistrering och sysselsättningsproblem
• Federal agencies, > inklusive OSHA, ADA, avdelningen för löne och timme och invandring / tull (ICE).

Här är en lista över statliga och federala byråer som kan granska eller inspektera din verksamhet.

Typer av revisioner och inspektioner

Vissa myndigheter behöver

• inspektera ditt företag när det öppnas. Dessa är typiskt lokala företag som hälsoavdelningen eller byggnadsavdelningen. Några byråer
• inspekterar regelbundet . Lokala brand- och hälsoinspektörer kommer vanligtvis på ett roterande schema. Vissa organ kan
• komma till ditt företag oanmälda utan anledning . OSHA är ett av dessa organ. Vissa organ kommer
• som svar på ett klagomål från en anställd eller kund eller annan person. Invandrare inspektörer, ADA inspektörer och OSHA inspektörer svarar på klagomål från en anställd eller kund. IRS-revisorer eller statliga löneskattrevisorer kan komma till följd av ett klagomål från en oberoende entreprenör.

Förberedas före en revision eller inspektion

Gör tid för att förbereda sig för eventuella revisioner eller inspektioner:

Skapa en lista över möjliga byråer

• som kan inspektera ditt specifika företag. Inkludera byråer som kan dyka upp på grund av företagets specifika karaktär. Till exempel kan livsmedelsbaserade företag ha en hälsokontrollör. Känn dina rättigheter
• för varje typ av inspektion. Kan du be inspektören att återvända senare när det är bekvämare för dig? Har du rätt att följa inspektören eller revisorn? Säg ner med din advokat
• och diskutera dina rättigheter och ansvarsområden under dessa revisioner och inspektioner. Ange procedurer
• för att du och din personal ska följa när en inspektör eller revisor dyker upp, och träna din personal i vad du ska göra. Det kan vara en bra idé att sätta dessa processer i en anteckningsbok någonstans.

Bestäm vem som ska bli underrättad

• när en inspektör anländer. Vad ska din personal göra om du inte är tillgänglig? Vem är nästa ansvarig? Skulle din advokat bli underrättad och när? Kontrollera dina företagsrekord
• som gäller denna inspektion för att se till att de är korrekta, fullständiga och i enlighet med lagen. Exempelvis vill en federal eller statslön och timmeinspektör se tidskrifter eller andra tidskriftsregister. Nummer en sak att göra under en inspektion eller revision:

Var artig och hjälpsam. Din inställning ska vara, "Vi vill lyda leken och göra rätt. Hjälp oss att veta vad det är." Om det finns problem vill vi rätta till dem. "

Verifiera inspektörens identitet

• och se till att inspektören har rätt pappersarbete, inklusive en garanti, om det behövs. Fake inspektörer visar sig ibland försöka skrämma arbetsgivare till att skicka in inspektioner, sedan betala böter eller påföljder eller köpa efterlevnadspaket. Då,
• lägg din plan på plats. T
• ake-bilder, eller behåll en logg av inspektionen eller revisionen. Följ inspektören eller fråga om du kan sitta i revisionen. Frivillig inte något
• . Om du ställs en fråga, svara den. Lägg inte till något på ditt svar. Efter avslutad revision eller inspektion,
• be om en översyn. De flesta inspektörer eller revisorer kommer inte att åta sig någonting specifikt, men de borde ge dig en allmän uppfattning om huruvida det fanns överträdelser och vad man kan förvänta sig nästa. Efter en revision eller inspektion

Om överträdelser har påstås av inspektören, kan du ha rätt till

överklagande. Hur detta steg hanteras beror på det specifika organet. Som en uppföljning bör varje myndighet ge dig en skriftlig registrering av överträdelser, huruvida dessa är korrigerbara och hur, och vilka böter och påföljder som åläggs. Vid denna tidpunkt kommer du förmodligen att kontakta din advokat för att diskutera ett svar.

Om inga överträdelser kommer från inspektionen, diskutera med dina anställda vad som gick bra, vad du hörde eller såg, och vad du kan lära dig att göra bättre nästa gång.

För nästan alla företag kommer det att finnas en nästa gång.