Hur man skriver ett företagsfall till ditt projekt

Ett affärsmässigt är ett dokument som säkerställer investeringen både när det gäller tid och pengar för ditt projekt. Du använder en affärssak för att övertyga alla andra om att du har en bra idé och att det är en förnuftig sak att göra. Därför är det viktigt att du skriver ett bra, övertygande affärssak. Om du inte kan få ditt meddelande i det här dokumentet riskerar du att förlora engagemang från dina chefer - om du redan hade det.

Vad ska man göra i ett affärsfall

En affärssituation består av information som hjälper den som fattar beslutet om huruvida arbetet ska gå vidare. Det ska svara på alla sina frågor och ge dem den information de behöver för att fatta beslutet.

Traditionellt har affärssaker varit fulla av finansiell information, och det är fortfarande relevant i många fall, särskilt när du letar efter en stor del pengar för investeringar i ditt projekt.

Affärssaker bör innehålla:

• En sammanfattning: det här hjälper läsare som har bråttom.
• Bakgrunden eller affärsföraren för att göra projektet.
• En översikt över vilket problem projektet kommer att lösa
• En bedömning av de alternativ som beaktas (inklusive vad som skulle hända om du inte gjorde någonting)
• Din rekommenderade lösning
• Fördelarna med att göra projektet
• Hur du vet om det har blivit framgångsrikt, och vilken framgång som ser ut för det här arbetet
• En översikt av vad det skulle ta för att få den rekommenderade lösningen igång, till exempel en plan på hög nivå, hur du spårar ditt projekt och en översikt över budgeten.

Pengarsektionerna

De flesta chefer vill se något om hur mycket det kostar för att implementera din lösning. Ditt företagsfall bör innehålla tillräckligt med information för att fatta beslut om huruvida projektet är värt investeringen.

Kom ihåg att inkludera:

• Hur mycket kostar det att göra projektet
• Kostnaden för att inte göra projektet: i. e. de pengar som skulle gå förlorade genom att inte utnyttja denna nya möjlighet eller genom att fortsätta arbeta på föråldrade sätt.
• Kostnaden för eventuella resurser som krävs, även om du inte behöver betala för interna anställda.

De ekonomiska delarna i ditt företagsfall bör också innehålla något om avkastningen på investeringar du kan förvänta dig. Här får du reda på hur många extra försäljningar du kan förvänta dig eller vilka effektivitetsåtgärder du förutspår. Var inte alltför optimistisk eftersom det inte hjälper någon. I stället vara realistiska och ärliga om vad du tycker att projektet kommer att återvända för ditt företag.

Andra element som ska inkludera

Inte allt som ska göras med projekt kan mätas i pengar. Du kan också se fördelar från dina projekt som relaterar till kvalitet, förbättringar i personalens moral, ökade kundnöjdhetspoäng eller något annat som är svårt att jämföra tillbaka till pengar.Det är okej. Inkludera alla dessa i fördelavsnittet i ditt företagsfall. Om du kan spåra dem på andra sätt, till exempel genom personalundersökningar eller ökade lojalitetsåtgärder, notera då hur du ska bedöma om projektet har blivit en framgång.

Förfina när du går

Din affärsresa är ett dokument som presenteras för projektbrädet eller en annan beslutsfattande grupp, men det är inte sista gången du ser det.

Du bör uppdatera affärssaken när du går igenom projektet. När du kommer längre fram genom projektets livscykel kan du bedöma om du är på rätt spår för att leverera det som anges i affärssaken. Du kan ringa om du kommer att slå dina finansiella mål eller inte.

Om inte, granska om projektet fortfarande är genomförbart.

Affärssaken bör vara ett användbart arbetsdokument för en projektledare, eftersom det förklarar exakt vad som ska hända och varför. Det ger också ett användbart riktmärke för att se tillbaka på, så gör det så omfattande och övertygande som möjligt.