Hur man svarar Medarbetarfrågor - Mötenstips och strategier

Affärsmöten kan köras oändligt om du öppnar golvet för att ta medarbetarfrågor om du inte etablerar parametrar från början och behåller kontrollen över golvet. Uttrycket "det finns en i varje folkmassa" gäller bra i samband med affärsmöten eftersom missnöjda medarbetare ofta är mer villiga att tala upp i gruppinställningar. Allt som krävs är en negativ kommentar eller fråga för att få andra att börja chiming in i överenskommelse.

Men det omvända kan också vara sant: starta en positiv konversation och bjuda in andra att gå med och resultatet kan vara en produktiv träff med alla som går och känner att mötet var värt deras tid.

En av de största klagomålen om affärsmöten är att de ofta är onödiga och slösar bort värdefull arbetstid. Var noga med att du tydligt anger syftet med ditt möte, bestäm i förväg hur länge du kommer att ägna dig åt mötet (samt eventuella öppna diskussioner) och håll sedan fast vid mötesämnena och den planerade varaktigheten. Du kanske också vill göra möten mer intressanta med ett möteisbrytare eller uppvärmningsaktivitet.

Här är strategier för att hantera medarbetare som ställer frågor under möten som du inte vill svara direkt, eller att du inte vill adressera någon gång under ett möte.

När man ska agera en fråga omedelbart

Om en fråga är aktuell och på uppdrag och du känner att den ska lösas, svara det omedelbart - men kortfattat - och följ sedan upp med att du kommer att ta fler frågor i slutet av mötet om du har tid.

Stötta ditt uttalande om att du fortsätter med kroppsspråk. Titta på dina anteckningar eller vänd dig inför en whiteboard, etc. Genom att bryta ögonkontakt, visar du att du fortsätter. Om du tittar på publiken (speciellt med upphöjda ögonbryn) kan du skicka en signal du lämnar en öppning för fler frågor.

Om publiken är negativ eller fientlig, bekräfta deras oro men bara indirekt. Ta en stund för att förklara dig förstå och dela sina bekymmer, men om du kommer för långt borta kommer inget att uppnås. Föreslå att folk skriver ner sina frågor för senare, eller ordnar att träffa dig privat där du kan diskutera sina problem mer i detalj.

Att svara på en enda fråga är till nytta eftersom den:

• Tillåt en mötesinnehavare att ta itu med något som de kanske inte har tänkt på;
• Den skickar ett meddelande som du lyssnar på publiken;
• Genom att bara ta en fråga skickar du även meddelandet att du fortfarande har kontroll över mötet, men bryr dig om vad deltagarna tänker.

Så här stämmer du frågan om en fråga

Om frågan som ställs kommer att behandlas senare i mötet, säg: "Det är en bra fråga och en som vi kommer att ta itu med inom kort."

Om frågan som ställs är ämne och kommer inte att behandlas i mötet, ge en uppsättning specifika instruktioner för upplösning. Om du helt enkelt vägrar att svara på en fråga eller ge dom, "det är inte syftet med det här mötet", kan du sluta skicka fel budskap till dina anställda: ledningen bryr sig inte.

Ett annat sätt att skjuta upp frågor som inte kommer att diskuteras i mötet är att be personen att träffa dig (eller annan lämplig ledamot) privat för att diskutera sina problem mer i detalj.

Du kanske till och med föreslår (om det är lämpligt) att frågan är tillräckligt viktig för att motivera att vi behandlas i ett separat möte i framtiden.

Fråga en fråga är till hjälp eftersom:

• I en ledig arbetsmiljö kan medarbetarna känna sig fria att prata och kan ta kontroll över ett möte.
• De flesta arg eller missnöjda medarbetare vill höras mer än någonting annat. Att ge dem ett ljudkort i rätt tid och inställning kan hjälpa till att undvika små problem från att bli större problem. och
• Anställda behöver och svarar på bra ledarskap. Om ledningen upprätthåller kontrollen på ett rättvist och balanserat sätt, skickar det meddelandet till anställda som ledningen lyssnar, men måste ställa in lämpliga gränser.