Hur man svarar på en referenskontrollförfrågan

Det kan vara svårt att svara på en begäran om referenskontroll. Rädsla för repressalier och rättegångar hindrar många arbetsgivare från att reagera alls. Dessa rekommendationer hjälper dig att svara rimligt för att hänvisa till kontrollförfrågningar samtidigt som du skyddar dina företags legitima intressen och dina nuvarande anställda.

Först följer du ditt företags etablerade policy. Många företag begär att chefer skickar skriftliga referensförfrågningar till Human Resources.

Om chefernas referens är positiv kan du dock godkänna att chefen ger en verbal referens direkt till en arbetsgivare.

Allt som skickas i skriftligt format borde komma från Human Resources, eller HR-anställda bör granska svaret för konsekvens och skydda företagets bästa. Ett vanligt referenskontrollformat ber om den tidigare anställdes:

• anställningsbeteckning, och ibland anger arbetsansvar,
• slutlön,
• anställningsdatum och
• en checklista som ber den tidigare arbetsgivaren att rangordna sådana egenskaper som "teamwork "och" pålitlighet ".

Detta pappersarbete är bäst överlåtet till personalresurser - åtminstone be HR-personalen att granska alla skriftliga svar du kanske tänker skicka. Jag rekommenderar inte att du besvarar frågor som ber dig att numeriskt betygsätta en tidigare anställd om någon aspekt av deras arbete eller arbetsegenskaper. Numeriska betyg är inte jämförbara med utgångspunkt i någon delad betydelse av definitionen av termen, inte heller meningen med siffrorna i en numerisk skala som definieras på dessa former.

Andra, Kontrollera att den tidigare anställdes underskrift, som godkänner referenskontrollen , finns på det pappersarbete som skickats av det ansökande företaget. Utan den tidigare anställdes underskrift bör ingen information lämnas.

Svara på en referenskontrollbegäran med en positiv referens

Om chefen kan, med få reservationer, rekommendera den tidigare medarbetaren, i samråd med HR-personal, kan chefen returnera samtalet från den frågande arbetsgivaren.

När du svarar på ett telefonsamtal, ska chefen se till att arbetstagarens underskrift som godkänner referenskontrollen är tillgänglig hos Human Resources innan du ringer tillbaka telefonsamtalet.

När en tidigare anställd var en bra anställd och lämnade ditt företag på goda villkor (kanske en make flyttade och avståndet inte kunde kommutas), vill du ge den tidigare medarbetaren hjälp för att hitta en ny position.

Eller kanske du har använts som referens av en anställd som rapporterade till dig på en gång, men inte senast. Om du har positiva kommentarer om arbetstagaren kan du svara på den potentiella arbetsgivaren med de positiva kommentarer du kan bidra med.

Beakta endast de frågor som du är bekväma att svara på om du får ett telefonsamtal eller ett dokument med begäran om referens. En chef ska bara tala med de anställdas kompetensområden och erfarenheter om vilka han har direktkunskap. Det finns flera frågor som en chef inte ska svara på:

• Exempel Fråga: Förutse om din tidigare anställd kommer att lyckas i den position som de övervägas. (Har du en kristallkula, någon?)
  Bra svar: När arbetstagaren arbetade för mig, i hennes ställning med mitt företag, var hon en stark bidragsgivare vars arbete uppskattades.
• Exempel Fråga: Vad var arbetstagarens svagheter?
  Bra svar: Hon hade inga svagheter som var värda att nämna som påverkade hennes förmåga att utföra sitt jobb kapabelt när hon arbetade för mig.
• Exempel Fråga: Varför lämnade arbetstagaren den position som hon rapporterade till dig?
  Bra svar: Hon sökte ökat ansvar och utreder sin kunskap om vårt företag och produkter.

Det här är de typer av referenskontrollfrågor som en potentiell arbetsgivare kommer att fråga om du returnerar ett referenssamtal telefonsamtal.

Svara på en referenskontrollbegäran: Inte positiv

Om arbetstagaren lämnade ditt företag under ett moln, om arbetstagaren var dålig passform för sitt jobb, rekommenderar jag en icke-bidragande anställd av andra orsaker eller omanagliga, jag rekommenderar Du hänvisar samtalet eller formuläret till personalpersonal för ett vanligt svar.

Ibland omger ovanliga omständigheter en anställd som lämnar ditt företag. Kanske en anställd tittade på pornografi på sin dator - ja, han bad mig att vara hans referens. En annan tidigare anställd kan ha hotat våld eller begått en våldsam handling när du anställde ditt företag.

Medan dessa tidigare anställda sällan kommer att lista ditt företag som referens, var förberedda. Dessa samtal ska skickas till HR-personal för standardresponsen.

Det finns dock ett tillvägagångssätt här. Jag rekommenderar att du pratar med din advokat innan du svarar på någon referenskontroll om en potentiellt våldsam anställd. Om du misslyckas med att avslöja våldsbeteende hos en potentiell arbetsgivare och den tidigare anställda begår en våldsam handling när du är anställd av den nya arbetsgivaren, kan ditt företag vara ansvarigt för att inte avslöja denna information. Så kolla med din advokat i några ovanliga omständigheter.

När en tidigare anställd ber om ett generellt referensbrev

rekommenderar jag inte att ge tidigare anställda en generell referensbrev. När ett dokument finns, lever det för alltid. Jag har haft potentiella anställda ge mig kopior av brev som var 10 och 20 år omoderna, ibland knappt läsbara från flera fotokopier.

Efter en viss tid passerar - du har ingen aning om vilken typ av anställd din tidigare anställd har blivit - om inte han eller hon är det sällsynta undantaget som håller kontakten. Och du vet aldrig hur ditt brev kommer att användas eller hur dina ord kommer att tolkas. Anta en policy som säger att chefer aldrig ska ge skriftliga, generiska referensbrev.

Informera den tidigare medarbetaren om att ditt företag kommer att gärna ge anställningsbekräftelse från Human Resources till specifika arbetsgivare som frågar direkt.

Slutliga tankar på att svara på en begäran om referenskontroll

Få anställda satte ett mål att misslyckas på jobbet. Ändå misslyckas medarbetarna och företag och anställda gör på olika sätt. Kom ihåg när du blir ombedd att varje tidigare anställd förtjänar möjligheten att börja om.

Kanske var den tidigare medarbetaren missnöjd till den position han höll hos ditt företag. Din företags kultur kan ha varit en fullständig felaktig matchning med arbetstagarens behov. Arbetstagaren kan ha haft en annan vision för kraven i sitt jobb än hos sin chef. Kanske var hans personliga liv unraveling under hans tjänstgöring med ditt firma.

Du vet aldrig alla detaljer och anledningar till varför en anställd misslyckas eller fortsätter. Det är enkelt med den högpresterande medarbetaren att du ångrar att du förlorar till ett bättre jobb, en familjeförflyttning eller en drömmöjlighet. Det är svårare med marginalisten.

Var ärlig eller ge minimal information. Gör inte kristallboll förutsägelser för framgång eller ge numeriska betyg och rankningar för odefinierade termer. Om det behövs, ge den minsta informationen som beskriver den tidigare medarbetarens prestanda. När det är möjligt, ge arbetstagaren en paus och prata med den potentiella arbetsgivaren.

De sista siffrorna jag såg om referenskontroll visade att arbetsgivare tar referenskontroll mycket seriöst idag. Över 90% av arbetsgivarna kontrollerar referenser. När det är möjligt, ge dina tidigare anställda en paus - när du kan göra det så samvetsgrant.