Hur man minskar byggtryckskostnader

Om du är på ditt kontor just nu, sluta vad du gör och ta en titt. Titta särskilt på ditt skrivbord. Tänk nu på vad du ser. Finns det en stor hög med papper på ett hörn - viktiga papper som fakturor, kontrakt och projektuppdateringar?

Innan du blir defensiv; vi får det hela "organiserade kaos" -konceptet som du sannolikt har kommit på med ditt skrivbord. Alla dessa papper - LEED-blanketterna, RFD-erna, applikationerna och mer - har en plats där de hör hemma.

Alla måste hanteras innan de lämnas in. Vissa måste vara signerade, andra måste skannas in, andra måste ändå bearbetas och skickas ut till dina kunder.

Så låt oss bara skära till jakten: Om ditt kontor är en röra, orsakar det problem. Den goda nyheten är: Det finns hopp för dig ännu.

Lösningar för "Document Overload"

Om något vi har tagit upp hittills gäller dig, oroa dig inte. Du är i gott företag. Det här är vanliga problem bland byggnadschefer. Lyckligtvis finns det bygghanteringsprogramvara tillgängligt för dig som gör ett utmärkt jobb att lösa de allra flesta av dem.

Bra bygghanteringssystem har ett stort antal alternativ för dokumenthantering, och dessa lösningar tjänar ett antal användbara ändamål. De kan hjälpa dig att hitta formulär och dokument snabbt och enkelt, vilket minskar hur mycket tid du spenderar fyller ut (läs: "hitta") alla dina pappersarbete.

Den tid du sparar kan användas för att öka din synlighet med kunder och fokusera på den faktiska produktiva delen av ditt jobb.

Det är dags att bli organiserade

Det viktigaste inslaget i dokumenthanteringsprogrammet är möjligheten att hålla dina viktiga filer organiserade. Det eliminerar behovet av att kväva genom stora arkivskåp eller högar av papper på skrivbordet.

Du pluggar enkelt det dokument du söker efter i programvarans sökmotor, och det visas nästan omedelbart.

Programvaran kan också hjälpa dig att ladda upp befintliga filer, så att du enkelt kan skilja mellan tidigare filer som fysiskt sitter i ett arkivskåp och de som redan lagts in i ditt mjukvarusystem. Med många applikationer kan du också få tillgång till dokument via molnlagring, vilket ger dig tillgång till dina filer på språng. Cloud-based konstruktion dokumenthantering är ett smart val med tanke på dess förmåga att hjälpa dig att bearbeta pappersarbete snabbare och med större effektivitet.

Två mjukvarulösningar som gör det här är Viewpoint och Aconex. Båda är byggda på söksystem som liknar Googles algoritm, vilket gör sökprocessen blixten snabb. Synpunkter sätter sig ifrån varandra med tillägget att kunna söka och indexera e-postmeddelanden via Outlook som också är kopplade till Vista.

Överlägsen samarbetsalternativ

Konstruktionsdokumenthanteringsprogrammet gör det lättare att arbeta med ditt team. Konstruktionsverktyget från Procore gör till exempel att chefer släpper ut behörigheter av användaren. Det lagrar tidigare versioner av dina filer men har också skyddsåtgärder som konsekvent delar samma utkast till filer så att användarna inte gör misstaget att redigera de felaktiga versionerna.

Det fungerar ännu bättre med de flesta stora mobila och stationära plattformar, vilket är bra nyheter för företag som använder iPads och andra tabletter som en del av deras hanteringssystem.

Ekonomiska lösningar

De sätt på vilket bra dokumenthanteringsprogramvara kan spara pengar för ditt företag är gott. De mer uppenbara är den drastiska minskningen av behovet av leveranser som toner, papper, fotokopiering och fysiska arkiveringsenheter. Ännu mer än det kan det spara flera tusen dollar per år i arbetskraftskostnader. I den låga delen rapporterar många företag - inte bara konstruktion - att spara tusentals dollar utan att behöva spendera tid på arkiveringsuppgifter.

Dokumenthanteringsprogramvara sparar också tid (och slutligen pengar) som söker efter förlorade dokument. Det uppskattas att rekrytering av felaktiga eller felplacerade dokument kan kosta så mycket som 250 dollar vardera.

Hur många gånger har du krypterat för att hitta borttappade dokument just nu i år?

Bottom Line

Konstruktionsdokumenthanteringsprogrammet ger dig ett effektivt sätt att spara pengar och tid för din verksamhet. Om du inte har provat det är det dags att ta det första steget och kolla in några av de resurser som listas ovan.