Hur man minskar arbetsgivarens ansvar vid semesterpartier

Det ökade erkännandet att alkoholkonsumtion vid organisations sponsrade händelser skapar betydande juridiskt ansvar har haft en inverkan på den traditionella institutionen, företagsfirandet - men denna inverkan är inte nödvändigtvis genomgripande eller svår.

I en omfattande 2015-undersökning av arbetsgivare fann Society for Human Resource Management (SHRM) att en majoritet av organisationer (59 procent) planerade att betjäna alkohol på sin semester eller i slutet av året.

Det var bara hälften av dessa arbetsgivare (47 procent) som sa att de skulle försöka reglera alkoholkonsumtionen genom metoder som:

ger dryckbiljetter eller en dryck (71 procent av respondenterna i detta kategori),

• som endast serverar vissa typer av alkohol (25 procent),
• med en kontantfält (18 procent) eller
• annan (11 procent).

Vidare fann SHRM 2015-undersökningen att året runt, en tredjedel av organisationerna (33 procent) har antingen en formell eller informell policy som tillåter att dricka alkohol vid arbetsrelaterade händelser. (Varje anställd måste bestämma om man dricker alkohol vid företagshändelser är det för dem.)

Företagschema och planera semestrar med de bästa avsikterna, att belöna sina anställda, öka moralen och uppmuntra laganda. Men dessa sammankomster, särskilt när alkohol serveras, kan bli en miljö för oönskade sexuella framsteg och eventuellt olagligt anställningsbeteende om arbetsgivaren inte är försiktig.

Det är speciellt fallet när semestern hålls på ett offsite-läge (vilket enligt SHRM 2015-undersökningen är fallet i nästan 67 procent av sådana funktioner). I en social miljö utanför arbetsplatsen kan en anställd vars inhibering sänks av alkoholkonsumtion, engagera sig i beteende som han eller hon aldrig skulle överväga att göra på jobbet.

Arbetsgivarnas oro sträcker sig från trakasserier till dödsfall från anställda

Festerna sätter ofta mer än bara berusade höga skämt. Att vara glada kan ibland innebära att korsningen sträcker sig, allt från att förolämpa en medarbetare för att bryta mot lagen. Dessutom, i dagens realtids sociala mediemiljö, kan drunknade shenanigans på en semesterfest snabbt skickas online för att hela världen ska se.

De två första åtgärder som en arbetsgivare behöver ta innan semestern fyller på påminner om att respekt och professionalism gäller inte bara på arbetstid utan även på företags sponsrade evenemang som kontorspartier. För det andra måste arbetsgivarna upprätta sociala medier som förbjuder medarbetare att skicka fotografier eller video utan förvaltningstillstånd i sociala medier.

Det här är två bra första steg, men mycket mer behöver göras för att hantera de allvarligare juridiska frågorna.

Anställda är skyddade mot sexuella trakasserier och diskriminering enligt avdelning VII i Civil Rights Act av 1964, som omfattar arbetsgivare med 15 eller fler anställda (inklusive regelbundna deltidsanställda). Avdelning VII ger två krav på uppförande att utlösa potentiellt ansvar för olaglig trakasserier:

Uppförandet måste vara ovälkommen; och

• Uppförandet måste vara tillräckligt allvarligt
• eller genomgripande. Det behöver inte vara båda. Uppförande är inte olagligt, bara för att det är olämpligt eller att en kollega känner sig obekväma. Men även en enda extremt allvarlig händelse av trakasserier kan vara tillräcklig för att utgöra en överträdelse i avdelning VII, särskilt om trakasserierna är fysiska.

Så, om en händelse vid kontorspartiet följer tidigare förseelser, kan det utgöra de bevis som är nödvändiga för att nå tröskeln "svår" eller "genomgripande", som ligger till grund för en avdelning VII-ansökan.

Ett annat stort juridiskt ansvar skapas av full körning efter en arbetsgivare-sponsrad semesterfest. I ett domstolsavgörande från 2013 som mottog en väsentlig publicitet, reverserade en appellationsdomstol i Kalifornien rättegångsdomstolens samtycke till arbetsgivaren.

De fann att en anställd som konsumerade alkohol vid en företags sponsrad händelse och efter att ha lämnat slog en annan bil och dödade förarens ansvar för arbetsgivaren.

"Det är irrelevant att förutsebara effekter av arbetstagarens försumliga beteende (här bilolyckan) inträffade vid en tidpunkt då arbetstagaren inte längre handlade inom ramen för hans eller hennes anställning," domstolen bestämde.

Proaktiva steg att överväga vid semesterpartiet

Med tanke på sådana juridiska risker bör försiktiga arbetsgivare vidta de sex ytterligare proaktiva åtgärderna för att minska sina rättstvistsansvar. Viktiga exempel på åtgärder som rekommenderas för arbetsgivare att överväga är:

Inför en omfattande, skriftlig anti-trakasserier, som tydligt anges i arbetstagarhandböckerna och publicera den politiken före semestern.

• Skicka ett anteckning om att påminna medarbetarna att de ska ansvara på festen, tydligt uttrycka en brist på tolerans för olämpligt beteende, inklusive drunkhet.
• Förfölja klädkodens arbetsplats vid festen för att undvika olämpliga eller suggestiva kläder och låt de anställda känna till dina förväntningar i förväg.
• Gör deltagande på frivillig festen och föreslå inte att närvaro kommer att gynna en persons ställning inom företaget.
• Om alkohol serveras, ställ in en förhandsmätning i förväg genom interoffice-memorandum, e-postmeddelanden, möten, inlägg i lönecheckar eller annan kommunikation och betona att överdriven alkoholkonsumtion inte tolereras.
• Begränsa antalet drycker eller hur lång tid alkoholen ska serveras och ge väsentliga alkoholfria alternativ. Servera mycket mat och se till att alkoholkonsumtion inte är fokus för evenemanget.
• Sådana steg är inte en garanti mot semesterpartiproblem, särskilt om beslut fattas om att betjäna alkohol.Men de kan vara en arbetsgivares grund för ett effektivt försvar mot ansvar om problem skulle uppstå.