Hur man skyddar företagets digitala tillgångar

Det är det 21: a århundradet, och allt är digitalt, det vill säga online. I ditt företag har du digitala tillgångar som du kanske inte har tänkt på. Dessa tillgångar, som alla dina tillgångar, är värdefulla och bör skyddas.

Vad är digitala tillgångar?

Ditt företag har tillgångar - saker av värde. Dessa tillgångar inkluderar allt från kontanter och kundfordringar via affärsutrustning och fordon till mark och byggnader.

Din revisor har antagligen inkluderat kostnaden och nuvärdet på dina tillgångar i din balansräkning, men kanske glömde de digitala tillgångarna.

Digitala tillgångar är tillgångar som finns online. Några av dina digitala tillgångar kan finnas på dina egna servrar eller de kan vara "i molnet". Digitala tillgångar inkluderar:

• Företagsfoton som du har skapat. De kan vara foton av ditt företag eller affärsprocesser. Dessa är tillgångar eftersom de kunde säljas.
• Företagswebbplatser eller bloggar . Innehållet har värde, och "utseendet" på webbplatsen kan vara värdefullt om varumärkesinnehållet.
• Affärsprocesser (på kalkylblad, till exempel) som dina anställda har utvecklat och som kan dupliceras och säljas.
• Apps som ditt företag har skapat, antingen att sälja eller för eget bruk.
• Email kontaktlistor och kund- eller kundlistor , inklusive nyhetsbrevlistor, har värde eftersom de kan säljas.
• Prenumerationer till online tidskrifter har värde för abonnemangstiden.

• Immateriell äganderätt -kopierat material, varumärken eller servicemärken (t.ex. företagets logotyp), patent. Dessa tillgångar kan existera i pappersform, men oftast är de bara digitala.
• Produkter i en onlinebutik , som ingår i din affärsinventering. De borde vara under din kontroll, även om de lagras på nätet. Om du är en Amazon-säljare, kan produkterna vara i lageret, men du får försäljningen.

Varför är digitala tillgångar viktiga?

Liksom alla värdefulla saker som ägs av ditt företag, är digitala tillgångar till stor nytta för ditt företag.

• Du kan hävda utgifterna i samband med köp och användning av tillgångar på din företagsbeskattningsavgift. Kostnaden för kortfristiga tillgångar (till exempel leveranser) kan omedelbart tas ut som kostnad, medan kostnaden för långfristiga tillgångar (de som varar minst ett år) kan kostnadsföras över tiden (antingen genom avskrivningar).
• Du kan sälja många av dessa tillgångar eller licensiera dem medan du fortfarande äger dem.
• Tillgångar är värdefulla för investerare eller någon som köper ditt företag . Det belopp som någon kan betala för att köpa ditt företag beror till stor del på värdet av affärstillgångarna.
• Vissa digitala tillgångar, som listor över kunder eller listor av abonnenter på nyhetsbrev, är särskilt användbara för att skapa goodwill. Värdet av goodwill från ett bokförings- och värderingsperspektiv är baserat på dessa listor.
• Skydda bokföring och anställningsrekord på nätet innebär att de är tillgängliga för revisioner. Om du inte har bokföringsregister betyder det att du kanske inte kan bevisa kostnadsavdrag. Att inte ha anställningsrekord kan innebära att du är i riskzonen för böter och påföljder.

Var börjar jag skydda mina digitala tillgångar?

Hitta och lista. Börja med att göra en omfattande lista över alla dessa tillgångar.

Använd listan ovan som utgångspunkt, men var kreativ. Tänk på allt som du har online eller på din företags server som kan vara värdefullt. Du letar efter saker som är proprietära (som ditt företag äger), saker som ingen annan har och kanske vill köpa - eller ta. Tänk på dessa digitala tillgångar som möjliga föremål till salu. Vilket skulle du vilja eller överväga värdefullt om du köpte det här företaget?

Skapa ägarskap och värde. Titta på de digitala tillgångarna du har listat. Vem äger dem? Innan du kan skydda dessa tillgångar måste ett specifikt ägande etableras. Kan du till exempel bevisa att ditt företag äger e-post eller e-postlistor? Kolla med en advokat för att skriva upp policies som skapar ägande.

Även om det kan vara svårt att ställa in ett specifikt värde för några av dina företags digitala tillgångar, är det en bra idé att känna till det värdet tidigare snarare än senare.

Ja, värdet av dessa digitala tillgångar kan fortsätta att ändras, eftersom du lägger till kunder i din lista eller sidor på din webbplats eller gör uppdateringar till processer, men ett grundvärde kan ställas in genom värdering. Hitta en företagsbedömare som kan ge dig en uppskattning nu. Det är mycket lättare att värdera något som existerar i stället för något som har stulits eller förstörts av en katastrof som en flod eller eld.

Om du har produkter som du säljer via en online-säljare som Amazon eller eBay, läs avtalet för att du ska behålla ägandet.

Skapa skyddsåtgärder. Skydda dina digitala tillgångar genom avtal med dem som kan stjäla dem. Överväg att ha anställda, kunder och konsulter tecknar avtal om uppsägning. Dessa avtal påpekar andra att stöld av digitala tillgångar kan leda till rättsliga åtgärder.

Registrera ditt ägande. Många digitala tillgångar kan registreras för att berätta om ditt ägarvärld. Företagsfoton, processer och innehåll på webbplatser och bloggar kan vara upphovsrättsskyddat. Digitala tillgångar som logotyper och mönster kan vara varumärkesberättigade. Och glöm inte patent för processer.

Plan för framtiden. Vad händer med ditt företags digitala tillgångar om något händer dig? Inkludera dina digitala tillgångar i ditt företags avtal. Till exempel måste digitala tillgångar som ägs av ett partnerskap redovisas i partnerskapsavtalet tillsammans med andra tillgångar.Om du har en liten ensam eller familjeverksamhet, inkludera dessa tillgångar i dina successionsplaner.

Backup! Det är viktigt att hitta ett backup-system för att skydda alla dina digitala tillgångar. Att ha en säkerhetskopia av en säkerhetskopia är inte galen; Lifewire föreslår ett dubbelt backup system, med flera externa hårddiskar. Du kanske också vill ha både en hårddiskbackup och online backup för att göra dubbel säkerhet.

Slutligen, upprätta protokoll för skydd av digitala tillgångar

Nu när du har konfigurerat ditt digitala kapitalförvaltningssystem, dokumentera det. Ställ in specifika pågående uppgifter för säkerhetskopieringar och tidslinjer för recensioner och uppdateringar.

Mycket av ditt företag är online; hålla det humming along nicely genom att skydda dessa online digitala tillgångar