Hur man förbereder ett företagsbehovsdokument

Ditt lilla företag är redo att expandera - eller sälja nya produkter - eller en rad olika ändringar. Och du letar efter en konsult eller en entreprenör för att hjälpa dig med detta projekt. En av de första sakerna du behöver göra är att förbereda ett företags kravdokument.

Låt oss ta ett exempel: Ett företag (vi kallar dem ZXYW LLC) har beslutat att lägga ut sina bokföringsfunktioner till ett gemensamt servicecenter i USA. De börjar en process för att hitta en plats, konfigurera tjänsterna och anställa och hantera anställda.

Det är ett komplicerat åtagande och det tar många månader att uppnå. De börjar med ett team som förbereder ett företagsbehovsdokument.

Vad är ett företagsbehovsdokument?

Syftet med ett företagsbehovsdokument är att ge en komplett bild av ett projekt eller en ny affärsplan, så alla är tydliga på vad som måste göras och när.

Ett företags kravdokument (BRD) kan övervägas i två faser. I projektets första fas är det ett dokument som beskriver alla krav på projektet, inklusive kostnader, detaljer om genomförande, projicerade fördelar, milstolpar och tidslinje för genomförandet.

I den andra fasen kan BRD faktiskt bli ett avtal mellan de två parterna och formellt fastställa kravet från det anställande företaget (ZXYW LLC i det här fallet) och entreprenören gör arbetet. Du får se mer om kontraktsspråket nedan.

Hur är ett företagsbehovsdokument annorlunda än en affärsplan?

Även om båda dokumenten kan innehålla samma typ av sektioner (t.ex. en sammanfattning) är avsikten annorlunda.

En affärsplan skapas för att styra ett nytt eller befintligt företag, men oftare är det avsikten att presentera för en långivare för finansiering av uppstart eller expansion.

Affärsplanen innehåller allmän information om företaget och dess planer och strategier för att kunna generera intäkter för att betala tillbaka lånet.

Bokslutet är en viktig del av affärsplanen, medan de finansiella dokumenten i BRD kan vara ganska annorlunda, med fokus på ett visst projekt.

Hur är ett företagsbehovsdokument som är annorlunda från en förfrågningsansökan?

Skillnaden mellan de två dokumenten är liten men viktig. Vanligtvis skapas en förfrågan på förslag (RFP) för att söka förslag från olika leverantörer. I exemplet ZYXW skickas en RFP till potentiella företag som tillhandahåller outsourcingtjänster för att begära bud.

En BRD är å andra sidan förberedd för en specifik leverantör eller joint venture-partner som redan har valts av det anställande företaget.BRD innehåller mer detaljer och mer specifikationer och tidsfrister som ska uppfyllas längs vägen och i slutet av projektet.

När en RFP skapas kommer den med en tidsfrist och krav för inlämning av bud. Buden utvärderas efter tidsfristen.

Vad ska inkluderas i ett företagsbehovsdokument?

På något sätt liknar ett företagsbehovsdokument liknande andra typer av företagsförslag. BRD bör innehålla:

1 . Ett sammanfattande uttalande , ibland kallad en sammanfattning, som beskriver projektkraven i allmänhet.

Sammanfattande uttalande skrivs vanligen efter att BRD är klar.

2. Projektets mål. Dessa mål bör vara i SMART-format; specifik, mätbar, uppnåelig, realistisk och tidsbunden.

3 . Bakgrunden och ett behovsdeklaration eller motivation för projektet. Detta är en viktig del av dokumentet, så lämna det inte ut. Att förklara varför projektet behövs är en viktig drivkraft för projektet, och framgången beror på hur väl det fyller behovet.

4. Projektets omfattning - Vad ska ingå och vad som inte ska ingå. I ZXYW-företagsexemplet ovan klargjorde företaget att räckvidden inte skulle innefatta att anställa toppledningen - dessa personer skulle tillhandahållas av företaget.

5. Bokslut. Bokslutet är avgörande för en övergripande bild av projektets effekt på bolagets balansräkning och intäkter över en viss tidsperiod.

Det är självklart hur företaget ska finansiera projektet viktigt att diskutera här också.

6. Funktionella krav och funktioner. Detta är platsen för att ge detaljer, inklusive diagram, organisationsscheman och tidslinjer.

7. Personalbehov. Vem behöver anlitas, och när. Vilka kategorier av anställda kommer att behövas och hur kommer de att betalas. Vem betalar dem och när. Eftersom ZXYW inrättar en folkbaserad anläggning är detta en viktig del av deras BRD.

8. Schema, tidslinje och deadlines. Faser av projektet bör beskrivas i det här avsnittet för att se till att alla parter förstår vad som krävs och när. I ZXYW-projektet var den första fasen valet av en webbplats, inklusive utforskning av flera potentiella städer.

9. Antaganden. Denna del av dokumentet är ofta förbisedd. Stavning av antaganden hjälper till att undvika problem senare. Till exempel, i kontraktet ovan, ville företaget hyra, inte köpa, kontorsutrymme.

10. Kostnad och fördel. En kostnads-nyttoanalys är en detaljerad lista över alla kostnader för projektet och besparingar från projektet bör inkluderas.

Vad gör ett företagsavtalskrav ett kontrakt?

Som nämnts ovan är BRD i förslaget ett förslag. Du kanske har märkt att något saknades från listan över sektioner ovan - betalning för utförda tjänster. Utan ett uttalande om betalningarna till entreprenören och tidpunkten för dessa betalningar finns inget kontrakt.

Innan de två parterna loggar ut på dokumentet måste standardavtalsspråk läggas till med hjälp av en advokat, inklusive

• Löften att betala och lovar att tillhandahålla tjänster
• Restriktiva förbund, för att förhindra entreprenören att ta företagets affärshemligheter eller dela dem med andra.
• Vad händer om en part inte uppfyller sina skyldigheter (det vill säga bryter mot kontraktet).
• Klausuler om försäkringar och ersättning (hållbarhet)
• Tvister och skiljeförfaranden
• Och självklart signaturer av lämpliga företag och entreprenör tjänstemän.