Tips för att leda en evenemangsplaneringsavdelning

På toppunktet för företagsevenemang är planeringen direktörens position. Denna person övervakar ofta arbetet med flera samordnare samtidigt som man ställer upp reglerna för praktiken för hela avdelningen. Det är inte ett lätt jobb, men det kan också belönas både från karriärperspektiv och ekonomiskt. I slutändan är nyckeln till att etablera sig som en effektiv direktör att leda med exempel.

Här är några av de områden där du måste visa erfarenhet och expertis …

Beslutsfattande

Det verkar som att varje aspekt av händelseplanering innebär ett val. Från mötesplatser och catering till leverantörer och inredning väljer planners att göra de bästa besluten för gruppen i god tid. Dessa val förstärks i en ledarroll eftersom hela avdelningen kommer att titta på dig för slutgiltigt godkännande. Även om det är viktigt att göra välgrundade val, måste du också välja en riktning snabbt för att hålla sakerna i rörelse.

Processhantering

Avdelningar med flera samordnare har en enorm mängd information som flyter genom dem varje dag. Detta inkluderar viktiga dokument som kontrakt, bankett händelser beställningar, fakturor och leverantör avtal. Det enda sättet att effektivt hantera all denna information är att ha en definierad process för gruppmedlemmar att följa. Utan en strukturerad regimen för att skicka in dokument och följa upp efter förfallna krav kommer din avdelning så småningom att se dagen när något viktigt slår igenom sprickorna.

Var specifik med hur du förväntar dig att information ska flöda genom ditt team, och försök att införliva granskningspoäng för att övervaka framstegen.

Direktpersonal

Det är nästan omöjligt att leda ett lag utan att förstå hur varje person bidrar till uppdraget. I evenemangsplaneringen sträcker sig laget ut till alla som deltar i byggandet av evenemanget.

När du tittar på det så kan listan bli ganska lång. Högst upp är evenemangskoordinatörerna och därifrån utgår hierarkin till att omfatta servrar, användare och säkerhetspersonal. En bra regissör förstår hur var och en av dessa positioner ska utföra. På det sättet, om problem uppstår, kan de ta itu med problemet direkt och styra människor i rätt riktning.

Minimera ineffektivitet

Tid är en kritisk resurs i händelseplanering, och målet för varje regissör bör vara att minimera tiden som blir bortkastad på obeslutsamhet och väntan. Detta kan vara lika enkelt som att identifiera ett bättre sätt att installera ett rum, eller så komplicerat som att omorganisera en avdelningens struktur. Målet att omorganisera en uppgift eller struktur bör vara att fastställa var tid går förlorad samtidigt som man ger en lösning för att göra det mer effektivt.Varje minut som glider bort kan inte återställas, så det är viktigt att ständigt analysera processer för att upptäcka områden för förbättring.

Främja lagarbete

Det krävs ett team av kvalificerade personer att genomföra en evenemangsplan, och i slutet av dagen är vi alla beroende av varandra för att få jobbet gjort. Goda team kopplar sig inte ihop av sig själva - de leds av tränarens erfarenhet och riktning.

I händelseplaneringen är coachen regissören, och prejudikatet för att dela ansvar börjar med dem. Det är direktören som måste se till att kundens behov kommuniceras ordentligt till andra avdelningar så att allt kommer samman på evenemangets golv. Ingen person ansvarar för framgång eller misslyckande av en händelse, och en bra regissör kommer att främja en atmosfär där varje person förstår deras samband med den större bilden.

Att leda en evenemangsplaneringsavdelning kräver en stor upplevelse, men all erfarenhet i världen är inte ett ersättare för äkta ledarskapskvaliteter. Du måste kunna styra anställda och analysera processer för att få ut det mesta av ditt lag. Om du vill bli en regissör är det här egenskaperna du vill utveckla för att bli övervägt för nästa möjlighet i din karriär.