10 Tips för att hjälpa dig att leda effektiva teammöten

Effektiva möten är intressanta, hög energi händelser där lagmedlemmar arbetar tillsammans för att fatta beslut eller lösa problem. Tyvärr verkar för många av de möten vi möter vara det motsatta. De värsta mötena tar tid till en krypa som lämnar alla mentalt och känslomässigt utmattad och mer än lite frustrerad. Skillnaden är hur mötena planeras och körs.

De bästa cheferna förstår vikten av dessa händelser, och de förstår att ett bra möte kräver planering och avsiktlig ansträngning.

Den här artikeln erbjuder tio tips som hjälper dig att dra nytta av denna värdefulla samarbetstid med ditt team.

10 tips för att stärka dina gruppmöten

Ha en positiv inställning till möten. Det är det enda viktigaste som en chef kan göra som ledare för att förbättra lagmöten. Jag är chockad över hur många chefer som är stolta att förklara deras motvilja mot möten. För att uppnå betydande resultat, lösa problem, fatta beslut, informera, inspirera, samarbeta och motivera, chefer behöver arbeta med människor. Det betyder ibland att dessa människor samlas i ett rum eller på ett konferenssamtal och pratar med dem. Hantering handlar inte om att sitta på kontoret med dörren stängd skicka e-post. Som ledare, försök att titta på möten som ledarens manifestation. Det är ledarskap visa tid, inte något att frukta som en resa till tandläkaren.
Kom ihåg att du äger mötet. Utdela inte dagordningens planering till en administrativ assistent eller annan lagmedlem.

Som ledare är det ditt möte. Det är ditt jobb att planera och driva mötet. För att ställa dig i rätt sinnesstämning, fråga och svara på följande fråga: "Efter det här mötet, vad vill jag att människor ska ha lärt sig, uppnått eller löst?"

Förbered alltid en agenda. Varje artikel som du någonsin kommer att läsa om effektiva möten på arbetsplatsen innehåller råd om hur du förbereder en agenda.

Ändå dyker vi upp till möten där det inte finns någon dagordning. Handlingen med att planera dagordningen hjälper dig att fokusera och identifiera prioriterade ämnen för mötet.
Be om inlämning på dagordningen. Även om det är chefsansvaret att utveckla agendan, kan medlemmarna bli inbjudna att bidra med agendaposter. Skicka ett samtal till idéer några dagar före mötet.
Spice it up! Lägg lite variation i formatet. Här är några saker du kan göra för att spice in dina lagmöten:

• Bjud in gästhögtalare
• Fira något
• Utför ett "läroplanbord" - få gruppmedlemmarna att gå och lära varandra något
• Titta på en Ted Talk som är relevant för mötesagendan
• Kör en lagbyggnadsaktivitet
• Ändra platser (överväg att ta mötet på plats)
• Ta med dig en rolig eller intressant mat
• Har en "singelagenda" "Möte
• Be om blixtsnabb uppdateringar
• Engagera laget i brainstorming
• Byta stolar; byt något för att bryta upp monotonen

Tillåt lite "vitt utrymme" för spontan kreativitet och engagemang .Kram inte så många saker på agendan som du kämpar för att slutföra det. I stället lämna ett rum i slutet för spontan diskussion. Om mötet slutar tidigt, låt alla gå tidigt.

Människor uppskattar också tid.

Använd lagmöten för att samarbeta. Istället för att bara dela information, försök lösa ett problem eller arbeta med gruppen när du kommer fram till ett beslut. Ja, det är utmanande och kan vara rörigt, men det är där vi får det mesta av möten.

Ljus upp. Att vara ledare för ett möte handlar inte om flaunting auktoritet eller missbruk av makt. Att chastisera någon för att vara sent framför laget är ett exempel på att göra detta. Ha en känsla av humor och ödmjukhet.
Uppföljning. Håll reda på åtgärdsposter och se till att folk gör vad de säger att de ska göra. Det är frustrerande att visa upp till nästa möte och ta reda på att halva laget inte störde vad de åtagit sig för vid det senaste mötet. Uppföljning före mötet och hålla individer ansvariga för sina åtaganden.

Var en förebildsledare. Lagmöten är inte en tid för att låta ditt skydd och sparka tillbaka med ditt lag. Håll dig själv och ditt lag till de högsta reglerna för beteende, vilket innebär att inga vitsar av färg, plockar på lagmedlemmar, cynicism och sarkasm eller baserar andra avdelningar eller ledning. Tänk på den typlärare du vill vara känd för, och visa sedan till varje möte som den ledaren.

Bottom Line

En möjlighet att träffa och arbeta med ditt lag är en hemsk sak att slösa. Det är viktigt att du utvecklar disciplinen att planera och leda möten som människor värdesätter och driva initiativ framåt.

-

Uppdaterad av Art Petty