Juridiska faktureringsriktlinjer - Billable Hours

Spårning och faktureringstid till kunder är en viktig och oundviklig del av arbetet i ett advokatbyrå. Partners, associerade parter, advokater, tvister, supportpersonal och andra tidtabeller räknar ut sin tid i sex, tio eller femton minuter, beroende på företagets policy och kunddirektiv. Om du inte fakturerar din tid kan företaget inte fakturera kunden och företaget betalas inte. Således är timekeeping en funktion som är avgörande för advokatbyråns framgång.

Eftersom juridiska avgifter ökar har kunder blivit mer kostnadsmedvetna och tekniskt kunniga. Följaktligen granskar kunderna lagliga räkningar närmare och använder sig av en rad databasapplikationer för att sortera och analysera faktureringsdata elektroniskt. En växande trend mot e-fakturering (elektroniska fakturor) har förekommit lagliga fakturor för ökad granskning, förhandling och tvist.

Om du är ny på faktureringstid eller en veteran tidhållare kan tipsen nedan hjälpa dig att skapa snabba, korrekta och exakta tidsposter.

Detaljerad fakturering av hantverk

Detaljerade uppgiftsbeskrivningar är en grundläggande del av en välutarbetad faktura. Det är viktigt att beskrivningen av dina ansträngningar innehåller tillräcklig detaljer för att granskaren ska kunna bedöma uppgifternas karaktär och egenskaper.

Att hitta rätt balans mellan korthet och detalj kan vara svårt. En arbetsbeskrivning som är för lång och ordig ökar tvetydigheten och später förståelsen.

En beskrivning som är för kort gör det svårt att bedöma lämpligheten för den utförda uppgiften och tiden som använts. Till exempel perfunktoriska fraser som "filrecension; "" Försöksprep "och" dokumentrevision "gör lite för att berätta historien om vad du gjorde och varför du deltar i en viss uppgift.

I stället för "dokumentöversyn" är en bättre beskrivning "Granskning av kärandens andra uppsägning av förhör".

Undvik Blockfakturering

Blockfakturering är en övning av att lista en grupp uppgifter i en blocköversikt under en en gång i tid. Till exempel: "Utkast till förfrågningsfrågor, telefonkonferens med Dr Brown re: expertrapport, sammanfatta deponering av Mr Smith, granska och revidera korrespondens med motstående rådgivare." 7 timmar. "

Klienter känner igen block fakturering som en strategi för att dölja ineffektivitet. Dessutom tillåter många domstolar inte blockfakturering eftersom det hindrar effektiv ersättning av advokatavgifter efter en dom. En effektivare faktureringsmetod är att separat ange varje självständig verksamhet och motsvarande tidpunkt.

Spela in tid omedelbart

Det är det bästa sättet att säkerställa noggrannhet när du registrerar din tid omedelbart efter att du har slutfört en uppgift. Försök att rekonstruera en dagars (eller veckas eller månads) aktiviteter är faktiskt svårt att d uppmuntrar tid "padding" (uppblåsning av den aktuella tiden som spenderas på en uppgift att fylla i luckor oklarade för tiden).

Det kan vara opraktiskt att du anger varje uppgift i din tidsbehandlingsprogram när du klickar på det. Därför är det klokt att utveckla ett system för inspelningstid som uppmuntrar till snabb tidshållning.

Några timekeepers dikterar varje uppgift omedelbart efter att de har utfört det och har transkriberats i slutet av dagen. Andra tycker det är lättare att hålla en anteckningsbok, registrera varje uppgift för hand och sedan skriva in den (eller ha en sekreterare ange den) i slutet av dagen, veckan eller faktureringsperioden.

Kom ihåg din målgrupp

Liksom alla dokument som du förbereder dig för en annan recension, är det viktigt att hålla publiken i åtanke när du registrerar tidsposter. Du vet många om den person som granskar dina räkningar - kanske det egna råd som tilldelats filen. Förstå dock att översynen kanske inte slutar där. I många fall behandlas en faktura av ett antal individer på olika nivåer inom och utanför företaget, inklusive juridiska personer, revisorer med klientföretaget och tredjepartsrevisorer.

När du spelar in din tid är det bäst att undvika förkortningar, slang och komplicerat jargong. Använd kortfattad juridisk terminologi, men tänk på att dina tidskrifter kan ses över av personer som inte är utbildade i lagen.

Förtrogen med kundernas faktureringspolicy

Varje kund har sin egen faktureringspolicy och -procedurer. Dessa policyer finns ofta i kundens lagrings- eller förlovningsbrev. Dessa faktureringspolicyer kan innehålla personalbegränsningar, budgetriktlinjer, utbetalningspolicyer och specifika tidtags riktlinjer. Genom att känna till grundreglerna från början kan du på ett mer ansvarsfullt sätt ta hänsyn till din tid och möta kundens förväntningar.

Företagskunder gör en ökad användning av uppgiftsbaserad fakturering. Uppgiftsbaserad fakturering spårar ett företags fakturering genom rättegångsuppgift. Varje substantiv aktivitet tilldelas en datorkod som är förvalad av klienten. Den kodade fakturan sorteras sedan elektroniskt och analyseras, vilket möjliggör en djup analys av en faktura. En del av att bekanta dig med klientfaktureringspolicyen är att lära och ordentligt tillämpa mängden specialiserade uppgiftsbaserade fakturakoder som är unika för varje klient.