Hur ofta ska din ideella organisation tacka månatliga givare?

Människor frågar mig ofta, är det viktigt att tacka en återkommande givare varje månad? Svaret beror på hur de gav i första hand.

När den månatliga donationen kommer via offline metoder.

När någon blir en återkommande givare offline , säg genom direktpost, telemarketing, ansikte mot ansikte eller TV, rekommenderar jag alltid att skicka ett omedelbart snigelpost tackbrev. Men efter den första kontakten, skicka inte ett annat tack varje månad.

Det är bara för mycket och kommer sannolikt att göra din givare från kärlek till irritation.

Dessutom kostar det pengar för att skicka ett tack via snigelpost som besegrar syftet att få någon att vara en återkommande givare. Däremot ska du skicka ett skattekvitto i januari av alla sina gåvor , så de har det för sina register och du bör självklart alltid tacka månatliga givare i ditt årliga överklagningsbrev och erkänna dem som speciella.

Online månatliga givarintäkter: Gör dem personliga och speciella

För online-kreditkorts månatliga givare, genereras ett tackbrev automatiskt varje gång donationen görs.

Även om din online-givare får ett e-postkvitto skickar en brevpost till tack för att hon har anslutit sig till ditt månatliga program. Online givare uppskattar att ha ett mailat brev lika mycket som någon annan. Och dessutom kan det e-postmeddelandet inte ens ses. Skicka också årsskattekvittot via snigelpost (och email) i januari .

Det är troligt att ett e-postkvitto kommer att utfärdas varje månad när donatorns bidrag görs. Men skickade inte bara samma kvitto om och om igen. Gör en extra insats och programmera olika tack kvitton.

Om programmering 12 olika kvitton är för mycket, åtminstone program sex och sedan byta dem.

Du gör verkligen inte givarna speciella om du fortsätter att skicka samma standardmottagande månad efter månad. Dessutom kommer de knappt att registrera sig med dina givare. De kanske inte känner att de har blivit tackna alls. Ett kvitto är verkligen inte ett tack.

Medan jag gillar PayPal och Network for Good mycket för deras användarvänlighet för månatliga givare, är deras email kvitton ganska hum-trumma. I versionerna "av hyllan" av dessa tjänster kan du inte ens ändra meddelandena.

Här är ett exempel på ett kvitto från PayPal, bara för att göra min punkt:

PayPal

Du skickade en automatisk betalning

Hej e waasdorp,

Du skickade en automatbetalning till Marstons Mills Public Library, Inc. Här är detaljerna:

Belopp: $ 5. 00

Till: Marston Mills Public Library, Inc

För:

Kundtjänstadress: // www.xxxxx

Kundservicemail: smartn @ xxxxxx. org

Kundservice telefon: xxx-xxx-xxxx

Automatiska betalningsuppgifter:

Tänk noga innan du litar på ditt månatliga program till en tredje parts processor. När det är möjligt, köp premieplanerna så att du kontrollerar dina meddelanden. Om du inte kan göra det, följ dessa förslag.

Gör en bättre uppfattning

Det finns en enkel lösning som inte tar så mycket tid eller extra resurser, och det WILL gör en värld av skillnad mot den månatliga givaren du försöker att behålla och uppgradera till högre bidragsnivåer.

Du borde redan ha kodat dessa månatliga givare i din e-postlista eller CRM-programvara som ett visst segment. Om inte, börja göra så snart som möjligt! Du kommer att dra nytta av det på kort och lång sikt.

Här är en enkel rekommendation att ta upp frågan om månatliga givarkvitton som inte tar för mycket tid:

1. Skapa en unik variant av ditt nyhetsbrev till ett tack till din månatliga givare.

Jag litar på att du skickar ett e-mail nyhetsbrev eller meddelande till dina givare minst en gång i månaden. Om så är fallet, rekommenderar jag att du skapar en liten variation av e-postinledningen som säger:

Tack för att du är en så bra medlem i Friends of Friends ( fyll i namnet på din månatliga givargrupp ). Du gör skillnad mot de många människor (djur) etc. vi tjänar ( fyll i detaljer) … Tack vare dig kan vi få pengarna till … ( fyll i detaljer ).

Fortsätt sedan med resten av ditt nyhetsbrev. Upprepa inte mängden och datumet för deras gåva i det här meddelandet men fokusera på att de är så lojala givare till din organisation, och de är verkligen SPECIAL! Du bör kunna göra detta i de första raderna i ditt nyhetsbrev.

På så sätt ger den din månatliga givare den "speciella känslan. "Det är inte mycket extra arbete från din sida, och det är också mindre viktigt vid vilken tidpunkt i månaden du skickar det mailet.

Du har just sagt din månatliga givare hur speciell han är för din organisation och skillnaden hans gåvor gör. Och om du får feedback och testimonialer från dina månatliga givare, var inte rädd att använda dem. Folk älskar att höra från andra givare som bekräftar att de fattat rätt beslut att ansluta sig till ditt månatliga givande program.

2. Skicka minst fyra speciella email tack.

Om du inte skickar ett regelbundet nyhetsbrev, rekommenderar jag starkt att du gör minst fyra olika tack till dina månatliga givare under året. Kom ihåg att det månatliga kvittot knappast kommer att märkas.

Men dina månatliga givare kommer sannolikt att uppmärksamma dessa speciella tack. De behöver inte vara mycket långa eller utarbetade, bara personliga och uppskattande. Många organisationer tenderar att byta upp sitt snigelbrev tacka brev en gång i kvartalet, beroende på deras årliga fondschema, så gör bara en enkel e-postvariation och arbeta i en referens till att vara en månatlig givare.

Jag är allt för att hålla saker enkelt och hanterbart, så försök använda det du redan har på plats och gör små tweaks för att rymma dina månatliga givare. Det är så viktigt att behandla den här speciella gruppen super speciell. Du kommer att fortsätta att dra nytta av dessa givare, månad efter månad, i många år framöver.

Erica Waasdorp är min go-to-resurs när jag har en fråga om månadsgivande. Hon är författare till Monthly Giving: The Sleeping Giant.