Hur man framgångsrikt planerar en insamlingshändelse

Det är ett bra sätt att skaffa pengar till en organisation eller orsak genom att skaffa en insamlingsinsamling. Fundraising händelser öka medvetenheten, främja samhällets engagemang, och ge en kul samling alla samtidigt höja pengar för en bra sak. Planerar ett fundraising event - precis som att planera någon annan händelse - tar tid, organisation och kreativitet.

Planera en insamlingshändelse

Följ den här enkla instruktionsguiden för att framgångsrikt planera en fundraising-händelse.

1. Vad är målet?

Innan du börjar med någon händelseplanering, bestämma först vad målet är för din insamlingshändelse. De flesta insamlingshändelser har mer än ett mål. Målet kan vara att få publicitet, öka medvetenheten, utöka ett befintligt nätverk eller belöna volontärer för sina ansträngningar, samtidigt som de hämtar pengar på evenemanget. Vet vad det önskade resultatet är så att du kan designa en händelse som kommer att uppfylla det målet.

2. Hur mycket pengar hoppas du att höja?

Hur vet du om din insamlingshändelse är en framgång om du inte har ett insamlingsmål? Upprätta ett tydligt och mätbart mål för insamling. Målet ska vara uppnåeligt men också lite utom räckhåll. Detta kommer att ge extra motivation för de som är involverade i evenemanget - och din målgrupp - att sträva efter att möta insamlingsmålen.

Spåra insamlingsutvecklingen med hjälp av indikatorer och publicera framstegen med sociala medier och andra marknadsföringskanaler.

Uppmana ditt insamlingsnätverk för att hjälpa dig att nå målet. Tänk på att detta mål är det belopp som finns kvar efter att alla händelsekostnader betalats.

3. Skapa ett evenemangsbudget

Med ditt mål för insamling av pengar, skapa din evenemangsbudget. Gör en komplett lista över alla utgifter som är inblandade i värd för denna insamlingshändelse.

Detta inkluderar:

Hyreskostnader för platsen
Catering
Utrustningstjänster
Kostnader för bemanning
Inbjudningar
Underhållning (gästtalare, musiker)
Dekorationer
Transport
Säkerhetspersonal

Din budget ska återspegla alla kända kostnader och inkludera ett belopp för oförutsedda utgifter. För att möta ditt insamlingsmål måste summan av pengar som uppkommer vid evenemanget överstiga alla kostnader.

4. Känn din målgrupp

För att effektivt marknadsföra en händelse - oavsett om det är en fundraiser, ett möte eller en festival - måste du först fastställa vem din målgrupp är. Försöker du nå unga yrkesverksamma som kommer att omfamna din sak? Är din fundraising händelse något för allmänheten i stort och vem som helst kan delta? Kanske är din målgrupp småföretagare som kommer att bidra med en procentandel av deras försäljning till din sak.Tänk på vem du försöker nå så att du kan skräddarsy dina marknadsföringsinsatser.

5. Nå ut till gemenskapen

När du planerar en fundraising-händelse, tänk på ditt lokala nätverk i din uppsökningsinsats. Nå ut till lokala företag att be om deras hjälp att tillhandahålla några av händelsekomponenterna utan kostnad eller förminskad kostnad. Tänk på att begära donationer till följande objekt:

Stoluthyrning
Tältuthyrning
Dekorationer
Mat och dryck
Musik eller DJ
Signage

Lokala stormarknader kan donera vatten på flaska för gäster. En lokal skrivare kan donera skyltarna. I motsats till en viss del av deras deltagande, erbjuda företagen eller säljaren publicitet i form av att notera företagen i tryckta material eller skyltar vid evenemanget.

Fördelarna med denna samhällsrekommendation är många. Din organisation tar emot material eller tjänster till ingen eller reducerad kostnad, vilket bidrar till att sänka dina kostnader. De lokala företagen blir en del av ditt nätverk, och deras stöd kommer att främja ditt evenemang till sina kunder.

Nå ut till andra välgörenhetsgrupper för hjälp, till exempel lokala ungdomsorganisationer, scoutinggrupper eller samhällstjänstklubbar på de lokala skolorna. De kan erbjuda hjälp med installation, städning, distribution av objekt vid evenemanget och mer.

6. Skapa en värdkommitté

Vanligtvis har fundraisinghändelser en värdkommitté. Dessa kommittémedlemmar bör vara engagerade i orsaken och händelsen, och vara stora givare som kommer att uppmuntra andra att bidra med sina resurser också. Företagsledare och lokala kändisar tjänar ofta på värdkommittéer. Deras roll är inte en händelseplanering; istället är det för att hjälpa dig att nå dina insamlingsmål.

7. Eventpublicitet

När händelsedatumet är upprättat och målgruppen väljs, är det dags att arbeta med händelsepublikation. Utveckla en PR / marknadsplan för insamlingshändelsen - en som är skild från din insamlingsplan för insamling. Inkludera en tidslinje för att meddela och skicka ut material samt tillgängliga metoder för distribution. Detta kan innefatta:

Inbjudningar till evenemanget
Direktpostkampanjer
Sociala möten med representanter för värdkommittén
Online-närvaro (organisationens hemsida, Facebook, Twitter etc.)
Direkt utmaning till organisationens insamlingsnätverk
Lokala samhällsutredningar
Lokala tidningar och online-publikationer
Verksamhets- och socialt nätverk för värdkommittéer

Gör din reklamkampanj en prioritet. Utan effektiv marknadsföring kommer själva händelsen - liksom den välgörande orsaken - att gå obemärkt, och insamlingsmålet kommer inte att uppfyllas.

8. Format för biljettförsäljning

Som en del av din eventplan, inkludera en metod för biljettförsäljning och distribution. Bestäm hur biljetter kommer att säljas, när de kommer att säljas och om de kommer att distribueras före evenemanget eller tillgänglig för hämtning vid händelsens dörr.Bestäm om det kommer att finnas en platt biljettavgift för evenemanget eller olika bidragsnivåer, till exempel ett annat pris för tillgång till V. I. P.-området eller en särskild mottagning.

Skapa också en metod för att organisera biljettförsäljningen, liksom hur personuppgifterna från de inköpta biljetterna kommer att läggas till din kontaktlista för insamling av pengar. Denna kontaktinformation är en värdefull del av dina framtida marknadsföringsinsatser.

9. Glöm inte att säga "Tack"

Gör inte det kostsamma misstaget att inte tacka dina evenemangsgivare, evenemangsponsorer och frivilliga. Ta dig tid att skicka personliga anteckningar till alla som är involverade i din insamlingshändelse. Tack cateraren för deras sponsring deltagande i händelsen och för att ge stellar mat. Tack scoutvolunteersna för deras tid och energi för att hjälpa till med att ställa upp tälten. Tack säljare som tillhandahöll nödvändiga hyror med rabatt. Du får idén.