ÄR det dags att byta upp din insamlingshändelse?

Är du en fundraising arrangör som har pågått händelser under lång tid? Kanske har du gjort det så många gånger att det har blivit rutinmässigt. Du känner till proceduren inuti och det finns nästan ingenting som du inte sett eller gjort tidigare i händelseproduktionen.

Men här är problemet, du blir mindre intresserad av händelserna som du organiserar än tidigare och når och slår dina insamlingsmål blir allt mer utmanande.

Det kan vara så att deltagarnas siffror är lägre och du kämpar för att locka fler personer till dina insamlingshändelser eller om du har använt samma tema för länge.

Kanske allt du behöver är en ny injektion av idéer för att få saker tillbaka på rätt spår, så här är några tips som hjälper dig att byta upp din insamlingshändelse. Vissa idéer kan tyckas enkla vid första anblicken, men det är ofta en användbar övning för att börja med att gå tillbaka till grunderna.

BAKGRUND TILL BASICS

• Vad försöker du uppnå?
  Ta tid att utvärdera vad du försöker uppnå med din insamlingshändelse. Gå tillbaka till grunderna och fokusera på ditt önskade resultat. När du är 100% klar på ditt mål tillåter du inte att avvika, tryck på kuvertet maximalt och syftar till att överträffa.
• Vem vill du specifikt försöka nå?
  Definiera noga vem du försöker nå med dina insamlingsinsatser. Gör en lista med givare, säljare, vänner, familj, arbetskontakter - någon som kan hjälpa dig att uppnå dina mål. Vem är mest sannolikt att ge dig det stöd du behöver baserat på tidigare erfarenhet? Oavsett om det är ekonomiskt stöd i form av donationer eller praktisk hjälp för att få din fundraising händelse organiserad, noll in på de personer som mest kan hjälpa dig att göra din händelse till en framgång.

• Vad vill du att dom ska göra?
  När ditt mål är kristallklart och du har identifierat vem som kan hjälpa dig att komma dit, är den sista sak att nagla ner precis vad du vill att varje person ska göra för dig. Se till att du är tydlig på detta så att du kan kommunicera dina förväntningar och lämna inget utrymme för fel eller missförstånd.

SKÄR DET UPP EN GARA

Kanske ditt evenemang behöver en sabbatical. Alex Durant, VD för Durant Consulting, arbetade med en välgörenhet i Florida som använde samma evenemangstema i över 5 år. Deras gästnummer började minska, så de bestämde sig för att ha en "Non-Gala" -händelse. Inbjudan främjade att gästerna kunde tillbringa kvällen hemma och spara en resa till kemtvättarna för deras smoking. Biljetterna såldes till ett reducerat pris och med de pengar som sparats på produktionskostnaderna. välgörenheten höjde samma om inte mer pengar. Året därpå var gala tillbaka med ett nytt tema och gästerna var glada att vara i balsalen igen.

Många ideella evenemang bombarderar sina gäster när de anländer till insamlingshändelsen. Även om du kanske har en fångenskap, är det viktigt att titta på hur många gånger du frågar gästerna att "nå sina fickor". Var medveten om ytterligare insatser för insamling av insamlingar som du ingår i en händelse. Efter att ha köpt en biljett eller bord för att delta, be en gäst att bjuda i den tysta auktionen, köp en tomtbiljett, höj en levande auktionsspaddel och ge en generös pant, kan vara ett heftigt piller att svälja. Kom ihåg att de också är där för att ha kul! Du kan överväga att vara värd för auktionsobjekten i ett online-auktionsformat vid en annan tidpunkt under året för att fylla i klyftan mellan årliga galas och för att hålla dina anhängare engagerade.

6 sätt att hålla supportrar engagerade

Anpassa din korrespondens - E-post är snabb och effektiv men har du någonsin övervägt att skicka handskrivna förfrågningar om support? Ett handskriven brev är mer personligt än ett mail och mycket mindre sannolikt att det skickas direkt till papperskorgen. Du kommer också att undvika överfulla e-postinboxar där, även med världens bästa vilja, dina kontakter kan förbise ditt meddelande. En handskriven kommunikation lägger till en speciell touch och visar att du har gjort en särskild ansträngning för att komma i kontakt. Ibland behöver allt handskrift namn och adress på kuvertet.

Få ansikte mot ansikte - och anpassa din korrespondens, se till att få in så mycket ansiktskommunikationstid som möjligt. Människor tycker det är mycket svårare att säga nej när du pratar med dem personligen.

De kommer att donera och stödja dig om du bara frågar dem när du är ansikte mot ansikte.

Följ upp - var aldrig rädd för att följa upp med människor om de har sagt att de kommer att donera och de har inte gjort det. Vi leder alla upptagna liv och det kan vara att de helt enkelt förbisedde eller glömde din begäran.

Två lilla ord - kom alltid ihåg att säga "tack" till alla som stöder din insamlingshändelse. En handskriven tacknot gör att dina supportrar mår bra och är ofta förbisedda. Ta med en bild av dina gäster som en memento.

Online Tools - det är vettigt att använda alla verktyg som är tillgängliga för dig som evenemangs arrangör och ett utmärkt onlineverktyg att överväga är Blackbauds Vänner som frågar vänner. Du kan hitta den här:

Med det här verktyget kan du organisera och sammanföra mycket professionella sidor som kan delas via sociala medier, till exempel. Ju mer organiserade du är och desto lättare du gör för att människor ska bli involverade, desto mer framgångsrik blir din insamlingshändelse.

VAR INSPIRERAD

Slutligen, påminna dig själv om anledningen till att du var involverad i insamling av pengar i första hand. Re-antänd din passion för den orsak du stöder och alltid, alltid vara inspirerad och entusiastisk i ditt arbete. Människor kommer att svara positivt på dig om du stöter på att vara passionerad om ditt arbete. Detta är förmodligen det snabbaste och bästa sättet att byta upp din insamlingshändelse.