Export Sändningsdokumentation: Exportförsäljning

Du måste noggrant dokumentera de fraktarrangemang du gör för din internationella kund. Du vill att din exportförsäljning ska bli en fullständig framgång, och detta är en kritisk fas. Dokumentationen för en transaktion följer samma mönster som för en inhemsk försäljning. När du säljer dina widgets (eller som i det här fallet "hårborstar") till din kund över hela staden, fakturerar du dem, eller hur? Det är där du börjar med din utländska kund.

Ibland har din lokala kund särskilda krav på beställningen, till exempel en förpackningslista eller angivna externa markeringar i varje skick som skickats. Din exporttransaktion kommer också att ha speciella dokumentationskrav. Dessa kommer att variera beroende på destinationsland och vilken typ av gods som skickas.

Om du har valt ett fraktföretag eller logistikföretag som har en historia att skicka din typ av produkt, borde de vara direkt på bollen om de aktuella dokumentationskraven.

Den gamla Sändarens Exportdeklaration (SED), nu kallad Electronic Export Information (EEI), sammanställer U.S.S. exportstatistik och verkställer U. S. exportlagar. EEI måste lämnas in med sändningar från USA, Puerto Rico eller USA: s Jungfruöarna till utomeuropeiska destinationer. mellan USA och Puerto Rico; och från USA eller Puerto Rico till USA Jungfruöarna. Inte alla transporter behöver EEI.

Det är därför som en speditör kommer att vara till nytta eftersom de kan ge dig råd.

Om en varuförsändelse till exempel värderas till mer än US $ 2 500 och skickas från samma exportör till samma mottagare samma dag, kommer det att kräva inlämning av EEI. Eller om en försändelse, oavsett värde, kräver ett tillstånd eller en exportlicens, måste du ange EEI.

Vad kan gå fel när du skapar exportdokumentation?

Om du inte är uppmärksam, mycket. Mindful menar att du kanske inte har kännedom om regler och föreskrifter och är inte noga noga (t.ex. typsnitt eller inmatning av information placeras i fel rutor). Shipping Solutions har kommit med sex saker som kan gå fel när du skapar exportdokument. Här är en titt på deras lista men jag föreslår att du besöker webbplatsen för att utforska djupare på varje punkt.

1. Felaktig kontakt, förpackning och betalningsinformation.
2. Felaktig klassificering av varor.
3. Felaktigt värde.
4. Felaktig produktbeskrivning.
5. Att ha fel person fyller ut farliga former.
6. Felaktigt förutsatt att dina varor kvalificerar sig till förmånliga priser.

Källa: 6 saker som kan gå fel när du skapar exportdokument

Oavsett vad, ta alltid initiativet och ställ en massa frågor till ditt fraktföretag eller logistikföretag.Använd sin expertis till din fördel så att du inte gör några av de kostsamma misstag som nämns ovan.

Nio gånger av tio behöver du följande grundläggande dokument för att slutföra en exportförsäljning:

1. Kommersiell faktura (se "Så här förbereder du en kommersiell faktura").
2. Förpackningslista.
3. Ursprungsintyg (som visat och i förekommande fall - se "Ursprungsintygs land").
4. Tre (3) ursprungliga ocean- eller flygräkningar, och kopior.
5. Betalningsinstrument (se "Faktorer som ska beaktas när du väljer en exportbetalningsmetod"). Dina leveransvillkor påverkar hur och när du får betalt. Incoterms vägleder dig när risken går och hur kostnader fördelas mellan säljare och köpare.
6. Andra viktiga relevanta dokument som krävs för vissa destinationer och vissa varor: kopia av proformafaktura, inspektionsbevis, konsulärfaktura, import- eller exportlicens, försäkringsbevis, docknings- och lagerinkomster, hälsoinspektionsbevis och IATA-avsändarens intyg om artiklar som inte är begränsade eller för farligt gods.

UPS, till exempel, erbjuder olika former (t.ex. kommersiell faktura, förpackningslista, NAFTA-certifikat för ursprung, USA-intyg om ursprung och elektronisk exportinformation) för internationella transporter.

Vi kommer att granska varje dokument noggrant här på den här sidan över tiden så att du kommer att känna dig bekväm att förbereda den. Det finns programvara som kan exportera dina exportdokument elektroniskt. När ditt företag växer kanske du överväger att installera en eller ens titta på ett sofistikerat logistikföretag som erbjuder denna funktion som en del av deras globala servicekapacitet.