Händelse Planera frågor att fråga dina potentiella kunder

Du kan inte driva ett framgångsrikt evenemangsplaneringsverksamhet utan kunder, så du måste imponera på alla möjligheter som kommer till väga. Men samarbeta med fel klient kan kosta dig tid och pengar, som båda kan användas för att landa mer lämpliga projekt.

Storleken och omfattningen av varje händelse kan förändras snabbt, och du måste känna dig bekväm med den person som betalar räkningarna. Det är därför din första kundintervju är så viktig.

Om du inte får svaren du behöver, eller om saker bara verkar udda, kanske du vill ta dina tjänster någon annanstans för att undvika en katastrof på vägen.

Nedan följer de viktigaste frågorna som planerare bör fråga innan de skriver upp ett kontrakt för sina kunder.

Vad är den projicerade dagen och platsen för din händelse?

Detta är kanske den mest grundläggande av frågorna, men det är viktigt för din klient att ge ett direkt svar. Det kan vara ett dåligt tecken om du känner mycket beslutsfattande eller konflikt med detta ämne. Nu, naturligtvis, kommer vissa kunder att få hjälp med att välja en plats, men de borde verkligen ha minst ett par platser i åtanke. Du kan tillbringa en betydande mängd tidshoppar, och du spenderar ännu mer om kunden inte har någon aning om vad de vill ha.

Hur många gäster kommer att delta i evenemanget?

Skillnaden i kostnad mellan 200 och 500 deltagare är enorm, så om en potentiell kund ger dig ett brett räkning så har de sannolikt inte gjort några undersökningar av kostnaderna.

I det här fallet vill du omedelbart fortsätta med nästa fråga på listan.

Vad är din budget per person?

Jag föredrar att leda med en "per person" budgetförfrågan eftersom det ger en bättre känsla av hur mycket tanken kunden har lagt in i evenemanget. Svar med filtnummer som $ 5, 000 eller $ 20, 000 är för långt från gästupplevelsen.

Oavsett vilket nummer din kund använder för att representera sin budget, bör du bryta ner den i en per person så att båda kan se vad du verkligen behöver jobba med.

Vad är 3 måttliga delar för din händelse?

När du vet mer om budgeten är det dags att ta reda på om det är tillräckligt stort för att klara dina kunders förväntningar. Must-haves kan visa ett stort vägspärr i vissa situationer. Tänk dig att din klient vill att en viss kändis ska utföra vid deras evenemang, men de har ingen aning om hur mycket av kostnaden eller om personen är ens tillgänglig. Det här är de typer av problem du behöver adressera i början, och du kan inte alltid lita på klienten för att nämna dem.

Vad är 3 saker du inte vill ha vid din händelse?

Även om den väsentliga liknar den föregående frågan kan lägga till den negativa konnotationen lägga till betydande inblick för planeraren.Säg till exempel att klienten är adamantly mot att servera kyckling till middag. En följd av detta skulle vara en ökning av kostnaden för mat. Utan kyckling som ett alternativ måste du överväga biff eller fisk, vilka båda är vanligtvis dyrare. Förstå hur en "no-no list" påverkar den stora bilden är en kritisk färdighet vid bedömning av klientkompatibilitet.

Det gamla ordspråket om att inte ha kaka och äta det illustrerar också punkten perfekt.

Dessa fem enkla händelseplaneringsfrågor kommer att berätta mycket för din klient innan du samtycker till att arbeta tillsammans. Och även om nya utsikter är viktiga för ditt evenemangsföretag, kommer fel typ av kund att konsumera alla dina resurser och kosta dig pengar på lång sikt.