Grundläggande fakta om W-2-formuläret

Vad är en W-2-form?

A W-2 är ett uttalande som måste utarbetas av arbetsgivare varje år för anställda, som visar arbetstagarens totala bruttoinkomst, socialförsäkringsavkastning, Medicare-intäkter och federala och statliga skatter som hölls från anställd. Syftet med denna blankett är att ge arbetstagaren information som måste ingå i hans eller hennes inkomstskattform. Det ger också socialförsäkringsverket och IRS-informationen för att verifiera arbetstagarens inkomstskatt.

När är W-2 Form Due?

VIKTIGA ÄNDRINGAR: Från och med 2016 årsrapporter och för alla efterföljande år måste formulär W-2 och W-3 lämnas in till Social Security Administration (SSA) senast den 31 januari nästa år. Så för 2017 skattebetalningar måste du lämna in senast 31 januari 2018. Ändringen har genomförts för att minska skattebedrägerier. De årliga löneavgiftsrapporterna 2018 för 2017 skattebetalningar visar de exakta tidsfristerna för innevarande år.

Form W-2 måste lämnas till anställda senast i slutet av januari, med information från föregående kalenderår. Denna tidsfrist har inte ändrats. W-2-erna måste innehålla en sändningsformulär W-3 om du inte skickar in online med SSA. Den 31 januari deadline gäller både mailade och online inlämningar till SSA. Inlämning efter tidsfristen kan resultera i sena påföljder.

Ja, du måste fylla i W-2 med Social Security Administration (SSA) inom samma tidsfrist som du lämnar formulär till anställda.

Det här är en bra anledning att ge anställda sina formulär i början av januari, så att du kan hitta och åtgärda fel innan du skickar in med SSA.

Delar av W-2-formuläret

En W-2-blankett är en mångsidig form:

• Kopia A går till Social Security Administration. Kopia A skrivs vanligen på en laserskannbar röd form. Om du lämnar in en papperskopia måste du bara använda det papper som tillhandahålls av SSA.
• Kopia 1 är för stad, stat eller ort
• Kopia B är för arkivering med medarbetarens federala avkastning
• Kopia C är för medarbetarens poster
• Kopia 2 är en annan kopia för en stad, stat eller ort
• Kopia D är för arbetsgivarens register.

Var kan jag få W-2 formulär?

Du kan inte bara kopiera W-2-formuläret från internet. Som noterats ovan skrivs kopia A i blanketten på specialpapper. Du måste använda de "officiella" formulären. Du kan få de officiella W-2 blanketterna från en kopior butik, från några skatteprogram (se efter den lilla affärsversionen) eller från din skatteförberedare.

Vilken information behöver jag fylla i W-2 Forms?

Information om ditt företag

För varje W-2 måste du inkludera information om ditt företag:

• Ditt arbetsgivar ID nummer
• Ditt företagsnamn
• Din företagsadress
• Din verksamhet Statlig skatt ID-nummer (kontrollera med statens inkomstavdelning)

Information om dina anställda

För varje anställd behöver du aktuell personlig information:

• Social Security Number eller annat skatteidentifikationsnummer < Namn
• Adress
• Information om anställdas vinst

Därefter behöver du information om totala löner och hushåll för varje anställd för förra året:

Summa löner, tipsinkomster och annan ersättning

• Summa socialförsäkringslöner (upp till maximalt socialförsäkringsbelopp)
• Summa Medicare lön (samma som totala löner)
• Sociala försäkringstips och tilldelade tips

Information om pensionsplaner I ruta 12, du måste ange, för varje W-2, om varje anställd deltar i en pensionsplan eller en icke-kvalificerad plan wi ditt företag, om denna anställd är en lagstadgad anställd, eller om personen har erhållit sjuklön från tredje man.

Information om särskilda förmåner

W-2: s bok 13 kräver information om avdrag för ersättningar till anställda och andra avdrag som måste redovisas på arbetstagarens inkomstskatt. Anvisningarna för Form W-2 innehåller en referensguide för box 13-koder.

Kontrollnummer (Valfritt)

Du kanske vill lägga till ett internt kontrollnummer på varje Form W-2 om du betalar många anställda. Du kan generera numret själv, eller din lönförberedelseprogramvara kan generera detta nummer.

Var hittar jag informationen för W-2?

Informationen för denna blankett kommer från ditt löneregister, som visar årliga totalsumman för varje anställd för löner och uteservering, tillsammans med avdrag för medicinska planer, hälsokostkonton och andra föremål. Du behöver också en nuvarande W-4 formulär för varje anställd. W-4-formuläret används av den anställde för att ge dig sin adress,

Hur fyller jag i W-2-formuläret?

Den här artikeln om hur du fyller i W-2-formuläret går igenom processen steg för steg.

Hur skickar jag W-2-formuläret? Kan jag skicka dessa formulär online?

Du skickar formuläret W-2 till Social Security Administration (SSA), i slutet av februari. Ja, du kan skicka in dessa formulär online till SSA, via deras Business Online-tjänst. Om du har 250 eller fler W-2 formulär, måste du skicka in dem till SSA online.

Vad gör jag om jag gör ett misstag på en W-2-blankett?

Innan du skickar ut dessa formulär till anställda, kolla på dessa vanliga fel. Om du gör ett misstag kan du enkelt korrigera formuläret och ge den korrigerade blanketten tillbaka till arbetstagaren. Om misstaget upptäcks efter att du har lämnat in formulären till Socialförsäkringsverket, här är processen för att korrigera formuläret. Du måste också skicka in W-3-överföringsformuläret igen.