Anställd Rekord Arbetsgivare ska behålla

Vill du veta vilka anställningsrekord att behålla som arbetsgivare? Arbetsgivaren upprätthåller fyra anställda rekordfiler för varje anställd. Dessutom upprätthåller arbetsgivaren andra anställningsrekordfiler för alla anställda.

Här handlar det mer om de anställdas register som en arbetsgivare vill behålla och göra tillgänglig för anställda, och ibland till sina handledare och chefer.

• A personalfil upprätthålls för varje anställd. Dessa personalfiler innehåller konfidentiella dokument och hanteras och underhålls av personalpersonalen. Personaldirektorer är de huvudsakliga anställningsrekord som används av arbetsgivaren, arbetstagaren och medarbetarens chef i vissa företag. I andra - och jag rekommenderar det här tillvägagångssättet - är tillgången till personalens personalfil begränsad till HR och den anställde under tillsyn.
  Typiska dokument i en personaldokument inkluderar anställningsansökan, en familjeanmälan kontaktformulär, dokumenterad disciplinär handlingshistoria, en CV, anställd handbok kvitto anställd avmälan, arbetsgivarens arbetsgivare avteckna ark, periodisk bedömning, jobb utvärdering , eller prestationsutvecklingsplan, utbildningsbevis och närvaro bevis, och aktuell personlig kontaktinformation om varje anställd.
  Alla personalfiler innehåller inte samma dokument, men varje personalfil har vissa dokument som är desamma. Dokumentation av anställdas prestation hör inte till personaldokumentet om det inte motiveras disciplinära åtgärder, ett pris eller något annat tecken på enastående prestation. Sådana dagliga prestationsnoter hör till den fil som cheferna håller för att följa prestanda, mål och bidrag från sina anställda.

• Lönefiler upprätthåller även anställningsrekord. Lönefilerna innehåller en historia om arbetstagarens jobb, avdelningar, ersättningsändringar, garneringar, lån och annan information som är nödvändig för att betala en anställd och att hålla en kopia av arbetstagarens ersättningshistorik.
  Lönefilen kommer också att innehålla historia av regeringens formulär som W-2, W-4 och socialförsäkringsbevis som innehas av arbetstagaren. Filen kommer också att innehålla information om personalförmåner och tillstånd att ta ut betalningar från lönecheck för anställda.
• En anställd medicinsk fil upprätthålls också. Medarbetarnas journaler i den medicinska filen är inte tillgängliga för någon, utom personal som utses personal och den anställde vars register finns kvar i filen. Medicinska filer innehåller läkarens anteckningar, FMLA-applikationspapper, information om drogtest, nödvändig fysisk information och annan sådan dokumentation som avser en anställds eller hans familjemedlems medicinska hälsa.
  Medicinska filer, på grund av sekretess för de anställdas register, får högsta möjliga säkerhet och laglighet.Det rekommenderas att de medicinska filerna sparas i låsta filslådor som är låsta i ett rum som inte är tillgängliga för andra anställda än HR-utsedd personal.

• I-9-filer anställningsrekord för hus som upprätthålls för alla anställda i en fil som är skild från andra anställningsregister. Arbetsgivare behåller denna anställningsrekord separata från andra anställningsrekord för att upprätthålla anställdas konfidentialitet från tjänstemän och andra enheter som är behöriga att granska anställda I-9.
  När du håller I-9-platserna på ett separat ställe kommer du att se till att om du är vald för en Federal I-9-filöversikt, kommer de offentliga medarbetarna inte ha tillgång till andra poster om arbetstagaren eller hennes anställning med din organisation.
  Dessa undersökningar ökar varje år så se till att dina anställda har fyllt i I-9 formulär eller du kan bli föremål för böter och eventuellt fängelsetid.

Medarbetare får se sina anställningsrekord genom att kontakta personalen hos personalen under normala öppettider. Ingen anställd får ändra eller ta bort något dokument i hans eller hennes register som måste ses i närvaro av en HR-personal.

Du måste ha en anställdspersonalinspektionspolicy i din anställdas handbok och följa det på ett oskäligt sätt med hänsyn till anställdas begäran om att se deras filer.

Om en anställd skickar en skriftlig förfrågan om en kopia av personaldokumenten efter att de lämnar din anställning, måste du skicka dem en kopia. Du kan fakturera den tidigare arbetstagaren för tiden och kopior om du vill, men jag tror inte att många arbetsgivare gör det.