Vad arbetsgivare borde inte behålla i personaldokument

Arbetsgivare ska aldrig placera särskilda saker i din allmänna personalrekord. Innehållet i dina personalfiler och register är allmänt tillgängligt för personalpersonal, anställd och medarbetares chef och handledare, i vissa företag.

I andra är tillgången begränsad till HR-personal och anställda kan begära tillgång till sina register. Advokater kan också döma innehållet i personaldokumenten för rättegångar och EEOC-klagomål.

En tidigare anställd kan också begära en kopia av hans eller hennes personaldokument.

Med alla dessa potentiella användningsområden och potentiella tittare av personaldokumenten måste en arbetsgivare ta hand om att upprätthålla en objektiv, faktuell dokumentation av en anställdes anställningshistoria i personaldokumenten. Följ därför dessa allmänna riktlinjer till dokumentationen som du behåller i organisationens personaldokument.

Allmänna riktlinjer för innehållet i anställdens personalfil

• Uppgifterna i personaldokument måste vara faktiska. Personaldirektörens handledare eller personalansvar slumpmässiga anteckningar skvaller; ogrundade rykten frågor, rapporter eller tattelära påståenden från andra anställda som inte är utforskade; anklagelser som inte eftersträvas, undersökts och ingåtts och annan icke-saklig information, kommentar eller anteckningar bör uteslutas från en anställds personaldokument.
  Ett av de värsta exemplen på offensiv kommentar som en HR-chef fann i en personalrekord involverade en anställningschefs intervjuanteckningar. En sade: "Möjligen för fet att gå upp och ner för trappan efter behov. "Föreställ dig arbetstagaren, en advokat och även framtida anställda och handledare som läser kommentarer som dessa.
  I ett annat företag hittade chefen osäkra anteckningar som chefer och andra hade placerat i medarbetarens filer, som "Mary är arg på att hon inte fick höjning. Hon saktade sitt arbete försiktigt för att bli jämn med sin chef. " Se problemet?

• Personliga poster måste vara noggrant tilldelade till deras lämpliga filplatser. Fastställ ett protokoll för ditt företags personalrekord baserat på statliga och federala lagar, anställningslagar, såsom HIPAA, och arbetsgivarens bästa praxis.
  Håll sedan med protokollet. Du vill inte hitta slumpmässig doktorns ursäkter i personalfilen när de tillhör en medicinsk fil. Inte heller vill du ha motiveringen och motiveringen för en anställdes kampanj i lönefilen.
  Du vill inte ha anteckningar om ett anställningsbeslut som innebär bakgrundskontroll eller anteckningar från diskussioner med tidigare arbetsgivare i personalfilen.
• Handledare, chefer och andra anställda som lägger dokumentation i personaldokument måste utbildas för att skriva dokumentationen på lämpligt sätt. Om du ansåg att arbetstagaren var fullständig dödsbonat, vinner inte dina personaldata några priser, men otraderade handledare har varit kända för att skriva liknande uttalanden.
  Bättre än, begränsa tillgången till filerna till din HR-personal som ansvarar för journalerna och vet vad som ska och ska inte placeras i en personalfil.
• Balansera informationen som du placerar i personaldokument för att inkludera både positiva och negativa aspekter av anställdas anställningshistoria. Alltför ofta betonar personaldokument varje negativ förekomst och saknar de positiva komponenterna.
• Känn skillnaden mellan en handledares personliga anteckningar om hans eller hennes rapporterande personal och de officiella personaldokumenten från företaget. Handledarens anteckningar som används för prestationsförbättring, spårning av projekt och måluppfyllelse, och för att rättvis bestämma höjningar och prestationsutvecklingsplaner hör till exempel i en handledares privata fil, inte i företagets officiella personaldokument.
  Känn igen behovet av att utbilda handledare om hur man tar anteckningar och underhåller dokumentation i sin hanteringsfil. Samma kriterier för fakta, inte åsikter och specifika exempel, inte hörsäsong, gäller för privata anteckningar.
  Handledarens privata anteckningar kan dömas i samband med en rättegång, varför försiktighet rekommenderas även för privata anteckningar. Det är inte rekommenderat att handledare håller kopior av poster som finns i den officiella personalen för personalen i deras hanteringsfil.
• Hyrdokumentation och intervjuanteckningar presenterar lite av en quandary. Den bästa praxisen är att behålla en separat fil för varje position du fyller på som innehåller all dokumentation som är relaterad till att fylla den positionen från jobbet till referenskontrollen. Sökandens återupptas, omslagsbokstäver och ansökningar hör hemma i den här filen, förutom att du ska flytta den anställda anställdes ansökan till personalens personalfil.
  Den här filen har de officiella checklistorna och formulären som strävar efter en objektiv representation om en potentiell medarbetares kvalifikationer och stöder ditt beslut att anställa den mest kvalificerade kandidaten. Hyresgästens åsikter och anteckningar som togs under anställningsprocessen hör inte till den här filen. Personal kan samla dessa anteckningar för att upprätthålla fullständig dokumentation om ett anställningsbeslut, men de hör inte i personaldokumenten.
• Faktumdokumentation om anställningsbeslut som marknadsföring, överföring till sidoläge och löneökningar hör till personaldokumenten. Handledarens eller HR: s åsikter om arbetstagaren gör det inte. Officiell disciplinär handling dokumentation som en skriftlig varning hör också i anställdas personaldokument.

Specifika exempel på dokumentation som inte borde finnas i personaldokument

Följande uppgifter ska inte placeras i personaldokument.Dokumentationen kan kräva en separat fil, kan klassificeras som tillsyns eller ledningsnoteringar, eller bör inte innehas av en arbetsgivare alls.

• Eventuella medicinsk information tillhör den medicinska filen.
• Löninformation tillhör lönefilen.
• Dokument som innehåller anställda Social Security Numbers eller information om anställdas skyddade klassificeringar som ålder, ras, kön, nationellt ursprung, funktionshinder, civilstånd, religiösa övertygelser och så vidare bör aldrig förvaras i personalfilerna.
• Övervakningsdokumentation för att hantera en arbetstagares arbete, inställning av mål, återkoppling etc. ska lämnas in i en privat, handledare eller hanteringsägd mapp.
• Undersökningsmaterial inklusive arbetsklagomål, vittneintervjuer, anställdas intervju, resultat, advokatrekommendationer och upplösning samt uppföljning för att säkerställa ingen vedergällning borde finnas i en utredningsfil som är separat från personaldokument.
• Arkiv anställd I-9 formulär i en I-9-fil eller -plats, bort från personalspecifika uppgifter.
• Placera bakgrundskontroller, inklusive kriminell historia, kreditrapporter mm och resultaten av drogtestning i en separat fil som handledare, chefer och medarbetare inte kan komma åt. SHRM rekommenderar antingen denna separata fil eller rekommenderar att denna information också kan arkiveras i medarbetarens medicinska fil.
• Anställda jämställdhetsrekord som självidentifieringsblanketter och regeringsrapporter bör inte sparas i den personliga filen eller överallt som tillsynsmyndigheten har tillgång till.

Om du följer dessa riktlinjer lagrar din organisation faktiskt, stödjande anställningshistoria och personaldokument på lämpliga platser.

Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp. -