Vad tillhör en anställd personalfil?

Personalens personalfil är den huvudsakliga anställningsfilen som innehåller anställningsförhållandets historia från anställningsansökan genom avslutningsintervju och anställningstermineringsdokumentation. Endast personalpersonal och arbetstagarens närmaste handledare och chef kan ha tillgång till informationen i personaldokumentet och lämnar aldrig personalkontoret.

Personalens personalfil lagras i allmänhet i ett låst, brandsäkert arkivskåp på en låst plats som är tillgänglig för personalpersonalen.

Personuppgifternas sekretess i personalfilen är av största vikt.

Medarbetarnas personaldokument är oftast tillgänglig dagligen för information från arbetsgivare, handledare eller personalpersonal.

Överväganden om anställd personals filinnehåll

De grundläggande principerna och frågorna som ska beaktas vid inlämning av något dokument i en personalpersonsfil är dessa.

• Kommer arbetsgivaren att behöva ett visst dokument för att motivera beslut om arbetsgivaren åtalas? Skulle arbetsgivaren behöva dokumentet i domstol?
• Känner och förstår medarbetaren att dokumentet kommer att arkiveras i sin personalfil? I de flesta fall borde arbetsgivare underteckna dokumentet, för att inte ange innehållet i dokumentet, utan att erkänna att de är medvetna om och har läst dokumentet.
• Inga överraskningar, åsikter eller personliga anteckningar om arbetstagaren ska någonsin placeras i en personalpersonsfil. Bara fakta, inga spekulativa tankar, hör hemma i en personalpersonsfil.

Innehållet i en anställdspersonalfil

Följande är rekommendationer om den dokumentation som en arbetsgivare ska behålla i en personalpersonalfil.

Anställningsverifiering

• Anställningsverifiering
• Avvisningsbrev
• Anställningsbeteckning
• Arbetsanalysregistrering
• Arbetsförmedlingsbrev eller anställningsavtal
• Arbetsgivaravtal eller temporäravtal, om det används
• Nödkontaktinformation
• Undertecknad medarbetarhandbok Bekräftelseformulär som visar mottagande av handboken för arbetstagare
• Checklista från nyanställd personalorientering som visar ämnen som omfattas och av vem som helst
• Eventuella omlokaliseringsavtal och dokumentation
• Alla kontrakt, skriftligt avtal, kvitto eller bekräftelse mellan arbetstagaren och arbetsgivaren (till exempel ett avtal om icke-överenskommelse, anställningsavtal eller avtal om bilförsörjning) , till exempel
• Officiella anställningsblanketter inklusive: Förfrågningar om överföring, marknadsföring, interna jobbansökningar och så vidare.
• Annan dokumentation i samband med anställning
• Anställdas prestationsutveckling och förbättring ement
• Kopior av eventuella prestationsbedömningar som används eller utvecklingsplaner för anställda
• Medarbetarnas självbedömningar
• Rekord från alla formella rådgivningstider

Anmärkningar om närvaro eller tardiness

• Dokumentation för prestationsförbättringsplanering
• Disciplinära åtgärder rapporter
• Anställdas erkännande presenteras som certifikat, erkännandebrev och så vidare
• Anställda formella förslag och rekommendationer, organisationssvar
• Utbildningsrekord
• Begäran om utbildning
• Kompetensbedömningar
• Utbildningsklass eller session anmälningar eller scheman
• Undersökningar av undersökningar undertecknad
• Utbildningskostnadsrapporter
• Klagomål från kunder eller medarbetare
• Anställningsavslutningsrekord
• Anställningsavgångsbrev
• Exitinterviews dokumentation
• Cobra notification

Avslutande checklista

• Slutlig redovisning av alla aspekter av arbetstagarens anställning, såsom slutlön, semesterlön, återlämnande av bolagsfastigheter och så vidare.
• Ytterligare dokument rörande personalfiler finns tillgängliga.
• Personaldirektöversikt
• Personaltillämpningsprincip
• Vilken arbetsgivare borde inte behålla personalrekord