Gör inte dessa styrelsemötena minuter misstag!

Alla stater kräver att företagen tar och distribuerar protokollmöten, och alla stater kräver att styrelserna håller mötet i protokollet. Men det finns inga specifika regler om vad som ska inkluderas i styrelsens mötesminuter och hur man tar dessa minuter. Det finns säkert misstag som du kan göra när du tar minuter som kan göra ditt företags styrelse svårare.

Varför ta mötesprotokoll?

Det finns faktiskt flera anledningar att ta och spela in protokoll från dina företagsmöten.

Den första och viktigaste orsaken till att man tar protokoll från möten är att få reda på vad du bestämde. Jag har satt in på möten där ingen kunde komma ihåg ett beslut av styrelsen för några månader sedan. Har något skrivet för ditt företag,

Den andra anledningen till bolagsstämma är för förvaltningsansvar. Styrelseledamöterna är i förtroende. De fattar beslut om pengar som investeras av aktieägare, och de måste kunna bevisa att de handlat klokt, i bolagets bästa och utan intressekonflikter. Att ha styrelsens mötesminuter hjälper styrelsen att bevisa att de handlade i god tro och undviker personligt ansvar för sina handlingar.

Den tredje anledningen är skattemässigt. Ett bolag är en separat enhet från de enskilda aktieägarna. För att du är säker på att du håller den separationen, ger styrelsens mötesminuter en rekord.

Utan dem kan IRS eller statliga myndigheter negativa skattesituationen för verksamheten. Ett företag som inte visar det fungerar som en enhet som är separat från ägarna kan skapa en svår skattesituation.

Det finns en balans för företagen att sträva efter att se till att styrelseledamöterna gör sin plikt och skyddas, mot långa, meningslösa styrelsemöten som slänger medlemstiden.

Vi tar upp det saldot i den här artikeln.

Nu när vi har diskuterat skälen till att ta styrelsemötena minuter, här är några misstag företag gör och några tankar om hur man rätta till dem.

Att inte skapa och distribuera en agenda före mötet

Ett annat stort misstag som gjorts av företag på sina styrelsemöten sätter inte upp en agenda före mötet och inte fördelar dagordningen och relevanta handlingar före mötet. Dagordningen bör innehålla särskilda tidsmängder för varje punkt på dagordningen. Att ha en särskild agenda gör inte bara mötet snabbare, men det låter styrelsen (och den som läser protokollet senare) känna till den relativa betydelsen av varje sak på dagordningen.

Det betyder inte att något inte kan komma på dagordningen om det är viktigt och brådskande, men saker kan läggas till dagordningen genom omröstning.Och mycket som är brådskande bör hanteras av cheferna, inte styrelsen.

Saknas Viktiga delar av styrelsens sammanträde Protokoll

Mallen för styrelsemöten bör innehålla:

• Datum, tid och plats för mötet
• Början och sluttiden och tider tilldelade specifika poster på föredragningslistan
• Vilken typ av styrelsemöte - regelbunden, särskild eller årlig (alla stater kräver att företag ska ha ett årligt möte)
• Vem var närvarande, noterade direktörer, gäster och anställda och vilka styrelseledamöter var inte närvarande. Namnen på någon som kommer sent eller lämnar tidigt måste noteras.
• Ange om ett kvorum är närvarande. Ett kvorum krävs vanligtvis av bolagets förordningar för eventuella röster. Kvorumkravet är vanligtvis mer än hälften av medlemmarna. (För en styrelse om nio medlemmar måste till exempel fem ledamöter vara närvarande för ett beslut).
• Om presentationer ges av kommittéer eller andra, inkludera namn och titlar av presentatörer.

Mötesminna För Specifikt

Förmodligen är det största misstaget att kräva detaljerad information om diskussioner (ibland argument) och processer. Mötena bör återspegla resultaten av beslut, inte vem som sagt vad som står i diskussionen. Låt oss säga att ditt styrelse röstar om en befattning att sälja en ny produktlinje.

Mötesminuten ska säga: "Rörelse för att lägga till en ny kryddkryddsruta. Rörelse utplacerad och godkänd, med så och samma avvikande." Om gruppen hade en diskussion bör du registrera längden på diskussionen och sammanfatta den, men du behöver inte gå in i detalj om diskussionen.

Protokoll som inte är specifika nog

I andra änden av spektrat är några minuter inte tillräckligt specifika för att ge information och hålla medlemmarna oroliga. Om beslutet inte var enhälligt, en förteckning över vilka styrelseledamöter avstod, som avstod (och notera om avstående var på grund av en potentiell intressekonflikt).

Medan du inte behöver registrera blås för varje diskussion, eller vem sa vad. Men det bör finnas tillräckligt med information i protokollet för att återspegla andan i diskussionen.

Styrelsens möten för länge

Ingen gillar långa möten, men det finns några sätt att förkorta mötet och protokollet. Det kan hända att du sparar mötet med styrelsen genom att skapa en samtyckesagenda. I grund och botten är denna agenda en lista över problem som kan hanteras snabbt utan diskussion. Listan kan innehålla några minuter från föregående möte, ekonomi och rapporter från kommittéer eller verkställande direktören.

Samtyckesagendan och rapporterna och annan information måste distribueras före mötet så att medlemmarna har möjlighet att läsa dem. Då är sammanträdesagendan på mötet en del av mötesprocessen. Varje styrelseledamot kan ta upp en fråga eller en fråga om samtyckesagendan, men om det inte finns några problem kan hela samtyckesagendan röstas om samtidigt.

Den felaktiga typen av beslut

En bolagsstyrelse fattar beslut om övergripande policy.De dagliga besluten fattas av bolagets chefer baserat på den politiken. Styrelserna övergår ibland och försöker fatta beslut som är bäst kvar för ledningen.

Godkänner inte protokollet

Det är frestande att, i trängsel och rörelse i styrelsemötena, glömma att godkänna protokollet. Men det är viktigt att se till att protokollet korrekt reflekterar både brevet och andan i mötet. Protokoll anses vara "utkast" tills det godkänts.

Håller inte mötesprotokoll

Efter allt besvär du går till för att hålla bra minuter för ditt företag, glöm inte att hålla ditt företags mötesminuter någonstans säkert och tillgängligt. Ställ in en process för att hålla protokoll i en företagsrekordbok eller "i molnet" i en lösenordsskyddad fil.

Glömma att erkänna företagssekreterarens roll

De flesta av arbetsuppgifterna i företagsministrarna omfattas av bolagets sekreterare. Att vara en bra företagsekreterare är en konst, och dessa individer är ofta inte erkända tillräckligt. Säg "tack" till den här personen regelbundet.

Innehåller inte en advokat som rådgivare till din styrelse

Informationen i denna artikel är inte avsedd att vara skatte- eller juridisk rådgivning, och författaren är inte advokat. Om ditt företag är privat eller offentligt (med börshandlade aktier), bör du ha en advokat som informerar dig om hur du tar företagsminuter och att delta i viktiga styrelsemöten för att du och ditt styrelse ska vara skyddade.