Uppdaterade EEOC-riktlinjer för arbetshälsoprogram

En av de sätt som anställda kan börja arbeta med på personliga hälsomål, som att gå ner i vikt och minska dåliga vanor, är att delta i företags wellnessprogram. Corporate wellness-program är populära eftersom de har visat sig förebygga sjukdomar, minska kostnaden för hälsovårdspremier och uppmuntra anställda att leda hälsosammare livsstil.

Arbetsgivarna måste emellertid vara medvetna om en laglig uppdatering om riktlinjer för jämställdhet av anställningsmöjligheter (EEOC) som påverkar arbetshälsovårdsprogrammets hantering.

Eftersom arbetshälsoprogrammen ofta inbegriper användningen av medicinska frågeformulär, biometrisk screening, hälsoriskbedömningar och andra verktyg för att mäta medarbetarnas hälsa. De kan utgöra en rättslig risk för misshandel av denna personliga hälsoinformation.

Var försiktig för att skydda all personlig hälsoinformation

Hittills är den enda godtagbara användningen av personlig information om hälsoinformation vid wellnessprogramaktiviteter när den hanteras av en auktoriserad tredje part, till exempel sjukförsäkringsbolaget.

Problemet börjar när en medlem av personalresursgruppen eller någon annan inom företaget som eventuellt kan identifiera en anställd, får tillgång till konfidentiell personalhälsoinformation - antingen med avsikt eller olyckshändelse. Detta kan skapa anledning till ett krav enligt flera antidiskriminerande anställningslagar, inklusive lagen om hälso- och sjukvårdsförsörjning och ansvarsskyldighet (HIPAA), Americans with Disabilities Act (ACA), eller lagen om genetisk information om icke-diskriminering (GINA).

Om personlig hälsoinformation (PHI) hamnar i fela händer överförs med oskyddade metoder (till exempel e-post), eller används för att fatta beslut om att inkludera eller diskvalificera någon individ för anställning , befordran, uppsägning eller behörighet för vissa typer av grupphälsovårdsplanering - organisationen kommer att hållas juridiskt ansvarig.

Skador som går in i tiotusentals dollar kan vara resultatet av denna typ av dataöverträdelse.

Undvik övergrepp mot hälsoprinciper

Ett nytt problem med hälsoprogram har kommit upp förrän, om användningen av incitament för anställda att delta i företags sponsrade program. EEOC hävdade att när incitament är knutna till hälsoprogram, för att anställda antingen ska delta i dem eller för att uppnå vissa wellnessmål, diskriminerar programmet de som väljer att inte delta eller inte uppfyller sina avsedda mål. Incitament som används på detta sätt diskriminerar på grundval av funktionshinder och genetisk information - faktorer som anställda inte kan kontrollera.

Ett exempel var ett företag som erbjöd en kontantbonus för dem som kom överens om obligatorisk biometrisk provning.Detta företag hotade olagligt att säga upp försäkringsskydd eller utfärda andra disciplinära åtgärder för anställda som vägrade den biometriska testningen. Andra företag har nyligen blivit eldade för att höja premierna för anställda som har vissa sjukdomar, är överviktiga, röker eller inte deltar i hälsoprogram.

Det är viktigt att notera att hälsoprogram som ger incitament till anställda på frivillig basis, till exempel bonusar och presentkort och andra förmåner, är inte diskriminerande i sin strategi.

Företaget måste emellertid göra det möjligt för alla anställda att delta i hälsoprogram om de vill. Programmen kan inte tvingas, och heller inte anställda som har vissa hälsoproblem ska vara hälsoprogrammets fokus. Ett exempel på en EEOC-överträdelse skulle vara att göra det obligatoriskt för alla överviktiga anställda att delta i ett träningsrelaterat program för att vara anställda eller få hälsoeffekter.

EEOC-regler för arbetsgivare för företagshälsoplaner

EEOC utfärdade missuppfattningar om arbetshälsoprogram, och utfärdade några slutliga regler för att ändra regeringens bestämmelser och ge ytterligare vägledning till arbetsgivare. Dessa regler är utformade för att ge mer information och värde om företags wellness planer. Att följa dessa regler noggrant bör en arbetsgivare kunna undvika eventuella rättstvister eller bryta mot ACA-, ADA-, GINA- eller EEOC-reglerna.

1. Anställda får aldrig tvingas delta i företags sponsrade hälsoprogram.

Alla arbetsgivare kan uppmuntra, marknadsföra och dela information om företags wellnessprogram. Det kan emellertid inte vara tvunget på någon anställd eller borde anställda bli känna sig trakasserade för att delta. Även om de behöver delta på grund av hälsoproblem, måste anställda frivilligt delta hela tiden.

2. Om anställda vägrar delta, får de inte nekas hälsodäckning eller möjlighet att välja mellan de tillgängliga grupphälsovårdsplanerna som erbjuds av arbetsgivaren.

Ingen arbetsgivare har rätt att förneka grupphälsovårdsförmåner enligt Affordable Care Act, helt enkelt baserat på en medarbetares val att antingen delta eller inte delta i ett hälsoprogram. Detta inkluderar rökningstoppprogram, viktminskningsprogram och alla andra välfärdsinitiativ som påverkar anställdas hälsa. Dessutom måste en arbetsgivare erbjuda samma gruppplaner till alla berättigade anställda.

3. Alla arbetsgivare måste tydligt ange vilka typer av medicinsk information de behöver, hur informationen ska användas, vem som kommer att få tillgång till PHI och hur informationen är begränsad.

Som tidigare nämnts kan personlig hälsoinformation samlas på ett antal sätt, inklusive personliga hälsobedömningar, biometriska hälsoundersökningar, välbefinnande och till och med från medicinska påståenden. Användningen av PHI är mycket begränsad och måste klart kommuniceras till anställda vid deltagande i ett hälsoprogram. Ett uttalande måste utfärdas, och anställda måste skriva ut på det, vilket ger tillstånd för tredje parts välfärdsleverantör och sjukförsäkringsbolag att använda denna information till förmån för anställda.

4. Arbetsgivare får aldrig ta emot ersättning mot någon anställd som väljer att avvisa sitt deltagande i företagshälsoprogrammet.

Det här är en sak som arbetsgivare måste vara försiktig för att inte bryta mot. Ingen arbetsgivare kan tvinga, hota, skrämma, trakassera, straffa, genera eller på annat sätt försöka tvinga någon anställd eller deras anhöriga att delta i ett hälsoprogram. Alla anställda och deras berättigade personer måste vara fria att delta frivilligt och de kan när som helst avsluta den här verksamheten, utan att det kommer att krävas något förtal från arbetsgivaren.

5. Ett företag får inte erbjuda incitament till deltagande medarbetare som är värd mer än 30 procent av kostnaden för den självbetalda versionen av vårdplanen (baserat på en hälsosam 40-årig medlem).

Här kan sakerna bli lite knepiga, eftersom många företag erbjuder en form av incitament till anställda som frivilligt deltar i företagsvårdsprogram. Incitamentet kan vara kontant, en bonus, en speciell gåva, en bärbar träningsenhet, ett gym medlemskap eller någon annan typ av incitament - så länge det inte överstiger värdet av ovanstående riktlinjer. Med andra ord, gör inte hälsoprogrammet enbart om att få ett incitament, men om att delta och bli frisk.

Mer överväganden i att hantera dina Wellness-program

Ditt hälsoprogram måste vara tillgängligt för alla anställda, oavsett nuvarande eller framtida hälsotillstånd. Det innebär att du måste ta emot anställda på alla nivåer, inklusive de som redan leder en hälsosam livsstil och de som kämpar på grund av andra faktorer. Till exempel kan du ha en anställd som har hälsoproblem och måste gå ner i vikt, men arbetstagaren kan inte gå bra eller cykla än. Se till att det finns ett inomhusvandringsområde med stöd som räcke eller stolar för att ge arbetstagaren ökad rörlighet.

En annan sak att se upp är om de anställda delar sin personliga hälsoinformation, kanske efter en bedömningsprocess eller efter att ha besökt en läkare för vård. Inte engagera medarbetaren i fråga om PHI, och avskräcka anställda från att dela sin medicinska information på jobbet. Om du har ett supportprogram tillåter du emellertid anställda att dela med sina kamrater i en mer kontrollerad och konfidentiell inställning. Man vet aldrig vem som kan lyssna på personliga samtal på jobbet och detta kan påverka en chef att behandla en anställd på ett diskriminerande sätt (till exempel när det gäller en höjning eller en kampanj).

Slutligen bör den mycket minsta informationen erhållas från anställda under några personliga hälsovurderinger, under förmåner öppna inskrivningar och när anställda deltar i biometriska skärmar. En EEOC-överträdelse kan inträffa oskyldigt nog, helt enkelt genom att fråga för mycket hälsoinformation från en anställd i en skyddad klass. Se till att granska EEOC-riktlinjerna för att förstå vad andra tredje parter kan fråga wellness deltagare och informera alla anställda om ett formulär för hälsoprogramsformulär.All information måste hållas i strängaste av privatlivet och skickas aldrig via e-post eller andra digitala format. Varje år ska alla anställda uppdateras om wellnessprogramregler och skriva ut på en årlig blankett som säger att de är frivilliga att delta.

Håll anställda hälsosamma under semesterperioden

Varje år tänker många arbetsgivare i början av en annan upptagen semestersäsong sätt på att hjälpa anställda att få ut det mesta av sina återstående personalförmåner under året och att sparka av wellness mål för det kommande året.

Din organisation kan påminna anställda om fördelarna med att delta i företags wellnessprogram. Det här är också en tid då många ansluter sig till sina årliga förmåner, antingen genom arbetsgivargrupper eller marknadsutbyte. Det kan vara en bra tid att dela med sig av hälsoinformation med anställda, uppdatera dem om de fördelar de är berättigade till och till och med värd en wellnessmässa. Det kan också vara en bra tid att tillhandahålla gratis hälsoskärningar och influensaskott till anställda.

Var alltid säker på att skicka skriftlig information till alla anställda och skicka veckovisa påminnelser via e-post för att hjälpa medarbetarna att göra rätt val för sina personliga behov. Om du har anställda som är intresserade av wellnessprogrammet, rikta dem till den centrala kontaktpunkten för din programadministratör. I vissa fall kan detta vara ett tredjeparts sjukförsäkringsagent eller ett självständigt välbefinnande.