Hur man utvecklar effektiva nyckelkontrollregler

Har du verkställbara och aktuella nyckelregler? Med så mycket uppmärksamhet åt högteknologiska hot, är det lätt att glömma att de små metallnycklarna kan göra dig ganska sårbar också.

Tänk på hur många dörrar i din anläggning du har tillgång till via mekaniska nycklar. Har dina entrédörrar bara en nyckel att öppna? Vad sägs om fil- eller serverrum? Har du dyra lager eller förnödenheter skyddade av lås och nyckel?

Mekaniska nycklar säger inga berättelser. Om lager eller varor saknas kan du inte ha någon möjlighet att bestämma vem som låste upp dörren.

Värre än, de flesta nycklar kan dupliceras utan ditt tillstånd. Så du kan inte ana hur många som öppnar dina dörrar.

Bedöm risken

Här är några frågor att fråga

• Vet du hur många nycklar ditt företag har utfärdat?
• Vet du vem som för närvarande har dessa nycklar?
• Kan du styra vem som duplicerar dina nycklar?

Om du svarade nej på någon av dessa frågor har du hål i ditt säkerhetsprogram som du måste ansluta till.

Lös problemet

Här följer några steg du kan följa för att utveckla effektiva nyckelstyrningssystem.

• Börja med ett patenterat nyckelsystem
• Skapa ett masternätningssystem.
• Skriv om din nyckelfunktion
• Logga ut nya nycklar

Börja med ett patenterat nyckelsystem

De flesta nycklarna kan dupliceras på lokala hårdvaruaffärer eftersom alla kan köpa den tomma eller uncut-knappen. Att fråga din låssmed att stämpla "Do not Duplicate" på nyckeln är meningslös om distributionen av ämnen inte strikt kontrolleras av tillverkaren.

Det enda sättet som en tillverkare kan hoppas kunna kontrollera försäljningen av deras nyckelämnen är genom att ta emot ett Utility Patent: Ett Utility Patent gäller hur en uppfinning fungerar, i motsats till ett designpatent, som bara gäller vägen en uppfinning ser ut. När ett patent har utfärdats är det olagligt för en tredje part att producera en nyckel som kommer att fungera i det patenterade låset.

Som ett resultat är de enda leverantörerna som har tillgång till ämnena låssmedar som är kontraktsmässiga med tillverkaren. Så om en skrupelfri anställd försöker kopiera en patenterad nyckel, kan de inte bara sluta med den lokala hårdvaruaffären.

När du arbetar med en ansedd låssmed, ge dem en lista över personer som är auktoriserade att köpa dubbla nycklar till dig. Låssmedten bör ha ett system för att verifiera identifiering och registrera detaljerna för varje nyckel som de skär. När du väljer en låssmed, be dem att visa hur de ser till att endast auktoriserade personer får nycklar.

Medeco, ASSA, Schlage och andra tillverkar patentskyddade lås som säljs genom låsverksnät. Du kan besöka deras respektive webbplatser för att lära dig mer om sina produkter och söka efter lokala återförsäljare.

Utforma ett huvudnyckelsystem

När du har avgjort på ett patenterat knappsystem måste du sitta ner med din låssmed för att designa ett mastersystem. Systemet dikterar vilka nycklar som ska fungera i vilka dörrar. Du kan till exempel ge alla nyckelinnehavare möjlighet att låsa upp ytterdörren, medan endast CIO och IT Manager har tillgång till serverrummet.

Var särskilt försiktig med din stora huvudnyckel; Detta är nyckeln som kommer att fungera varje lås i din anläggning.

Om den här nyckeln någonsin förloras eller stulits, måste du nyckla hela anläggningen för att upprätthålla säkerheten.

Företag med högt anställd omsättning kanske vill överväga ett låssystem som använder utbytbara kärnor. Kärnan är den del av låset som du sätter in nyckeln till. Om en nyckel försvinner, eller om en anställd lämnar utan att återvända till nyckeln, kan du ta bort kärnan och infoga en ny om några minuter. Detta förhindrar att den förlorade eller stjälna nyckeln fungerar i dina lås och du behöver inte vänta på att en låssmed kommer till din webbplats.

Nycklar din anläggning

När masternyckelsystemet har utformats till din tillfredsställelse, är du redo att återkomma. Det här kommer sannolikt att innebära att du installerar nya kärnor i dina befintliga lås. Återigen är detta ett jobb för en professionell låssmed.

Utskriftsnycklar

Med ett nytt nyckelsystem installerat är du nu redo att skriva ut nycklar. Varje enskild person som får en nyckel ska underteckna ett nyckelinnehavsavtal. Avtalet bör ange att nycklar inte får lånas ut, och förlorade nycklar måste rapporteras omedelbart. Dessutom klargör att alla nycklar måste överlämnas vid uppsägning av anställning. I vissa fall kanske du vill behålla den slutliga löneskatten tills alla nycklar har redovisats.

Programvarupaket som Key Wizard och Key Tracker hjälper till att automatisera spårningsprocessen och generera nyckelhållaravtal.

För vidare studier

Bakom 1968 uppfann Medeco Security Locks praktiskt taget begreppet nyckelkontroll. De har skapat en väldigt användbar guide för att utveckla och hantera nyckelkontrollpolicyer som du kan ladda ner. Du kan också vilja skriva in "nyckelkontrollpolicyer" i din favorit sökmotor. Du hittar exempel på publicerade policyer som du kan lära av innan du utvecklar din egen.