Företagskreditkort för anställda: Bra nyheter och dåliga

Om du är en arbetsgivare som har anställda som drabbas av kostnader i affärsverksamheten, är ett utmärkt sätt att se dessa kostnader och kontrollkostnader med företagskreditkort för anställda. Används korrekt kan företagskreditkort hjälpa dig att uppnå många av dina affärsmål. Tyvärr kan de också vara oönskat både för dig och dina anställda eftersom de bana vägen till företagets fria fall eller åtminstone några steg längs stegen.

Vad är ett företagskreditkort?

Företagskreditkort är en grupp av arrangemang som är separata och skiljer sig från personliga och småföretagskrediter. Ett företag kan erbjuda sina anställda företagskreditkort för att debitera godkända affärsrelaterade kostnader, vanligtvis av resande natur. Ett företagskreditkort utfärdas normalt i företagets namn och med anställdas namn på den. Till skillnad från personliga och småföretagskort utfärdar företagskreditkort endast några organisationer. De utfärdas också direkt mellan verksamheten och emittenten.

Att veta reglerna

Oavsett var ett kreditkort kommer från, bör det accepteras med fullständig förståelse för hur det fungerar. Det gäller inte bara den person som använder kortet, utan också företaget. Detta förhindrar mycket missförstånd som kan kosta alla. Först bland dessa är vem som är ansvarig för betalningen.

Vissa kort innehåller bestämmelsen om att arbetstagaren trots att han är ett kreditkort är ansvarig för att säkerställa att betalningen görs. För andra är det företag som en anställd arbetar för ansvarig för betalningen.

En av de främsta fördelarna med att använda företagskreditkort är att de tillåter arbetsgivare att närmare övervaka sina anställdas utgifter, särskilt när de är ute av arbetet kontor på resor.

Alla företag som utfärdar ett företags kreditkort bör se till att deras policy avseende rutiner, utgiftsgränser och begränsningar förstås och följs av anställda. Till exempel kan vissa kostnader som flygbiljett och biluthyrning placeras på kreditkortet, medan sådana som bränsle- och vägtullar kommer att komma från en anställds ficka.

Anställda bör också förstå att även om avgifter av en viss typ godkänns kan gränserna fortfarande åläggas dem. Regler som detta kan appliceras bred pensel eller enligt vissa kategorier av handlare. Ett företag kan till exempel godkänna en viss utgiftsgräns för måltider, särskilt när kunderna är underhållna, men om samma representant bestämmer att han vill skicka blommor till en klient, kanske det inte är tillåtet.Tidigare begränsningar av utgifterna för ett kort kan begränsa den typen av utgifter.

Undvik fallgropar

När ett företags kreditkort utfärdas ska det finnas någon förståelse av arbetstagaren om hur det kortet kan användas. Vissa företag erbjuder även utbildningskurser om användningen av företagskreditkort så att bakgrundsinformationen om användningen är gemensam för alla och ingen kan säga att de inte var medvetna om att utfärda regler.

En primär fara för företagskreditkort är när anställda blandar personliga och affärsmässiga användningsområden. Självklart borde ingen personkostnad på något sätt debiteras mot ett företags kreditkort. Lyckligtvis med de rätta kontrollerna på det kortet kan dessa typer av utgiftsproblem kontrolleras och elimineras. I de flesta fall uppstår dessa problem när en anställd vill hoppa över besväret att göra två olika transaktioner samtidigt och tänka "Jag kan ersätta företaget senare." Å andra sidan sker denna redovisning i många fall aldrig, och det ställer arbetstagaren upp på en kollisionskurs med företagets ledning.

En liberal tillämpning av gemensam känsla

Om det finns en uppsida mot användningen av företagskreditkort är det möjligheten att företagen måste hålla medarbetarna medvetna om att de övervakas.

Det här borde dock inte vara en fråga om oro. Det borde placera anställda på ett meddelande om att deras utgifter i företagsnamn är viktiga, och att de ska utöva sin sunda förnuft i det sätt de spenderar företagskassorna på. Allt annat påverkar bara ett företags bottenlinje, vilket också påverkar de anställda.