7 E-posthanteringstips för att snabbt öka produktiviteten

En av de vanligaste utmaningarna för småföretagare balanserar behovet av att bli mycket framgångsrik i det som aldrig verkar som tillräckligt med tid. Vi är en ofta överplanerad grupp, och de flesta av oss kan dra nytta av lite extra tid, eller åtminstone mer produktiv användning av den tid vi har.

När det gäller tidshantering är det ofta en utmaning att räkna ut hur man använder tid mer produktivt. Ett bra ställe att starta är e-posthantering; Detta är ett område som toppar listan över tidmördare för många småföretagare.

Eftersom e-post är en fortlöpande kommunikationsform och vi inte har fullständig kontroll över inkommande flöde, måste vi arbeta för att förbättra vår produktivitet i hur vi tar emot, organiserar, svarar på och till och med Tänk på e-post. Tipsen nedan hjälper dig att skapa ett system för att hantera ditt e-mail på ett sätt som stöder produktivitet istället för att äta bort på det.

1. Stäng av notifikationer.

Email brukar komma in hela tiden på dagen och natten, så det är viktigt att du kontrollerar hur flödet av inkommande meddelanden passar in i din dag. Stäng av nya meddelandeanmälningar på både din dator och smartphone för att förhindra ständiga distraktioner och störningar i ditt schema och kontrollera efter mail när det är bekvämt för dig.

2. Bestäm hur du använder din inkorg.

Det finns många olika filosofier när det gäller att hantera din e-postinbox. Du kan använda din inkorg som ett catchall, begränsa det till endast högprioriterade meddelanden eller göra det till en arbetsuppgiftslista.

Nyckeln är att välja ett syfte för din inkorg och hålla fast vid den.

3. Skapa email whitelists och blacklists.

De flesta e-postklienter och e-postleverantörer tillåter användare att göra listor över säkra adresser för att säkerställa att dessa meddelanden kommer igenom, medan du svartlistar eller blockerar, vad du anser vara spamadresser. Ta tid att uppdatera dessa listor ofta för att hålla din inkommande e-post ren.

4. Ställ in en timer och batchprocess.

Några småföretagare dra nytta av att ha fickor på sin tid bara för e-post. Om det här fungerar för dig, avsätta en viss tid under dagen för att svara på meddelanden, flytta åtgärdsposter till din arbetslista, radera skräp och få en snabb bild av vad som behöver din uppmärksamhet nästa.

5. Använd regler för att automatisera processen.

För att effektivisera e-posthanteringsprocessen, använd regler i din e-postklient som sorterar, flaggar, flyttar och organiserar dina meddelanden. Även om det tar lite tid att skapa regler som stöder hur du använder e-post, så snart du har skapat dem kan du skära ner en betydande del av din e-postbehandlingstid.

6. Få en start från din smartphone.

Många småföretagare har smartphones så att de kan hålla kontakten och på jobbet, även när de är ute av kontoret.Om du ofta kontrollerar e-post på din mobila enhet kan du spara mycket tid genom att läsa och börja behandla meddelanden medan du är mobil. Även om du bara gör det vana att radera skräp och meddelanden du inte behöver spara, kan du dra nytta av att ha en strömlinjeformad inkorg när du kommer tillbaka till kontoret.

7. Om du inte läser det, avsluta prenumerationen!

Nyhetsbrev och andra e-postmarknadsmeddelanden kan vara ett bra sätt att hålla kontakten med kunder, kollegor, partners och andra företag du är intresserad av, men dessa meddelanden kan snabbt hoppa upp.

Om du inte har läst en viss återkommande mailing i flera problem, sluta prenumerationen. Att begränsa nyhetsbrev och andra automatiska meddelanden till bara de som du läser regelbundet kan vara ett enkelt sätt att minska massan i inkorgen.

För ännu fler verktyg för att hjälpa dig att bli mer produktiv i ditt lilla företag, utforska den här listan över 101 produktivitetsprogram.