5 Kris Kommunikationsstrategier som fungerar

Om du arbetar för ett medieföretag, flygplats, nöjespark eller en skola, kommer du utan tvekan att bli utsatt för en kris någon gång. De beslut om krisekommunikation du gör kan hjälpa dig att överleva oroen, eller om du inte är försiktig kan de orsaka varaktig skada på ditt varumärke.

Det är omöjligt att förutsäga den exakta karaktären av den kris du kan stöta på, men du måste planera för den dagen att en tornado träffar, ett flygplan kraschar eller en beväpnar kommer på din egendom.

Dessa 5 kriskommunikationsstrategier hjälper dig att skydda ditt varumärke.

Forge positiva relationer med medierna

När katastrof slår ut, kommer dina lokala nyhetsreporter att vara först på scenen. De kommer sannolikt att träffa luften med levande nyhetsrapporter innan du ens har en chans att veta vad som händer.

Att veta dessa journalister personligen kommer att gå långt mot att få rättvis täckning i en brytande nyhetssituation. Du kan göra det genom att göra historier med dessa reportrar långt före krisen utbrott. Kanske har du varit gäst på deras pratshow eller gett dem en rundtur i din anläggning. Att vara på förnamn med dessa människor kommer att betala utdelning för dig. Det bidrar också till att ha ett professionellt förhållande med redaktören eller nyhetsdirektören, eftersom det är den som ansvarar för täckningen tillbaka i pressrummet.

Om din kris är tillräckligt stor för att ta fram de nationella medierna måste du hantera dessa nyhetspersonal på olika sätt.

De känner inte dig, bryr dig om din stad och kommer inte att bry dig om att städa på tårna för att få berättelsen som de ser det. Undvik att göra ett misstag av catering till alla infall av de nationella medierna medan du ignorerar ditt lokala media. De nationella medierna behandlar dig inte bättre och de lokala medierna kommer att täcka den här berättelsen långt efter att den nationella pressen flyger tillbaka till New York eller Washington.

Starta din myndighet tidigt i krisen

Vanligtvis sker en kris i den värsta möjliga tiden, som en helgdag när den vanliga kommandokedjan är på semester. Om du är ensam för att hantera efterdyningarna, kontakta så snabbt som möjligt med nyheterna.

Allt du behöver göra är att berätta för folk ditt namn, din titel, försäkra dem om att du samlar in information och kommer att distribuera den inom rimlig tid. Om du inte kan ställa in tid för en presskonferens, berätta för dem att leta efter uppdateringar via Twitter eller annan social media-plattform.

Om du ignorerar det här steget kommer du att ha reportrar, förutsatt att ingen ansvarar. Om de säger det till allmänheten kan du medföra långvarig skada på ditt företags varumärke. Du vill från början inleda krisen, även om du inte är redo att tala offentligt om vad som hände.

Ge noggrann information i mätta steg

När du väl har fattat fakta, vill du hålla en presskonferens eller utfärda ett pressmeddelande. Det första steget är att ge nyhetsmedia tid för att förbereda sig för att ta emot den. Tweeting att en presskonferens börjar om tio minuter ger inte alla tid att komma dit. Nyhetsreporterna kommer att bli frustrerade, vilket innebär att de kan lasha ut på dig när du redan har tillräckligt med bekymmer.

Meddela i början av presskonferensen om du kommer att acceptera frågor efteråt. På så sätt finns det ingen ful överraskning om du går ut ur rummet efter ditt uttalande. Förklara varför du inte kan ta frågor vid denna tidpunkt. Helst kan du lova att ta frågor senare. Men se till att du håller något löfte du gör.

Var uppmärksam på tidsfristerna för nyhetsreporterna. Även med den 24/7-cykel i vilken nyhetslokalerna fungerar, vill reportrar få ny information för 6 p. m. newscast, då mer för sena nyheter. Överväg att hålla lite information så att du har något att berätta för dem senare. Du kan hjälpa ditt varumärke genom att ha ett konstant flöde av nya fakta att leverera i regelbundna steg.

Gör allt du kan för att stoppa spekulationen

Reportrar som inte får fakta tenderar att börja gissa på vad som kan ha hänt.

Medan du kanske vet skillnaden mellan nyhetsanalys och åsikt, gör de det sannolikt inte. De fyller bara tid på luften eller skickar något för att hålla deras Facebook-sida frisk.

Spekulation som visar sig vara fel gör det möjligt för ett rengöringsjobb för dig. På en nyhetskonferens eller under intervjuer, låt inte dig själv bli fast i ett hav av "vad händer" frågor. Klipp av denna ifrågasätta artigt, men avgörande.

Fakta är ditt bästa vapen. Om du hanterar dina fakta och sprider dem på ett regelbundet och tidsmässigt sätt, kommer reportrar som svälter för ny information att få det innan de har en chans att låta sina tankar vandra.

Fortsätt hantera berättelsen efter krisens slut

Beroende på krisen kan det vara en långsiktig utredning. Det kan vara i månader efter den ursprungliga krisen passerar. Men det kräver fortfarande din förvaltning.

Håll dig uppdaterad och släpp fakta till nyheterna innan du har möjlighet att upptäcka denna information på egen hand. På det sättet kan du hjälpa till att förklara informationen och minimera de negativa effekter som det kan ha för ditt varumärke.

Förvänta dig att journalister ska vara tillbaka på din dörr sex månader, ett år, även fem år efter händelsen. De kommer sannolikt att fråga, "Vad har du lärt dig och ändrat sedan krisen hände?" Var redo med meningsfulla svar som kommer att ge ditt företag ett positivt ljus. Du kanske vill schemalägga en presskonferens eller turné om du har en bra "show and tell" -historia som journalister kan reläera till dina kunder.