Skatt år för årsskiftet Anställdas lönecheck

Vilket skatteår ska en anställds lönecheck vara i?

Frågan: Är lönecheckar i slutet av året beskattningsbara under årets löneår eller år?

Regeln är: Löneskatten betraktas som skattepliktig inkomst under det år lönebeviset utfärdas (daterat) , även om arbetet gjordes och lönen uppnåddes i ett annat år ( men läs undantaget nedan).

Till exempel:

Du betalar anställda den 2 januari 2018 för arbete som gjordes under den sista veckan i december 2017.

Bruttolön är beskattningsbar år 2018, inte 2017. Om du betalar anställda den sista december för detta arbete, lönecheckdatumet den 31 december 2017, skulle innebära att lönen är skattepliktig inkomst år 2017.

Varför är året för en anställdes lönecheck viktigt?

Året som lönesatsen beskattas påverkar den anställdas skattepliktiga inkomst. Om en anställd hade en stor årlig bonus, kan det till exempel påverka medarbetarens skattesats. På några år finns det en extra löneperiod som kan leda till att anställda får vad som verkar vara en "extra" lönecheck. Informera arbetstagaren om skillnaden innan den betalas ut, ger arbetstagaren tid att ändra personens W-4-blankett för att lägga till mer kvarhållande av lönecheck.

Problemet uppstår när en löptid inte slutar på sista dagen av året. Om löneperioden slutar före årets slut är det några dagar under det första året som kommer att betalas nästa år.

Om löneperioden slutar efter årets slut finns det några extra dagar i nästa års lön.

En undantag: Konstruktiv kvitto

Om du gör lönecheckar tillgängliga för anställda före årets slut - genom direkt insättning, till exempel - måste lön anses vara mottagen (och beskattningsbar) under det året, även om Den direkta insättningskontrollen är daterad under det följande året.

IRS säger att anställda måste ha tillgång till lönecheck "utan väsentlig begränsning eller begränsning". Detta kallas "konstruktivt kvitto". Konstruktivt kvitto är en bokföring som hänvisar till när inkomst anses vara i besittning av någon och när den är tillgänglig för att användas. Det är då när personen har kontroll över pengarna?

Post-dated Checks and Constructive Receipt

När en person får en betalning via post, kan det generellt sett anses att personen har konstruktivt mottagande av fonderna. Men det är inte alltid sant. En check kan vara efterdaterad. En efterdaterad check är en check som har ett framtida datum på det. Om du får en check in 2017 som är daterad 2018, kan du inte betala det till nästa år. Bara för att du har kontrollen i din hand, eftersom den är daterad nästa år - och inte betalningsbar förrän då - skulle checken inkluderas i nästa års skatter.

Hur påverkar denna regel anställda W-2 formulär?

W-2 formulär är de formulär du ger anställda i januari för att ge information om deras lön och belopp som behålls för federala inkomstskatter och FICA-skatter (socialförsäkring och Medicare).

Den sista lönecheck som daterades i december ingår i det årets W-2-intäkter.

Den första lönecheck i januari ingår i det nya årets W-2-vinst.

När du har förberett dessa W-2 Forms måste de distribueras till anställda och arkiveras hos Socialförsäkringsverket. Här är datum för att komma ihåg: W-2 formulär måste ges till anställda i slutet av januari, för tidigare årslön. Du måste också ange W-2-formulär hos Socialförsäkringsverket senast den 31 januari (den 28 februari, som tidigare år. Detta nya tidigare inlämningsdatum för W-2 börjar 2017, för 2016-skatter.) Om du använder lönebokföringsprogram , ska mjukvaran ta hand om skattemässiga problem för anställda W-2s.

Hur hanterar löneprogramvaran detta problem?

Patriot Software säger, "Användaren [det vill säga företaget] skulle välja lönedatum som skulle inkludera dag, månad och år. Men för att vara tydlig, är lönebetalningsdagens inbetalningsdatum också" lönedatum ". "Om det någonsin försenas av någon anledning i depositionen av fonderna, kommer arbetstagaren W2 fortfarande att återspegla lönedatumet i lönelistan."

Hur hanterar jag detta problem?

Några förslag:

1. Ta inte dig själv och försök inte att överdriva detta. Dela ut lönecheckar när de distribueras vanligtvis. Om du försöker att beräkna löneskatt själv kan det vara klokt att överväga att få löneprogramvara.

2. Informera medarbetare. Låt anställda veta vilket skatteår deras sista lönecheck kommer att vara i. Det är alltid bättre att varna anställda än att få dem att ta reda på senare och vara upprörd.

3. Du kan få hjälp från din CPA eller annan skattesekreterare. Om du är riktigt förvirrad kanske du vill överväga att få en lönjänst för att hjälpa till med sådana problem.