Vad du måste veta innan du väljer din meny för händelser

När det gäller gästernas njutning av evenemang är mat och dryck nästan lika viktigt för ett evenemang som själva evenemangets syfte. Som evenemangsplanerare kommer du sannolikt att vara ansvarig för att arbeta med cateringproffsen för att planera maten direkt ner för att välja varje menyalternativ för din grupp.

Planera händelsemenyn

Oavsett om du jobbar med en privat caterer eller restaurangchefen på evenemanget, är det alltid bra att överväga flera faktorer innan du bygger menyn.

Det första att komma ihåg är att menyalternativen de presenterar är nästan alltid 100% flexibla. Och även om de flesta cateringfirare tillåter dig att bekräfta menyn och huvudräkningen ungefär tre veckor före evenemanget, föreslår jag alltid att du bekräftar menyn mycket tidigare i planeringsprocessen. Här är vad du behöver veta innan du börjar.

Frukost, lunch och middag Menyer

Menyn ska innehålla flera förpackade måltidsalternativ och à la carte-val som utvecklats av kocken eller matleverantören. Tillvägagångssättet till dagens olika måltider - frukost, lunch och middag - är i allmänhet unik. Tänk på följande:

• Frukost: När det gäller frukost är förpackade menyer vanligtvis mer kostnadseffektiva och enklare att välja, inklusive kontinentala alternativ, hetbuffé och frukoststationer. Om du erbjuder frukost före starten av det officiella programmet, var noga med att välja det alternativ som bäst passar ditt evenemangs schema.

• Lunch: De flesta cateringfirma erbjuder flera lunchbufféalternativ, "arbetslunch" -val (som à la carte-smörgåsar och lämpliga sidor), och till och med boxade luncher. Återigen är det bästa valet av måltyp helt beroende av programmets schema, så ta hänsyn till hur mycket tid gästerna kommer att äta.
• Middag: Du har alltid ett urval av förpackade middagbufféer eller pläterade middagar, och båda kan erbjuda ett urval av tre till fem banor. Här hittar du saker som speglar chefens personliga preferenser och det är också vanligtvis en tid att låta maten skina.

Bryta mat och mottagningsmenyer

När det gäller att planera maten vid ett evenemang är planeringen inte alltid begränsad till tre kvadratmeter. Faktum är att många konferenser i flera dagar kräver cateringplanering utöver frukost, lunch och middag, kanske under schemalagda raster eller frukost och cocktailmottagningar. Verkställande kock eller matleverantör kan presentera dig med flera fler förpackade måltidsalternativ samt à la carte-val:

• Break Items: Om din budget har råd med det, är temainnehåll alltid mer intressanta än standarddrycker och snacks.
• Mottagningar: De flesta cateringfirma erbjuder à la carte-alternativ för passerade kylda och heta hors d'oeuvres och värd bar mottagningspaket (laddad timme per person eller vid konsumtion). De kan också erbjuda kalla och varma tallrikar samt dessertstationer.

The Big Dinner Question: Buffet eller Plated?

Oavsett måltiden i övervägande, har jag stött på många situationer när ledningen som värd ett evenemang har begärt fel format för att servera en måltid.

Följande tidsåtgärder bör tjäna som en bra guide för att bestämma hur bäst du ska servera måltiden:

• Plated: Pläterade måltider kräver minst 1,5 timmar, om inte 2 timmar servera och städa rummet. Plated måltidstjänsten används oftast för middag och avslappnad ledande möten.
• Buffé: Försök att tillåta upp till 1 timmars dagtid för varje buffémåltid. Bufféer är ett bra format för frukost och lunch.
• Passerade artiklar: Medan ett bra alternativ för hors d'oeuvres används passande servering vanligen endast vid mottagningar.

Speciella behovsöverväganden

Sist men inte minst i menyplaneringshänsynen beaktas särskilda kostbehov. Det är viktigt att ta med och meddela din cateringchef om eventuella speciella önskemål och behov som dina gäster kan ha, inklusive men inte begränsat till:

• Matallergi
• Religiösa krav
• Övriga kostbegränsningar

Den enda sätt att veta om sådana speciella behov är att fråga, och det enda sättet att planera för dem är att diskutera dem med din catering professionell så snart som möjligt.

Avsluta en banketthändelseorder

Orderordningen för banketthändelser är den formella skrivningen som beskriver alla delar av din cateringbehov när du har gått igenom alla överväganden och planeringssteg ovanför. Det kommer att kräva din signatur (som evenemangsplaneraren), granska så noggrant detta dokument för noggrannhet eftersom både dig och cateraren kommer att referera till det senare. Det kommer att innehålla följande beslut, förfrågningar och krav:

• Mat och dryck
• Rumsinställningar
• Audiovisuella
• Underhållning och inredning
• Avgifter

Begagnad mat och dryck

När du bygger din cateringbudget, var noga med att förvänta dig följande avgifter:

• Minsta antal måltider: De flesta måltiderna kräver en minsta huvudräkning och kostar per person.
• Arbetsavgift: En minimiavgift som tillämpas för att ställa in din händelse; dock ofta förhandlingsbart och avstått om händelsen uppfyller minsta avgifter.
• Kockavgift: Laddas om ditt evenemang använder en snidningsstation.
• Bartenderavgift: Belastas om ditt evenemang kräver bartendertjänster.
• Rumsavgift: Ofta förhandlingsbart och avstått om evenemanget uppfyller minsta avgifter.
• Serviceavgift och moms: Förutse 20% eller procent som identifieras som serviceavgift och lokala skatter.