Video: Välj rätt frågor till intervjun! 2024
Det är en bra idé för en arbetsgivare att upprätthålla en personalfil för varje anställd. Dokumentation av sysselsättningshistoria, register över bidrag och prestation, disciplinära meddelanden, kampanjer, prestationsutvecklingsplaner och mycket mer hör till en personalfil. Smarta arbetsgivare håller också mer än en personalfil.
Arbetsgivaren har goda skäl att behålla flera personaldirekter - några lagliga och några för bästa praxis för anställning.
Dokumentation behövs så att arbetsgivaren har en korrekt bild av en anställdes anställningshistoria. Dokumentation stöder arbetsgivarens beslut och kan skydda arbetsgivaren i en rättegång, bevarad korrekt.
Innehållet i personalfilen ger en historisk översikt över de viktiga händelserna under en anställdas karriär. De stöder de beslut som fattas om arbetstagaren och hans eller hennes karriär. De visar arbetsgivarens motivering bakom anställning, kampanjer, överföring, belöningar och erkännande och avgörande beslut.
Olika riktlinjer är associerade med olika typer av personaldirektorat
Eftersom flera typer av personalfiler rekommenderas, är olika regler och riktlinjer förknippade med varje typ av personaldokument.
- Varje typ av personalfil har en annan anledning till befintligt och annorlunda innehåll, baserat på den anledningen.
- Varje typ av personalfil lagras annorlunda.
- Tillgång till en personalfil är begränsad till vissa anställda i de flesta organisationer. Olika personaldokumenttyper har olika åtkomstriktlinjer.
- Arbetstagarens tillgång till hans eller hennes personaldokument är tillåten, men de flesta arbetsgivare ställer in riktlinjer för arbetstagarnas tillgång med en personalfilåtkomstpolicy i arbetstagarhandboken. (Olika stater och jurisdiktioner har olika regler, så håll dig uppdaterad för din plats.)
De flesta organisationer tillåter inte medarbetarens chef att få tillgång till den övergripande personaldokumenten. De förväntar sig att cheferna håller relevant dokumentation i sin egen anställningsfil som inte är den officiella personaldirekturen. - Personalavdelningen äger och är ansvarig för anställda personalfiler.
Rekommenderade personalfiler
Här är typerna av personaldirektorer rekommenderade och vad du behöver veta om att arbeta med dem.
Medarbetarpersonalfil
Detta är den huvudsakliga personaldokument som en arbetsgivare upprätthåller för varje anställd. Personalfilen lagrar varje anställdes anställningshistorik. Det här är vad du behöver veta om en personalpersonsfil.
Medicinsk fil
Medarbetarens medicinsk fil har allvarliga lagarbegränsningar som arbetsgivaren måste känna till och beakta.Här är vad du behöver veta om sekretess och innehåll i en anställd medicinsk fil.
Lönefil
Anställdas tillgång till lönefilen för anställda är mindre restriktiv än tillgång till antingen medicinsk eller personalfil. Lönefilen innehåller information om lön, förmånsval, förändringar av lönefrekvens, garneringar och annan juridisk dokumentation som påverkar en anställds lönecheck. Olika anställda för redovisning och personal har tillgång till informationen i lönelistan.
I-9 formulärfil för anställda
På grund av behörighetsrättigheter för olika myndigheter följer du bästa praxis genom att behålla en separat fil för anställda I-9 formulär. Läs mer om lagring av I-9-formulär.
Översikt över personaldirektörer
Vill du ha de snabba och grundläggande detaljerna om personalsfackpersonal? Kolla här för en översikt över personalsfackpersonal.
Personalfilåtkomstpolicy för anställda
Du vill aktivera varje anställd att veta vad som finns i hans eller hennes personaldokument, men du måste kontrollera integriteten, fullständigheten och grunden i filen. Underhållspersonal och arbetsgivarens sekretess och begränsad tillgång säkerställs med en personalfilåtkomstpolicy.
Vad som inte ska inkluderas i en anställd personalfil
Letar du efter riktlinjer för innehåll som aldrig ska ingå i en personalpersonsfil? Här är mina bästa rekommendationer om innehållet som du vill behålla, antingen på en separat, informell plats eller inte alls. Att behålla onödig och rent uppfattad dokumentation kan skada dig.
Dokumentation
Vet du vilken dokumentation som finns? Ordet, dokumentationen, växer upp ofta i arbetslivet och mänskliga resurser. Men, betydelsen av dokumentation och varför du kanske vill dokumentera särskilda anställningshändelser är noggrant täckt här. Läs mer om dokumentation av anställdas historia och prestanda.
Det här är den mest nödvändiga informationen om anställdas personalfiler. Klicka igenom till varje ämne för djup information.
Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är endast vägledande.
ÄR du en arbetsgivare som anställda ska välja?
ÄR du en valfri arbetsgivare? Om ja, du är väl positionerad för att locka till och behålla de bästa medarbetarna under de kommande talangkrigarna.
Vad kan arbetsgivare säga om tidigare anställda?
Några arbetssökande förutsätter att företag endast kan släppa datum för sysselsättning, lön och anställningsort. Det är inte fallet. Här är vad arbetsgivare kan avslöja.
Vad arbetsgivare ska inte lista i en jobbannons
Information om vad som inte borde anges i en jobbannonsering, vad som anses diskriminering, och när arbetsgivare juridiskt kan begränsa sökandena från att ansöka.