Det bästa sättet att ersätta medarbetare för deras milstolpe

Vad är det bästa sättet att ersätta medarbetare för körsträcka för sin verksamhet? Jag diskuterade denna fråga med Craig Powell, VD för Motus, Motus tillhandahåller en fordonshanterings- och återbetalningsplattform som garanterar rättvisa och korrekta ersättningar för mobila anställda.

Vilka är alternativen för att skapa ett drivsystem för mitt företag?

Företagets arbetskraft blir alltmer mobilt, med fler anställda som driver dagligen.

Du har två alternativ till ditt företag: ett flotta-program av företagsägda bilar, eller ett ersättningsprogram för anställda som kör egna bilar.

Ett flotta-program (företagsägda bilar) är ett tilltalande alternativ för arbetsgivare som behöver tillhandahålla transport för specifika funktioner, till exempel lastbilar, skåpbilar, leveransfordon eller de som har andra utrustningskrav. Fleetprogrammet ger din verksamhet kontroll och övervakning av saker som försäkring och underhåll av fordon och möjligheten att välja fordonets funktioner som företaget finner viktig. Dessa inkluderar funktioner som företags branding, säkerhetselement och telematik för att få 24/7 inblick i var deras fordon är placerade och drivs.

- A

ersättningsprogram för anställda som kör egna bilar används av företag som inte behöver specialfordon eller lastbilar för sina anställda, till exempel försäljnings- och serviceföretag. Ersättning ger flexibilitet och val för arbetstagare, kräver mindre intern administration, och kräver inte förskottskostnader eller dränering av kapital.

Vad är viktigt för att bestämma vilket system som ska användas?

Oavsett modell - flotta eller ersättning - du måste ersätta anställda ordentligt för företagsanvändningen i samband med deras fordon eller drabbas av konsekvenserna, till exempel kostsamma IRS-revisioner eller sämre klasshandlingar stämningar.

För ett flotta-program,

, fråga dig själv det primära syftet med programmet - som anställd perk (förmån) eller att tillhandahålla dina företags transportbehov. Om ditt primära mål är att tillhandahålla ett affärsverktyg, ska det låta dig minska kostnaderna för flottan genom att återvinna kostnaderna för anställdas personliga användning av fordon. Med ett ersättningsprogram,

kan du välja antingen en platt bilbidrag, cent per mil-program eller standard IRS-körsträcka för att ersätta sina arbetstagare. Men alla tre av dessa alternativ kan leda till att företagen förlorar tusentals dollar per anställd varje år, eftersom de inte korrekt redovisar varje enskild förarens kostnader, till exempel olika gaspriser och antalet körda kilometer. Vad är FAVR och varför är det det bästa alternativet för körsträcka?

FAVR är ett IRS-intäkter som ersätter anställda skattefria för fasta och rörliga kostnader i samband med körning för företag. Fasta kostnader kan innehålla försäkrings-, licens- och registreringsavgifter, medan rörliga kostnader inkluderar bränsle och underhåll.

FAVR är den mest exakta ersättningslösningen eftersom den ger en anpassad ersättning till varje mobilanställd med utgångspunkt i personens lokala kostnader och företagets körsträcka, vilket kan variera månad till månad.

Men noggrann inspelning av alla fasta och rörliga kostnader kan vara komplex att administrera - det är därför de flesta arbetsgivare inte använder det.

Många arbetsgivare väljer istället enklare plattbilbidrag som "en storlek som passar alla" (till exempel $ 500 per månad per anställd). Men den här metoden tar inte hänsyn till det faktum att inga två affärsresor är desamma, så att ingen två anställda bör ersättas med samma belopp. Ett program för återbetalning av cent per mil är rättvist men fortfarande inte korrekt.

Varför IRS standard körsträcka är inte det bästa alternativet?

De flesta företag använder IRS-företagets körsträcka för att beräkna vad varje enskild anställd ska betalas tillbaka. Men IRS-kursen är inte en obligatorisk ersättningskurs eftersom den är baserad på de nationella genomsnittliga kostnaderna för att driva ett fordon under

tidigare året. IRS-räntan är ett tidpunktsgenomsnitt av kostnader med tidigare års data, inte en faktisk ersättningskurs. Anställda kan spendera mer på resor än de är ersatta för, eller de kan bli överbetalade om gaspriserna har fallit - och inga justeringar skulle göras i vad de betalas eftersom det var baserat på förra årets siffror.

Vad blir de flesta företag fel när det gäller platta bilersättningar mot ersättning?

Bilbiljettpriser är inte rättvisa när det gäller att ersätta anställda som bor på olika platser. Till exempel kan en anställd bo i ett område där gaspriserna är 12 cent billigare än priserna i nästa stad där en annan anställd bor. Även de fasta kostnaderna för affärsresor, såsom priset på bilförsäkringspremier och skatter, skiljer sig avsevärt från plats.

Övriga körkostnader varierar också. Till exempel varierar bilförsäkringspremierna kraftigt från staten, från $ 825 i Charlotte, North Carolina till $ 3, 150 i Detroit, Michigan. Skatter på samma 21 000 dollar sedan kostar 249 dollar i Nevada, men kan kosta så mycket som 1 $, 689 i Rhode Island. Årliga reparationskostnader är inte samma i alla stater, antingen i genomsnitt 393 i New Jersey men endast 270 dollar i Vermont. Att betala samma schablonbelopp till anställda som bor på olika platser ignorerar dessa avvikelser helt.

Eftersom bilbidrag behandlas som ersättning, är de också skattepliktiga för både arbetsgivaren som betalar FICA-skatter (Social Security and Medicare-skatter) och den anställde som betalar både FICA och inkomstskatter. Det innebär att företaget betalar beloppet för bilbidrag plus tillhörande FICA-skattelättnad, medan arbetstagaren tar hem bilbidragsbeloppet, mindre inkomstskatter och deras FICA-bidrag.I en skattefri ersättningsmodell som FAVR tar arbetstagaren "exakt hem" exakt det belopp som arbetsgivaren återbetalar.

Vilka misstag gör företag för att debitera för personligt bruk av ett flotta fordon?

Vissa arbetsgivare gör det möjligt för sina anställda att använda företagsägda flottafordon som en fördel för deras personliga körförbrukning. Men du skulle bli förvånad över hur många företag inte inser att denna personliga användning är beskattningsbar för arbetstagaren. Företagen har inte heller ett bra sätt att beräkna det belopp som varje förare borde debiteras för denna skattepliktiga förmån.

Ofta fyller organisationer helt enkelt en platt mängd som täcker personlig användning över alla sina förare, oavsett hur många personliga mil de kör. Detta kan fungera som en stor ekonomisk fördel för anställda som använder flotta fordon ganska mycket för personligt bruk. Men anställda som kör bilparker strängt för affärsverksamhet och behåller egna bilar för personligt bruk utanför arbetsvillkor kan vara orättvist överladda.

Vad händer om ett företag inte korrekt ersätter sina anställda?

Felaktigt ersätter arbetstagare för affärsrelaterade körkostnader kostar många företag tusentals dollar varje år (cirka 3 000 dollar per anställd varje år, beräknat av Motus). Detta är dock

ingenting jämfört med kostnaderna för klagomål. Under de senaste åren har arbetstagare framgångsrikt väckt sina arbetsgivare för så mycket som $ 7 miljoner dollar för att kompensera för ojämlik ersättningspraxis. I delstaten Kalifornien är dessa rättegångar snabbt på att bli regeln, inte undantaget, eftersom California Labour-koden avsnitt 2802 är särskilt strikt. I Kalifornien-koden säkerställs att

"En arbetsgivare skall ersätta hans eller hennes anställd för alla nödvändiga utgifter eller förluster som uppkommit av arbetstagaren i direkt följd av utövandet av hans eller hennes arbetsuppgifter. " Detta tolkades ofta av arbetsgivarna som begränsat till kostnaderna för utrustning eller verktyg som används på jobbet, men används nu mer och mer i körsträckor (Radio Shack och Toys" R "Us-exempel). Fleetprogrammen kommer också med sina egna utmaningar när det gäller att noggrant ladda tillbaka anställda för personligt bruk av dessa fordon. Personlig användning av företagsfordon måste dokumenteras på rätt sätt och anställda återbetalas för personligt bruk. Under-rapporterad personliga körsträcka sätter företag i riskzonen för kostsamma IRS-revisioner och kan kosta företaget i missade återkrav.

Vad är några resurser som kan hjälpa min verksamhet?

Ditt företag kan använda samma teknik som ger den nya digitala arbetsplatsen möjlighet att spåra sina kostnader för körsträcka. Här följer några exempel:

GPS-aktiverade smarta enheter

• för att samla och lagra företagsinformation för företagets reseinformation Mobila appar
• för att automatisera spårning av personals körsträckor och korrekt redogöra för varje arbetstagares exakta verksamhet, pendla och personliga miles. Med de rätta mobilapplikationerna och programvaruplattformen kan du eliminera manuella uppgifter för drivrutiner för att öka produktiviteten, minska kostnaderna och säkerställa IRS-överensstämmelse - allt samtidigt som du får insikt i körbeteenden och mobil arbetskraft effektivitet.