Vilka ideella organisationer måste göra för att följa med CAN-SPAM ACT

Email, i sina tidiga dagar, var som det vilda västern. Nästan allt hände.

Lyckligtvis blev CAN-SPAM Act lagen 2004 för att skära ner på vilseledande e-postmeddelanden.

Sedan har e-postmottagare vanligtvis krävt att de ska vara inloggade två gånger, kunna avaktivera listor enkelt och få mycket färre e-postmeddelanden med lurande ämnesrader.

Vet du vad CAN-SPAM betyder? Det är en käft twister. Det fullständiga namnet på denna lag är "Kontroll av överfallet av olovlig pornografi och marknadsakt "Tack så mycket, de förkortade det!

Så vad har detta att göra med ideella organisationer?

CAN-SPAM gäller främst kommersiell e-post. Men ideella organisationer kan falla under sitt paraply om din organisation marknadsför produkter (presentaffär, böcker, seminarier till exempel) som folk köper. Eller om en företags sponsor är involverad i allt som din organisation skickar ut via e-post.

ACT innehåller inte något särskilt undantag för ideella organisationer. Du kan också sluta med en stor böter om du korsar linjen.

I praktiken bör vi alla följa CAN-SPAM-reglerna. De har blivit de bästa metoderna för e-post och fungerar fantastiskt bra.

Vad en ideell bör göra för att följa med CAN-SPAM

• Ge ett tydligt och iögonfallande meddelande om möjligheten att välja bort. Meddelandet måste finnas i varje e-postmeddelande och måste lämnas till alla personer som mottar meddelandet.
• Ge ett fungerande opt-out i varje e-postmeddelande, till exempel en returadress eller annan Internetbaserad funktion. Skicka inte efterföljande erbjudanden mer än tio arbetsdagar efter att en mottagare har begärt att inte ta emot ytterligare e-postmeddelanden. Om mottagaren har valt bort kan inte avsändaren hyra, byta eller på annat sätt överföra eller släppa mottagarens e-postadress.

• Ange en giltig fysisk avsändarens postadress.
• Om det finns en reklam i ditt e-postmeddelande måste du vara klar att e-postmeddelandet är ett. Använd fraser som "du kanske är speciellt intresserad av detta erbjudande" i kroppsversionen av e-postmeddelandet.
• Ange en "från" rad som tydligt anger avsändaren. Att göra det ger försäkran till supportrar och givare om att e-postmeddelandet är från en betrodd organisation.
• Använd en ämnesrad som inte är vilseledande vad gäller det som finns i e-postmeddelandet.
• Nonprofits bör i synnerhet se till att varje abonnent har valt, helst två gånger. Det innebär att skicka abonnenten ett sätt att bekräfta deras prenumeration. Det är säkert, och vissa människor klarar inte det andra steget. Gör det ändå. Prenumeranter är mindre benägna att klaga på att de aldrig anmälde sig.

Lyckligtvis är alla legitima e-postmarknadsföringsföretag (där du kan lagra din lista, utforma e-postrapportering och nyhetsbrev och skicka massbrev) för att hjälpa dig att följa CAN-SPAM.

Arbeta med din e-postleverantörs krav och du borde vara säker. Om din e-postmarknadsförare inte behöver saker som följer CAN-SPAM, t.ex. att fråga om din fysiska adress att sätta i slutet av dina e-postmeddelanden, hitta en leverantör som kommer att överensstämma. Om din leverantör glider upp är du ansvarig.

Vad betyder det att "Opt-In"?

Det är viktigt för ideella organisationer att förstå "opt-in" för att hålla sig oroliga. Det finns två typer:

Express behörighet - Ett bra exempel på uttryckligt tillstånd är när någon ger sin e-postadress till dig eftersom de vill ta emot e-post från dig. Detta förekommer oftast när någon besöker din webbplats och lämnar sin e-postadress i din anmälningsfält för att få ditt mailade nyhetsbrev.

Bästa praxis är att skicka ett e-postmeddelande omedelbart och be abonnenten att verifiera att de har valt in genom att svara på det mailet.

Implicit permission - Exempel på denna typ av tillstånd skulle vara när en givare gör en present via din donationssida och delar sin eller hennes e-postadress med dig på det formuläret. Eller när du bytte visitkort med varandra vid ett evenemang.

Om det finns uttryckligt tillstånd eller underförstått tillstånd, n någonsin ta någonting . Alltid klargöra vilken blankett som helst, att genom att lämna en e-postadress accepterar mottagare att få e-post från dig. Du bör göra detta, till exempel på din donationsform eller någon form som en volontär fyller på din webbplats.

Det finns många sätt att dessa typer av tillstånd kan inträffa, så tänk noga på hur du skapar formulär, anmälningsfält och hanterar utbyte av e-postmeddelanden vid händelser.

Bloomerangs [GUIDE] När din ideell organisation kan och kan inte skicka en e-post har några bra exempel att hjälpa dig att räkna ut vad du ska göra och när.

SPAM kan skada dig även när du spelar enligt reglerna

Även om din e-post kan överensstämma med SPAM-regler, kan din e-post fortfarande sluta i de SPAM-mappar som alla har inom sina e-postprogram och det kan skada dig.

En studie från EveryAction (2016) fann att den månatliga spamhastigheten för e-post som skickades av 55 ideella organisationer var 7,03 procent. Studien sätter ett dollarbelopp på allt det förlorade tillfället. Studien uppskattade att "varje procentandel av e-post som går till spam resulterar i en förlust på $ 1, 052. 64 årligen."

När ett e-postmeddelande från din ideella sida aldrig ses, öppnas mycket mindre, de åtgärder du hade hoppats och planerat för så försiktigt aldrig äga rum. Medan e-post är relativt billigt jämfört med direktpost, har det en kostnad. Du betalar avgifter till e-postföretag som skickar e-posten plus din personaltid har blivit bortkastad.

Till skillnad från olaglig SPAM som regleras av regeringen, är e-postinmatning SPAM skapad av de allra flesta som anmält sig för att få din email! AllAction-e-poststudien tyder på att du har tilldelats SPAM-mappen har att göra med tre saker:

• Du har inte gjort det enkelt att avregistrera så mottagaren markerar ditt e-postmeddelande som SPAM. Botemedlet?Ange alltid ett klick med ett klick från din e-postadress.
• Din e-postlista är föråldrad . Det är tufft i dessa dagar att fortsätta. Människor flyttar, ändrar sitt e-postprogram, eller bara släpper utan någon uppenbar anledning. Svaret? Rengör din e-postlista var sjätte månad eller så. Om det inte finns något tecken på liv (öppnar, svar) från en adress, släpp den.
• Du skickar irrelevant email . Brist på någon form av engagemang betyder att din e-post inte uppfyller mottagarens förväntningar när de registrerade sig. Segmentera din lista och personifiera mer för att engagera dig bättre.

Resurser:
CAN-SPAM Act Compliance Guide, FTC

CAN-SPAM Acten och dig, Idealware.

2016 Nonprofit Email Deliverability Study, EveryAction