Vad du måste veta om projektstyrningsstrukturer

Vet du vilket projektstyrning är och hur ser det ut? Eller vad ska man göra om man arbetar i en miljö där den inte existerar? Låt oss börja med en definition.

Projektstyrning: En definition

"Styrning" i projektledningssyfte hänvisar till de policyer, processer, standarder, förfaranden och riktlinjer som bestämmer hur projekt leder, körs och kontrolleras i din organisation.

Styrningen kan vara omfattande och "tung" med mycket byråkrati, eller sketchy och "light" (i vilket fall det är troligen ineffektivt).

Chefer bör sträva efter rätt styrning för sin miljö och kultur. Att se till att din styrningspolicy är lämplig för ändamål är en nyckelfaktor för att säkerställa att de är effektiva.

Styrning börjar på toppen. Företagskommittén bör vara engagerad i idén om gott styre och det faktum att projekten ska hanteras ordentligt inom specifika riktlinjer. Denna inställning och de förväntningar som förväntas kommer att filtrera ner till projektstyrelser och projektledare (och programlag, där dessa finns).

Varför projektstyrningsfrågor

Din projektsponsor och andra viktiga intressenter vill veta att du spenderar projektbudgeten på rätt sätt. De vill se att du följer dina projekts framsteg på ett effektivt sätt och träder in för att hantera projektrisken efter behov.

Men motiveringen till god förvaltning på projekt går längre än det.

Förvaltning krävs av kunder, särskilt de inom den offentliga sektorn.

Regeringar och tillsynsmyndigheter frågar (och i vissa fall verkställer) vissa standarder för vissa projekt. Styrning är inte bara en intern fråga: många företag som är verksamma på regulerade marknader måste följa riktlinjer från extern lagstiftning, som Sarbanes-Oxley. Projektstyrning utgör en liten del av att kunna bevisa att ditt företag fungerar effektivt och inom de angivna riktlinjerna för din bransch.

Projektstyrning hjälper dig också:

• Förbättra din avkastning på investeringar och spåra investeringarna effektivt
• Få inköp till projekt
• Undvik de gemensamma anledningarna till att projekt misslyckas
• Kommunicera mer effektivt
• Introducera standardisering över projekt, vilket gör det enklare att jämföra prestanda
• Minimera risker
• Utveckla och motivera personal i en strukturerad miljö

Vilken projektstyrning ser ut som

Så nu vet vi vad projektstyrning är, vad gör det ser ut som ett projekt? Här är typer av aktiviteter som visar styrning i en projektmiljö:

• Det finns en disciplinerad projektledningslängd som innehåller definierade poäng för godkännande.Det här är punkter där projektets lönsamhet diskuteras och ett beslut fattas om huruvida man ska fortsätta med arbetet eller ej.
• Projekt har en tydlig affärssituation, och affärssaker har tillräckligt med information för att ledningsgrupperna ska kunna fatta rätt beslut.
• Dessa beslut är tillräckligt dokumenterade och kommunicerade.
• Personer som arbetar med projekt har definierat roller och ansvar.
• Det finns en kultur av kontinuerligt lärande som gör det möjligt för projektteam att kontinuerligt förbättra och diskutera lärdomar i en skyllfri miljö.
• Det finns processer och förfaranden som gör det möjligt för projektteam att granska sitt projekt och att begära självständigt stöd om det behövs.
• Intressenterna är förlovade och de litar på processen.
• Projektlag består av personer som är erfarna och kvalificerade i relevanta roller.

Styrning av projekt är kopplad till ledningsstrukturerna i organisationen övergripande. Om du tror att huvudmålet med projektstyrning är att se till att projekten genomförs på rätt sätt kan du se hur det länkar till ekonomisk styrning på företagsnivå, företagsriskhantering och mer.

Projektstyrning ska passa smidigt inom dina nuvarande organisationsprocesser. Med andra ord, skapa inte en helt ny finansiell hanteringsprocess när du redan har en som arbetar på andra områden! Använd det som existerar och tweak företagsprocesser för att göra dem lämpliga att använda i en projektmiljö.

5 fokusområden för projektstyrning

När du börjar titta på det, inser du att projektstyrning är genomgripande genom alla delar av projektledning.

Det finns dock några viktiga fokusområden där styrning är särskilt relevant.

1. Metoder och processer: Dessa hjälper dig att leverera på ett tillförlitligt och hållbart sätt.
2. Kunskapshantering: Det här är avgörande för lärdomar och säkerställer att organisationen lär sig av projektupplevelse. Kunskapshantering är viktigt om du vill sluta göra samma misstag flera gånger.
3. Projektledning Löptid: När din organisatoriska projektledningslängd ökar, så kommer din förmåga att leverera framgångsrikt.
4. Senior-Level Buy-in: Åtagandet till projektstyrning börjar högst upp. Om du har förvaltningsstöd kommer detta att kaskadera ner på alla nivåer av verksamheten och tillvägagångssättet för styrning kommer att vara mer hållbart.
5. Stödjande kultur: En kultur av stöd, inte skylla, kommer att se till att projektledare har rätt miljö för att trivas. En stödjande kultur, som leds av projektledningskontoret eller projektledaren, kommer att hjälpa projektledare att nå sina mål och projektets mål.

Vad gör man om det inte finns någon företagsstandard

Många projektledare i mindre organisationer befinner sig i en miljö som är stödjande, och där det finns inköp för begreppet projektledning, men utan det formella organisationsstrukturer på plats som de ska ge av.

I den situationen - och det är inte exklusivt för små organisationer - ska du utforma din projektstyrningsmodell från början. Om det inte finns ett projektstyrande tillvägagångssätt som du kan ta av hyllan och passa till ditt projekt, måste du bygga din egen.

Det är inte så svårt som det kan tyckas!

Börja med att ställa in grunderna:

• Skapa ett roller och ansvarsdokument
• Se till att du har en projektsponsor
• Se till att du har en projektgrupp eller styrgrupp och ordna regelbundna möten som du tar och fördela minuter
• Skapa en riskhanteringsprocess
• Skapa en förändringshanteringsprocess
• Bygga poäng i ditt projektschema där du kontrollerar projektets lönsamhet mot de ursprungliga målen för affärsärendet (slutet av varje fas av fas är den naturliga punkten att sätta dessa kontroller).

Det är i sista hand projektsponsorens ansvar att se till att det finns tillräcklig styrning, men projektledare kan också spela en aktiv roll i detta.

Styrning kan vara en av de torrare ämnena i projektledning men det är en av de viktigaste. Det är sättet som ledningsgrupperna vet att du gör ett bra jobb och det lugnar dem att projektet utvecklas som det borde. Det ger också de kontroller och saldon som är nödvändiga för cheferna att veta att pengar spenderas på sätt som är lämpliga och anpassade till affärssaken.