Top Skills Office Managers behöver med exempel

Kontorscheferna är ansvariga för att hela kontoret eller kontorsbygget fungerar smidigt. Det kan också innebära att administrativa assistenter hanteras och övervakas. Kontorschefer behöver vanligtvis inte specialiserad utbildning, men de behöver gott om relevant erfarenhet i både administrativa och ledande roller.

Om du letar efter den här typen av arbete kan du dramatiskt förbättra dina chanser genom att veta vilka av dina färdigheter och erfarenheter som ska belysas under ansöknings- och intervjuprocessen.

Hur man använder kompetenslistor

Titta över den här listan med eftertraktade färdigheter. Du kanske tycker att du har fler av dem än du trodde du hade. Använd namnen på dina relevanta färdigheter som nyckelord i ditt CV och brevbrev, så den anställande handledaren kommer att kunna se tydligt att du har vad de letar efter. Var noga med att läsa jobbet noga, så du vet vilka färdigheter som är viktigast för din potentiella arbetsgivare. Att undersöka företaget hjälper också.

När du förbereder dig för din intervju, klara minst ett visst exempel på en tid så har du visat på alla färdigheter som du förväntar dig att diskutera. Förvänta dig inte att de tar ditt ord för dessa saker.

Du kan också se över våra kompetensförteckningar listade enligt jobb och typer av färdigheter.

Exempel på Office Manager Färdigheter

Inte alla Office Manager positioner kräver exakt samma kompetensuppsättning. Mycket kommer att bero på hur många kontorsassistenter du måste övervaka, hur många personer använder kontoret du ska hantera och vilka typer av programvara och andra system som din arbetsgivare använder.

Men det finns några färdigheter som nästan alla effektiva kontorschefer har och kan inte göra utan.

Administrativ kompetens
Som kontorschef ansvarar du för att fylla i flera administrativa uppgifter. Dessa inkluderar att anställa och skjuta anställda, genomföra prestationsbedömningar, utbilda nya anställda och övervaka andra.

Att godkänna formella rekvisitioner, bedriva allmänt affärsverksamhet och upprätthålla pappersarbete och personaldokument kan också omfattas av din jurisdiktion.

Du måste också planera, ta hand om postbehandling, schemalägga och delta i möten. Du kan bli uppmanad att öva konfliktlösning, delegera arbete och vara en politik och beslutsfattare också.

Analytisk kompetens
En del av ditt jobb är att hitta sätt att göra ditt jobb bättre. Om du kan identifiera ineffektivitet i hur ditt kontor körs och tillhandahålla lösningar, kan du kanske spara arbetsgivaren mycket pengar och spara dina kollegor mycket försvårande. En bra kontorschef kommer alltid att fråga sig om alla processer, rutiner och rutiner, "är det här förnuftigt?Är detta det bästa vi kan göra? "Här är en lista över analytiska färdigheter som du kan inkludera på ditt CV.

Uppmärksamhet på detaljer
Som kontorschef stannar bocken med dig. Du kommer att vara ansvarig för att ordna rätt kontorsmateriel i rätt tid, för att upprätthålla journaler korrekt och på ett organiserat sätt och för att hålla reda på behov och problem för alla andra på kontoret. Om du gör det rätt, verkar kontoret springa själv. Om du får en liten detalj fel kan andra människor inte kunna göra sina jobb.

Kommunikationsfärdigheter
Som kontorsassistenter är du ofta en av de första besökarna som ser, och du kan ibland vara den enda som de ser om den professionella vars kontor det här råkar vara ute. Du måste därför fungera som en effektiv receptionist samtidigt som du utför dina andra uppgifter.

Du kan också vara den primära kopplingspunkten bland alla olika personer som använder kontoret, och eventuellt mellan ditt kontor och andra inom samma organisation. Du kan behöva träna konfliktlösning. Du kommer definitivt att behöva delegera arbete. Allt detta bidrar till mycket kommunikation, både skriftligt och muntligt, som alla måste vara korrekta, effektiva, vänliga och professionella hela tiden.

Datorfärdigheter
Det är viktigt att kontorscheferna har ett brett spektrum av datorkunskaper.

Särskildigheterna kommer att bero på din arbetsgivare, men kommer att innebära datainmatning, kalkylblad och allmänna IT-uppgifter.

Hantering av kontor kan vara en enorm mängd ansvar. Kontorschefer arbetar i allmänhet på topp i en organisation, med sina händer i alla aspekter av företaget. Om denna centrala roll vädjar till dig, granska vår kompetenslista för att se om det kan vara en karriär för dig.

Finansiella frågor
Dina ansvarsområden kan omfatta bokföring, fakturering, budgettering och bokföring. Du kan också vara skyldig att hantera lön, kontanter och QuickBooks. Kvartals- och halvårsrapporter kan också falla i ditt arbetssätt. Åtminstone om ditt kontor hanterar pengar alls, är du i sista hand ansvarig för att du ska hantera det väl.

Ledarskapsfärdigheter
Som chef för vad som kan vara en stor grupp kontorassistenter, Du måste behålla alla motiverade och samordnade. Du måste göra samarbeten hända. Ditt jobb kommer att innehålla en standard för alla andras arbete och se till att dessa standarder är uppfyllda. Ledande innebär ofta att andra människor ska växa i sina karriärer och att hjälpa människor att starta och kommunicera bra med varandra.

Social kompetens
Interpersonella färdigheter spelar en stor roll för att vara en kontorschef. Du kommer att behöva ha en positiv attityd, hälsa på besökare och delta i lagarbete.

Diverse styrkor
Kontorschefer har en mångsidig kompetensuppsättning som hjälper dem att göra sitt jobb. Detta inkluderar att vara uppmärksam på detaljer, generellt flexibel om vilka uppgifter du måste utföra och vara pålitlig.

Kontorschefer bör också vara nätverkare, logiska tänkare, multi-taskers och problemlösare. Tidsstyrning och organisation bör vara andra natur för människor som tjänar i denna roll.