Tips för att förbereda ditt evenemangssida före särskilda evenemang

Grattis! Du har planerat och genomfört din förehändelsesplan för din speciella händelse och nu har händelsens dag kommit fram.

Detta är ett kritiskt steg i processen som varje evenemangsplanerare måste ägna särskild uppmärksamhet åt - att få händelsessidan redo för att säkerställa att hela saken går av utan en hitch.

Bilparkering

Du måste se till att din webbplats tydligt markerar din parkeringsplats för specialevenemang och att deltagarna har mailats en klar karta över den tillgängliga parkeringsplatsen, inklusive föredragna ingångar och de områden som ligger närmast din händelse reception.

Glöm inte att inkludera detaljer om tillgängliga parkeringsplatser.

Tips: Om det inte finns någon parkeringsplats specifikt avgränsad för tillgänglig parkering, är det en bra idé att skapa ditt eget område så nära som möjligt till ingången. Du kan göra detta med trafikkopplar och farobord om det behövs.

Om det är svårt att parkera, ta med detaljerade instruktioner för dina delegater och var noga med att ha parkeringsvakt eller tydlig skylt på plats.

Säkerhet

Om du planerar att ha ett säkerhetslag på plats är det viktigt att de vet exakt vad deras uppgifter är och vad du förväntar dig att göra.

Se till att de ger en skriftlig uppsättning instruktioner som beskriver situationer där de förväntas ingripa eller hantera. Synlig säkerhet kan vara en viktig "komfortfaktor" för deltagare vid ett evenemang, till exempel, men dåligt springande säkerhet kan allvarligt komma tillbaka. Riskera inte att skapa ett negativt intryck - handla bara med välrenommerade säkerhetsföretag och var noga med att noggrant kontrollera referenser.

Registrering

Första intryck räknas. Effektiviteten (eller annars) av din händelsesregistreringsprocess kommer att ställa tonen för resten av dina deltagares händelseupplevelse.

Tänk på att om din registreringsprocess suger och dina delegater står stående med tiden i händerna och en mobiltelefon till hands är det en riktig fara att de delar upplevelsen med sina kollegor eller på sociala medier.

Här är några tips som evenemangsplanerare kan använda för att hjälpa dig att mildra eventuella negativa återkopplingar vid det här viktiga förfarandet:

Erbjud förregistrering under de dagar som leder fram till ditt evenemang. Denna enkla idé kan ta mycket av trycket på dagen för evenemanget själv.
Din registreringspersonal ska känna till din händelse inuti och kunna svara på eventuella frågor som uppstår snabbt och effektivt.
Erbjuda förfriskningar och snacks i registreringsområdet och se till att du har tillräckligt med sittplatser och bord så att du kan utforska totesäckar och till och med vänta på att kollegor eller vänner kommer fram.
Visa instruktioner för att ladda ner din mobilhändelsesapp för att säkerställa att delegater kan börja planera sin händelseupplevelse.

Audio / Visual

Prata med din huvudtalare, presentatörer och sponsorer för att du är helt säker på att du har sina behov för presentationsutrustning helt täckt.

Om de tänker presentera bilder från sina egna bärbara datorer, se till att alla nödvändiga kontakter är på plats. Du borde ha granskat dessa presentationer ett par dagar före självklart!

Ditt lag

Gör en grundlig genomgång med ditt evenemangsteam för att se till att alla är snabba och det finns inga sista minuten tvivel eller luckor i vad som förväntas av dem.

Tips: Det är en bra idé att köra en pre-con (pre-konferens) för den speciella händelsen i detta skede, inklusive en återställning av allt som krävs för att göra händelsen till en succé.

Tänk på en deltagare

Slutligen, se till att du sätter dig själv i dina deltagares skor och överväger hela händelsen ur sitt perspektiv.

Har du täckt allt för att göra din upplevelse så smidig och sömlös som möjligt? Är någonting potentiellt förvirrande eller dåligt förklarat? Finns det sista minuten luckor i din planering (var förberedd för detta)?

Oavsett vilken storlek dina speciella händelser är, dessa 6 tips för att förbereda din evenemangssida före specialevenemang kan hjälpa dig med engagemang, marknadsföring och nätverk. Att göra din händelse framgångsrik börjar med rätt plan.