Hur man sparar tid vid inkommande telefonsamtal - telefontips

Inbound telefonsamtal kan äta mycket tid och på allvar minska din produktivitet genom att dra dig bort från andra uppgifter. Men precis som det finns sätt att hantera utgående telefonsamtal som förbättrar din tidshantering, finns det sätt att hantera inkommande telefonsamtal för att minska hur mycket tid du bränner upp i telefonen - utan att vara oförskämd för den som kallas du. Dessa telefonsvarartips hjälper till.

Telefontips för inkommande samtal

1) Svara telefonen med en riktig telefonhälsning.

När du svarar på telefonen säger du till exempel något som "Cypress Technologies. Susan speaking. Hur kan jag hjälpa dig?" Detta gör det inte bara möjligt för uppringaren att de har nått ett företag, men lägger på honom för att svara på frågan, vilket sparar tid på utforskande frågor som "Är det här Cypress Technologies?" Och inaktiv chit chat.

2) Tänk och prioritera när du talar.

Hanteras samtalet bäst nu eller senare? Många av de telefonsamtal som företagen får är snabba förfrågningar som lätt kan besvaras, till exempel, "Hur sent är du öppen?" Men andra involverar mer komplexa och tidskrävande svar. Om så är fallet berätta det för den som ringer så och fråga när det skulle vara bekvämt att ringa tillbaka för att diskutera det.

3) Använd tekniker som parafrasering och sammanfattning för att hålla telefonsamtal på rätt spår.

Om du pratar med någon på telefonen som tycks vilja chatta eller avvika från punkten, säg något som "Så vad jag hör dig säger är …" eller "Så viktiga punkter är … "eller" Är (sätt sammanfattande) en rättvis sammanfattning av vad du sa? " Det är svårt att vara chattig med någon som inte vill prata.

4) För vana att stänga varje inkommande telefonsamtal med en sammanfattning av vilken åtgärd du och den som ringer har kommit överens om att ta.

Medan det bara tar sekunder i de flesta fall kan det spara mycket tid genom att undvika fel och behovet att dubbelkontrollera. Efter en konversation under vilken du arrangerat möte med en klient kan du säga "Bra".

Jag kommer att träffas med dig på ditt kontor på (sätt plats ) klockan 10 på morgonen och vi går över proven tillsammans. "

5) Håll en meddelandeskrin och skrivverktyg av alla dina telefoner, så att du kan skriva ner detaljer under samtalet.

Det här är inte bara bra tidshantering då och hjälper dig att hålla dig fokuserad på samtalet, men en hjälp till tidhantering senare om du behöver hitta och / eller granska detaljerna för en viss konversation.

6) Ge dina kunder och kunder e-postalternativet.

Många av dem kommer att använda e-post för att kontakta dig snarare än att ringa om de vet vad din e-postadress är.Se till att ditt företags e-postadress är framträdande på ditt visitkort och på din webbplats, om du har en. Om du har sina e-postadresser, skicka e-post till dina nuvarande kunder och kunder, och ange alternativet för e-post och presentera det som ett sätt att förbättra kommunikationen.

7) Använd teknik för att hantera tiden du spenderar och svara på telefonen.

Som ett minimum ska ditt företag ha en telefonsvarare och telefonsvarare. Sätta upp dessa med lämpliga företagsskript och använd dem för att svara på telefonen för dig när du är ute av kontoret eller behöver jobba på något oavbrutet. Planera sedan tid för att svara på dessa telefonsvarningar varje dag.

När det gäller tidsstyrning får du värdefull tid genom att gruppera telefonsamtal tillsammans.

8) Om du kör ett hemmabaserat företag får du en separat företags telefon eller linje.

Du måste ha en andra "business-only" -telefon med sin egen "telefonsvarare" och / eller telefonsvarare. Inte bara är detta mer professionellt, men det kommer att spara dig den tid det tar att wade genom meddelanden och bestämma vilka som är affärsrelaterade.

9) Det är alltid bäst att få en person att svara på telefonen.

Med en maskinupphämtning eller sämre är ett automatiskt system för interaktiv röstrespons (IVR) en riktig avstängning som kommer att kosta dig när människor inte stör att lämna meddelanden eller ringa tillbaka. Om du svarar inkommande telefonsamtal tar upp för mycket tid under din dag, överväga att anlita en receptionist eller en professionell telefonsvarare för att svara på telefonen för dig.

Kostnaden för att ha någon annan gör det kanske mer än att kompenseras av ökningen av produktiviteten och bättre försäljning.

10) Håll ett skrivet skript av vanliga frågor (och svar) som du har lagt fram av din telefon.

Det sparar dig och dina anställda om de inte behöver söka efter svar eller tänka på hur man svarar på en viss förfrågan när du svarar på telefonen.

Översikt över telefontips

Kom ihåg att telefonen ska vara ett affärsverktyg, inte en påträngande tidsavbrytare som reglerar din arbetsdag. Hantering av inkommande telefonsamtal enligt dessa tips för tidshantering hjälper dig att bättre hantera din tid, förbättra din produktivitet och sätta din telefon tillbaka på rätt plats - hjälpa dig att driva din verksamhet istället för att köra dig.