För att optimera betalningsbara betalningar

För många företag får kontoutbetalningsavdelningen inte mycket uppmärksamhet om inget går fel. Det finns dock mycket att hämta från den betalningsavdelning som är välskött. Omvänt finns det många problem som kan komma från en som bara hänger ihop. Avdelningen har ofta en enorm inverkan på ett företags kassaflöde och det finns möjligheter som kan uppnås eller förloras från att utnyttja betalningsavtal med leverantörer.

En välskött leverantörsavdelning ska kunna dra nytta av volymrabatter och rabatter för tidiga betalningar samt bestämma det bästa sättet att behålla mest pengar till ett företag för andra kostnader och investeringar. Denna avdelning bör också kunna se till att leverantörerna uppfyller sina skyldigheter utifrån avtal och kontrakt, så om volymer eller kvalitetsstandarder inte uppfylls löser problem och vidtar lämpliga korrigeringsåtgärder.

Betalningsbara problem för vanliga konton

Även om det finns många möjligheter att sänka kostnaderna och frigöra pengar finns det också ett antal hinder som företagen står inför när man försöker uppnå dessa mål. Canons studie om betalningsbar optimering för 2014 visar att pappersbearbetning var en av de största problemkällorna för många organisationer, med den tid det tar att hantera pappersfakturering är den största frågan.

Andra viktiga bekymmer var:

• Säkerställa att betalningar görs i tid
• Effektivisering av fakturatillståndsprocessen
• Få de bästa betalningsvillkoren med leverantörer och se till att förpliktelserna är möttes på båda sidor
• Hantera en mängd olika leverantörsredovisnings- och faktureringssystem
• Registrering och verifiering av säkerheten för data och transaktioner

Många av de angivna problemen förvärras eller skapas av ett beroende av pappersfakturering. Förlorat pappersarbete är ett vanligt problem i många organisationer, vilket leder till sena eller missade betalningar. Dessutom, medan ett antal företag är intresserade av att digitalisera sitt pappersarbete, är flertalet leverantörer fortfarande postfakturaer eller skickar dem per fax.

De flesta småföretag hanterar egna pappersarbete, och mycket av detta görs manuellt. Eftersom få leverantörer har bytt till elektronisk fakturering, spenderar de flesta organisationer stora mängder arbetskraft manuellt in i data och skapar digitala kopior av dokumentation.

Användning av pappersdokumentation sätter ofta ner godkännandeprocessen för fakturor, eftersom kopior måste göras och levereras till lämpliga ledamöter för granskning. När pappersarbete inte är lättillgängligt eller tillgängligt i ett digitalt format är det en utmaning att analysera data och se till att de bästa betalningsavtalen erhålls och att skyldigheterna uppfylls.Tid och tidiga betalningsavdrag kan lätt gå vilse om företag inte kan göra betalningar när de är skyldiga, så problem som är relaterade till pappersarbete kan vara kostsamma.

Förbättringar och optimering

På grund av det faktum att ett antal frågor relaterade till att löpande betalningsavdelningar löper utifrån samma orsaker, finns det också några justeringar som organisationer kan göra som tar hand om många bekymmer samtidigt. Tre av de mest effektiva sätten att företag kan effektivisera sina avbetalningsavdelningar är att:

• Använd objektteckenigenkänning för att digitalisera pappersarbete
• Utnyttja onlineportaler som är tillgängliga för leverantörer
• Skapa hanteringsflöden

OCR

Medan många företag rutinmässigt utnyttjar skannrar för att skapa digitala kopior av pappersarbete, innebär det i allmänhet bara att skapa en bild av ett dokument som sparats på en dator. Det betyder att information fortfarande måste skrivas in manuellt i en databas, så medan förlusten av poster är mindre av ett problem är det fortfarande tidskrävande.

Objekteckenigenkänning, eller OCR, innebär att du skannar ett dokument och hämtar data från det. Denna data kan automatiskt läggas till i en databas eller ett kalkylblad. OCR-processen hjälper till att minska problemet med manuella datainmatningsfel och tillåter information att matas in så snart pappersarbetet har tagits emot. OCR tar ungefär samma tid för en anställd som skannar ett dokument för att skapa en bildfil, och det kräver generellt inga extra steg. Per Gartner finns organisationer som kan posta 80 procent eller mer av sina fakturor utan att en anställd måste vara direkt involverad.

Leverantörsportaler

Effektivisering av processen för att mata in fakturor och data till ett centraliserat system kan göra det möjligt för företagen att skapa eller utnyttja en onlineportal som gör det möjligt för ett företag och dess leverantörer att spåra order, titta på fakturor och se när betalningar är gjorda. Att göra denna information tillgänglig för ett antal individer i en organisation kan hjälpa till att säkerställa att kontoförvaltningsavdelningen har korrekt övervakning, och det kan hjälpa till att påskynda den tid det tar att godkänna fakturor. Att låta leverantörer komma åt portalen gör det möjligt för dessa företag att skicka in fakturor och spåra betalningar samt få kännedom om eventuella problem med leverans eller fakturering.

Fastställa arbetsflöden och processer

En organisation beslutar sig dock för att hantera sina datahanteringsinsatser, det är viktigt att det finns en etablerad process för hantering av konton och betalningar. Detta gör det möjligt för företagen att se till att verksamheten fungerar och räkna ut alternativ om de är besvärliga eller leder till fel eller förseningar. Enligt Deloitte bör dessa processer beskriva vad den betalningsavdelning ska göra när den tar emot en faktura, hur data inmatas och delas och hur processen är för att få fakturor godkända. Det bör också finnas riktlinjer för att bestämma de bästa sätten att hantera olika typer av leverantörer.

Medan många leverantörer erbjuder rabatter för betalning inom 30 eller 90 dagar kan det inte vara värt rabatten om det hämmar en organisations kassaflöde. Det är också viktigt att det finns ett sätt att verifiera att både företaget och leverantörerna uppfyller föreskrifterna för ett kontrakt eller ett avtal. Att skapa arbetsflöden för att hantera dessa problem kan hjälpa organisationer att göra rätt val.

När leverantörer inte levererar i tid, i tillräckliga mängder eller lämpliga kvantiteter av aktier, kan företag inte vilja betala fakturor förrän dessa ärenden har lösts. Ett arbetsflöde kan vara avgörande för att fastställa vad som ska göras när dessa problem uppstår. Dessutom måste betalningar till leverantörer göras i tid för att förhindra att rabatterna förloras eller att det uppstår sanktioner för sena betalningar. Varje leverantörsavtal måste dokumenteras och uppdateras när saker förändras, och processer ska se till att varje konto hanteras på lämpligt sätt.

Skapa arbetsflöden kan också hjälpa ett företag:

Outsourcing

Digitalisering av poster, implementering av OCR och användning av en portal som leverantörer har tillgång till är kanske inte något som är nödvändigt för mindre företag, men organisationer bör inte anta att Kostnaden kommer att förhindra att ett företag kan utnyttja dem. Även om kostnaden för att skapa och upprätthålla elektroniska system kan vara oöverkomligt för många små och medelstora organisationer, gör det ofta inte nödvändigt att göra det internt. Det finns en mängd olika leverantörer av tredje part som organisationer kan outsourca dessa uppgifter till. Organisationer kan få outsourcad hjälp till allt från att skapa en OCR-process för att hjälpa ett företag att skapa arbetsflöden för att analysera leverantörskontrakt.

Även om organisationer kanske inte kan bekosta kostnaderna för att implementera en mängd olika IT-system på egen hand, är det ofta mycket överkomligt att ha ett tredjepartshandhavande. Företagen kommer att behöva jämföra kostnaderna för att använda externa parter för att utveckla dessa system mot potentiella besparingar och värden på att frigöra pengar, men outsourcing gör det möjligt för organisationer att utnyttja teknik och system som normalt skulle vara för dyra.

• Kontrollera att inköpsorder skapas för varje ny order
• Verifiera att fakturor matchar mottagna produkter och uppfylla kontraktsavtal
• Kontrollera poster för att se till att betalningar görs, att de görs i tid och att de inte dupliceras
• Bestäm det bästa sättet att betala fakturor, t.ex. genom EFT eller kreditkort, för att minska avgifterna