Ska du ge en anställd en företagsbil?

Det är en bra idé att ge en anställd ett företags bil. Men som alltid är det mer komplicerat än det kan tyckas, särskilt när det gäller skatter.

Den här artikeln tar dig igenom några av de problem som rör anställda förare av personbilar.

Endast företagsanvändning är avdragsgill

Oavsett vem som kör bil eller vem som äger en bil är endast affärsanvändning av den bilen avdragsgill som en affärsutgift. Den som kör bilen måste ha goda journaler vid körning för företagsanvändning.

Affärsevenemanget måste registreras den dag det inträffade, och det måste innehålla uppgifter om syfte, datum och plats eller körsträcka.

Du kan ge anställda en automatisk ersättning

De flesta företag ger anställda en automatisk ersättning för att ersätta dem för bekostnad av att köra bil för affärsändamål. Tillägget kan ges utöver att bilen ges till arbetstagaren.

Denna ersättning är inte skattepliktig för arbetstagaren, så länge den ges genom en ansvarsfull plan. En ansvarsfull plan är en uppsättning förfaranden som ditt företag ställer in för att tillfredsställande redogöra för de pengar som ges till arbetstagaren. IRS vill försäkra sig om att du inte ger anställda fördelar, men att dessa är legitima affärskostnader som betalas av arbetstagaren och ersätts av dig.

Du måste använda en IRS-ansvarig plan

För att ha en ansvarsfull plan måste de automatiska utgifterna ha ett legitimt affärsändamål. Arbetstagaren måste ge dig tillräckliga dokument som visar affärsanvändning och utnyttjade belopp, och arbetstagaren måste returnera eventuella överskjutande ersättningar inom rimlig tid.

Den automatiska ersättningen du ger anställda kan bestämmas med antingen standard IRS-ränta (annorlunda varje år) eller faktiska utgifter. Metoden du använder är upp till dig, med några begränsningar.

Om du inte skapar och använder en ansvarsfull plan, är eventuell ersättning eller ersättning du ger anställda för körning beskattningsbar för dem, och du måste inkludera ersättningsbelopp i deras lön och hålla skatter.

Anställd Användning av bil är ett arbetsförmånsförmån

En arbetsförmånsförmån, enligt IRS, är "egendom och tjänster du ger till en anställd så att arbetstagaren kan utföra sitt jobb. " Denna förmån är utesluten från arbetstagarens inkomster utgående från att arbetstagaren kunde ta avdraget på en personlig avkastning. När det gäller en företagsbil. Kom ihåg att det här är bara affärsanvändningen av bilen som är (a) tillåten som en affärsutgift och (b) inte beskattningsbar för arbetstagaren som en förmån.

Men personalanvändning av bilen av personliga skäl är inte avdragsgill som en affärsutgift, antingen för arbetstagaren eller för din verksamhet.Så här fungerar det:

Personlig användning av en företagsbil är en skattepliktig fördel

I grund och botten är allt du ger anställda en skattepliktig nytta. Om du ger en anställd användningen av en bil, anses den personliga personliga användningen av IRS vara avgiftsfri för ersättning.

Intuit Payroll säger, "En del av bilens värde anses vara en del av arbetstagarens totala ersättning för skattemässiga ändamål." Du måste överväga värdet av denna förmån och visa det på arbetstagarens lön och, givetvis, hålla federal och statliga skatter och FICA skatter (Social Security and Medicare skatter) från detta belopp, samma som från andra löner och förmåner.

Bilar är upptagna Egenskaper för ett företag

En slutlig notering: Företagsfordon är i en särskild klass av fastigheter för affärsskatteändamål. De betraktas som börsnoterade fastigheter, som inkluderar egendom som kan användas både av affärs och personliga skäl.

Oavsett om du ger bilen till en anställd eller använder den själv, om bilen används mindre än 50% av tiden för affärsändamål, kan du fortfarande dra av affärsverksamheten, men du måste använda rak linje avskrivning.

Om du bestämmer dig för att ge en företagsbil till en anställd

Låt oss titta på ett exempel för att se hur allt av allt fungerar:

Din verksamhet hyr en bil och ger den till Mary att använda för företag körning.

Mary måste hålla bra register om splittringen mellan företag och personligt bruk och ge ditt företag detaljerade rapporter. För detta ändamål, låt oss säga att hon driver 50% för företag och 50% för personliga ändamål.

Oavsett vem som kör bilen är hyran i bolagets namn, så är hyreskostnaden avdragsgill som en affärskostnad, men endast i den utsträckning den används för affärsändamål. (Om bilen köps är avskrivningen på bilen avdragsgill, endast enbart för affärsdelen av dess användning.)

Om du ersätter Mary för företagets körkostnader, behöver du inte överväga detta återbetalning beskattningsbar om du har en ansvarsskyldig plan, som beskrivits ovan.

Men för bilen för den personliga körtiden måste ingå i Marias inkomster (och källan gäller). Om den månatliga leasingavgiften på företagets bil Mary körs är $ 500 måste du inkludera $ 250 per månad i hennes lönecheck.

Varför det är viktigt att behålla bra rekord om företagsanvändning

Som du kan se från ovanstående diskussion är det väldigt viktigt att föraren i företagsbilen håller bra register för att bevisa hur mycket företag som kör.

Detta bevis behövs:

Så du kan ersätta medarbetarnas körkostnader och behöver inte inkludera dessa i arbetstagarens lön
För att bevisa företagets användning så att du inte behöver inkludera den här delen av bilens värde i Medarbetaravgift,
Så du kan dra av mer avskrivningsutgifter, och
Så du kan använda mer av bilens värde för dina övriga affärskostnader.